Der Countdown zum Jahreswechsel läuft – und diesmal zählen wir nicht nur die Sekunden bis Mitternacht, sondern auch die Schritte, die Sie jetzt angehen sollten, um Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Damit Sie 2025 ohne böse Überraschungen beginnen können, begleiten wir Sie mit unserer 5-Punkte-Countdown-Checkliste und zählen – wie es sich gehört – von 5 bis 1 runter:
5. E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten
Ab dem 01.01.2025 sind Sie als in Deutschland ansässiges Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Dafür benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, über die Sie E-Rechnungen empfangen können.
Praxistipp:
- Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse wie rechnung@ihrunternehmen.de ein. So stellen Sie sicher, dass alle E-Rechnungen an einem Ort eingehen und von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet werden können.
- Klären Sie intern, wer Zugriff auf dieses Postfach benötigt, und informieren Sie Ihren IT-Dienstleister über die Einrichtung.
4. Software bereitstellen – E-Rechnungen lesen und verarbeiten
Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, die maschinell verarbeitet wird und für den Menschen nicht ohne Weiteres lesbar ist. Um diese Rechnungen einsehen und prüfen zu können, benötigen Sie entsprechende Software.
Praxistipp:
- Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XML-Format visualisieren kann.
- Softwarelösungen wie DATEV, Lexware oder ADDISON bieten bereits entsprechende Funktionen.
- Falls Sie keine spezielle Software nutzen, gibt es XML-Viewer, die Ihnen beim Anzeigen der E-Rechnungen helfen.
3. Revisionssichere Archivierung sicherstellen
Gesetzlich vorgeschrieben ist die revisionssichere Aufbewahrung der E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form. Einfache Ablagen auf dem Computer oder im E-Mail-Postfach reichen hier nicht aus.
Praxistipp:
- Prüfen Sie Ihre aktuelle Archivierungslösung auf Revisionssicherheit.
- Überlegen Sie, ob Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
- Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister oder uns über passende Lösungen.
2. Schnittstellen zur Kanzlei einrichten
Für die Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug benötigen wir als Ihre Kanzlei Zugang zu Ihren E-Rechnungen.
Praxistipp:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Software eine Schnittstelle zu unserer Kanzleisoftware hat oder dass Sie E-Rechnungen einfach exportieren können.
- Durch nahtlose Datenübertragung wird Doppelarbeit vermieden, und Fehlerquellen werden reduziert.
1. Unterstützung einholen – gemeinsam ins neue Jahr starten
Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber Sie sind nicht allein.
Praxistipp:
- Kontaktieren Sie uns frühzeitig, um offene Fragen zu klären.
- Nutzen Sie unsere Expertise, um die Umstellung reibungslos zu gestalten.
- So können Sie beruhigt ins neue Jahr starten und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Lassen Sie uns gemeinsam den Countdown bis zum Jahreswechsel nutzen, um Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Geschafft
Mit diesen fünf Schritten starten Sie nicht nur stressfrei, sondern auch bestens gerüstet ins Jahr 2025. Wir stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite.
