Die Eiffelturm-Foto-Flut
Wussten Sie, dass es schätzungsweise mehr als 1 Milliarde Fotos vom Eiffelturm gibt? Jedes Jahr kommen weitere Millionen hinzu. Würde man jedes Foto mit einer Größe von durchschnittlich 5 MB speichern, bräuchte man über 5 Petabyte Speicherplatz – das entspricht in etwa 5 Millionen Gigabyte. Doch warum sprechen wir über den Eiffelturm und Fotos? Weil er ein Sinnbild dafür ist, wie wir immer mehr digitale Daten erzeugen und speichern, oft ohne nachzudenken.
Nicht nur Fotos, sondern auch Alltagsdokumente wie Rechnungen werden übermäßig oft abgelegt. Dieser Beitrag zeigt, wie oft ein typischer digitaler Beleg tatsächlich gespeichert wird – und welches Einsparungspotenzial hier schlummert.
Eine Rechnung, sieben Speicherorte – und mehr?
Eine digitale Rechnung wird selten nur einmal gespeichert. Der Weg einer durchschnittlichen Rechnung könnte so aussehen:
- beim Lieferanten
Der Rechnungssteller erzeugt die Rechnung und speichert sie in seinem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Eine Kopie bleibt zudem in seinem E-Mail-Ausgang. - im E-Mail-Posteingang des Kunden
Die Rechnung landet beim Empfänger und verweilt in dessen Posteingang – oft für Jahre. - im DMS des Kunden
Der Kunde speichert die Rechnung zusätzlich in seinem eigenen Dokumentenmanagementsystem. - im Rechnungsprogramm
Damit die Rechnung bezahlt werden kann, wird sie in ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm hochgeladen. - beim Steuerberater
Der Steuerberater erhält die Belegkopie und speichert sie in seiner eigenen Software oder Datenbank. - im Cloud-Back-up
Viele Unternehmen sichern ihre Daten regelmäßig in der Cloud oder auf externen Servern. Jede Rechnung wird so ebenfalls vervielfacht. - langfristige Archivierung
Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen (in Deutschland meist zehn Jahre) sorgen dafür, dass Rechnungen oft noch einmal zusätzlich archiviert werden – sowohl beim Unternehmen als auch beim Steuerberater.
Zusammengezählt: Eine einzelne Rechnung könnte bis zu siebenmal gespeichert werden – oft sogar häufiger, wenn man Sicherungskopien und verschiedene Dateiformate (z. B. PDF, Excel, XML) miteinbezieht.
Speicherplatzverschwendung – in Zahlen
Eine durchschnittliche Rechnung im PDF-Format hat eine Dateigröße von ca. 200 KB. Das klingt zunächst wenig. Aber bei einem mittelständischen Unternehmen mit 10.000 Rechnungen pro Jahr, die siebenmal gespeichert werden, ergibt das:
10.000 × 7 × 200 KB = 14 GB pro Jahr.
Für ein einziges Unternehmen! Hochgerechnet auf Millionen von Unternehmen weltweit entstehen astronomische Datenmengen, die nicht nur Speicherplatz, sondern auch Energie und Ressourcen kosten.
Warum ist das ein Problem?
- Speicherkosten: Speicherplatz in der Cloud oder auf Servern ist nicht kostenlos. Selbst wenn die Kosten pro Gigabyte sinken, steigen die Datenmengen exponentiell.
- Energieverbrauch: Datenzentren verbrauchen immense Mengen an Energie. Je mehr Daten gespeichert werden, desto größer der ökologische Fußabdruck.
- Ineffizienz: Mehrfache Ablagen erschweren die Übersicht. Wer die „eine Version“ eines Dokuments sucht, verbringt oft unnötig Zeit.
Tipps: So reduzieren Sie Ihre Ablagen effizient
- Optimieren Sie Ihre Ablageprozesse
Legen Sie fest, wo Rechnungen abgelegt werden sollen und wo nicht. Beispielsweise könnten E-Mails mit Rechnungen nach Übertragung in das DMS automatisch gelöscht werden. - Setzen Sie auf zentrale Systeme
Statt mehrere Kopien an unterschiedlichen Orten zu speichern, nutzen Sie ein zentrales System, das allen Berechtigten Zugriff bietet. - Arbeiten Sie mit Automatisierungen
Moderne Buchhaltungssoftware und DMS-Systeme können redundante Ablagen vermeiden. Fragen Sie uns gern, welche Lösungen für Sie passen könnten. - Prüfen Sie Ihre Sicherungsstrategie
Überlegen Sie, wie viele Back-ups wirklich notwendig sind und ob manche Kopien überflüssig sind. - Vertrauen Sie Ihrem Steuerberater
Nutzen Sie die Möglichkeit, uns direkt auf Ihre Systeme zugreifen zu lassen. So vermeiden Sie doppelte Datenübertragungen und sparen Zeit und Speicherplatz.
Fazit: Weniger Speicher, mehr Effizienz
Das Einsparungspotenzial bei der Dateiablage ist enorm – nicht nur finanziell, sondern auch in puncto Zeit und Energie. Wenn Sie Ihre Ablageprozesse optimieren, sparen Sie nicht nur Speicherplatz, sondern können sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihr Unternehmen.
Fragen Sie sich bei der nächsten Rechnung: „Muss ich diese wirklich noch einmal speichern?“ Die Antwort lautet oft: nein. Und wer weiß – vielleicht reicht der gewonnene Speicherplatz am Ende sogar aus, um ein paar Millionen Eiffelturm-Fotos mehr unterzubringen.
