Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.
Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …
Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.
Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“
Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:
- Vorsortierung
Bilden Sie drei „Haufen“:
• kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
• kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
• muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.
Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster. - Aufgabenorganisation
Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
geordnet:
A = Ablage/Scannen
Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
H = Handeln
Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
A = Abfall
Alles andere kommt weg – und zwar sofort …
Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.
Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.
Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.
