FAQ – Unternehmer fragen – Wir antworten

Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Frage: Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Antwort: Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich?
Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann muss der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Speichern Sie die Rechnung auf Ihrem Rechner. So haben Sie die Rechnung immer schnell zur Hand bzw. können sie an den weiterleiten, der sie gerade braucht.

Unser Tipp: Für eine bessere Wiederauffindbarkeit empfehlen wir Ihnen folgendes Namenssystem:
Datum_Lieferant_Zweck
Beispiel: 210315_Mediamarkt_iPad

Der Vorteil: Sie finden jede Rechnung sehr schnell. Wenn Sie zum Beispiel bei einem Lieferanten all Ihr Büromaterial kaufen, können Sie den Zweck sogar weglassen. Dieses System empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen.

Das Datum können Sie in der Regel in Ihrem Scanprogramm voreinstellen
– so müssen Sie noch weniger Handarbeit leisten.

Achtung:
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat.
Ist die Rechnung also in digitaler Form gekommen, müssen Sie diese digitale Rechnung aufbewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, muss auch der Mailtext aufbewahrt werden. Im Zweifel zehn Jahre.

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