Photovoltaikanlagen: Etlastung durch Jahressteuergesetz 2022

Photovoltaik

Bereits im Oktober 2021 hat die Finanzverwaltung mit einem Schreiben das Thema Versteuerung von kleinen Photovoltaikanlagen aufgegriffen. Darin wurde den Betreibern einer Photovoltaikanlage bis 10 kWp die Möglichkeit des Antrags auf Liebhaberei eingeräumt. Dieses Schreiben hat sich ab dem 01.01.2022 erledigt, da die Besteuerung von Photovoltaikanlagen gesetzlich neu geregelt wurde.

Ertragsteuerliche Änderungen

» Betreiben Sie auf einem Einfamilienhaus oder einem nicht Wohnzwecken dienenden Gebäude eine Photovoltaikanlage bis zu 30 kWp, ist diese Anlage ab dem 01.01.2022 steuerfrei.

» Befindet sich die Anlage auf einem Mehrfamilienhaus, so liegt die Grenze bei 15 kWp pro Wohn- oder Gewerbeeinheit. Dabei ist es unrelevant, ob der erzeugte Strom selbst verwendet
wird oder ins Netz eingespeist wird.

» Dies gilt für alle Photovoltaikanlagen, also auch für bereits vorhandene.

» Wenn Sie mehrere Photovoltaikanlagen betreiben, dürfen diese insgesamt nicht mehr als 100 kWp Bruttoleistung je Steuerpflichtigem bzw. Mitunternehmerschaft erzielen.

Mit anderen Worten: Bei kleinen Photovoltaikanlagen, die die oben genannten Kriterien erfüllen, entfällt ab dem Jahr 2022 die Gewinnermittlung und Erfassung in der Einkommensteuererklärung.

Umsatzsteuerliche Änderungen

In der Umsatzsteuer ergibt sich erst ab dem Jahr 2023 eine Änderung für Photovoltaikanlagen bis zu 30 kWp: Der Umsatzsteuersatz wird auf 0 % reduziert. Dies gilt für die Lieferung und  Installation der Photovoltaikanlagen und Stromspeicher. Auch wenn Sie die Anlage aus dem Ausland anschaffen, gilt der Steuersatz von 0 %. Weitere Voraussetzung ist die Installation der  Photovoltaikanlage auf oder in der Nähe von Privatwohnungen, Wohnungen, öffentlichen Gebäuden oder anderen für das Gemeinwohl dienenden Gebäuden.

Konkret heißt das für Sie: Wenn Sie eine Photovoltaikanlage nach dem 01.01.2023 anschaffen und die oben genannten Voraussetzungen erfüllen, wird Ihr Lieferant Ihnen eine Rechnung mit 0 % Umsatzsteuer ausstellen.

Planen Sie, den Strom an einen Netzwerkbetreiber, Mieter oder sonstigen Abnehmer zu verkaufen, ist es sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung nach dem Umsatzsteuergesetz in Anspruch zu nehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass Ihr Umsatz als Unternehmer unter 22.000 € liegt. Betreiben Sie nur eine kleine Photovoltaikanlage, werden Sie diese Umsatzgröße nicht knacken. Erzielen Sie aber weitere umsatzsteuerpflichtige Einnahmen, so müssen alle Einnahmen berücksichtigt werden. Sie können die Photovoltaikanlage umsatzsteuerlich nicht einzeln betrachten.

Unser Tipp:

Haben Sie für Ihre Photovoltaikanlage auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet und die Vorsteuer sich erstatten lassen, können Sie nach fünf Jahren zur Kleinunternehmerregelung wechseln, ohne anteilige Vorsteuer an den Fiskus zurückzahlen zu müssen. Hierfür müssen Sie Ihren Abnehmer vor Jahresende darüber informieren, damit die Gutschriften zukünftig ohne Umsatzsteuer erfolgen.

Fazit:

Für kleine Photovoltaikanlagen entfällt ab dem Jahr 2022 die ertragsteuerliche Versteuerung. Haben Sie für die Anlage die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen, so bleibt es bei der Umsatzsteuererklärungspflicht. In dem Fall bleibt die Photovoltaikanlage in der Einkommensteuer unberücksichtigt. Eine Umsatzsteuererklärung müssen Sie aber abgeben.

Gerne beraten wir Sie zur steueroptimalen Behandlung Ihrer
Photovoltaikanlage.

Hey Boss, Ich brauch mehr Geld

Geldscheine

Angesichts der steigenden Kosten überlegen viele Arbeitgeber, wie sie ihren Mitarbeitern unter die Arme greifen können. Eine direkte Lohnerhöhung ist dabei allerdings nicht sinnvoll, weil unterm Strich beim Mitarbeiter nicht mehr viel hängen bleibt.

Eine steuer- und sozialversicherungsrechtlich schonende Alternative bietet hier die Nettolohnoptimierung. Wir stellen Ihnen die fünf beliebtesten Klassiker vor.

Tipp Nr. 1: Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Haben Sie Mitarbeiter, die täglich eine weite Anfahrt in Kauf nehmen? Dann honorieren Sie das mit einer Kostenerstattung. Oftmals ist der Arbeitnehmer gezwungen, eine weite Anfahrt zu seinem Arbeitsplatz in Kauf zu nehmen. Hierbei entstehen dem Mitarbeiter Kosten, die er entweder im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen kann, oder aber Sie als Arbeitgeber nutzen dieses Potenzial zur Nettolohnoptimierung, denn Sie können in Höhe des Werbungskostenabzugs Ihrem Arbeitnehmer diese Kosten erstatten. Als Arbeitgeber versteuern Sie die Fahrtkosten des Arbeitnehmers pauschal mit 15 % Lohnsteuer und lösen damit zeitgleich Sozialversicherungsfreiheit aus. Die Berechnung der maximalen Erstattungshöhe stellt sich wie folgt dar: 15 Arbeitstage × Entfernungskilometer × 0,30 € (ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 €) ergibt den höchstmöglichen Erstattungsbetrag. Zu beachten ist aber, dass die Kostenerstattung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden muss. Sie bietet sich also bei anstehenden Lohnerhöhungen an.

Tipp Nr. 2: Mitarbeiter-Cards

Unternehmen können ihren Mitarbeitern Sachbezüge gewähren, die steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben, wenn diese die Sachbezugsgrenze von 50 € monatlich nicht übersteigen. In diesem Rahmen bieten viele Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern sogenannte Tankgutscheine an. Diese Gutscheine gelten am Tag des Überreichens an den Mitarbeiter als zugeflossen. Seit einiger Zeit machen sogenannte Mitarbeiter-Cards von sich reden. Es handelt sich hier um eine Form der Prepaid-Kreditkarte. Als Arbeitgeber buchen Sie monatlich oder auch nur sporadisch einen Betrag von maximal 50 € auf die Karte, und Ihr Arbeitnehmer kann mit dieser dann Waren nach seinem Wunsch beziehen. Wichtig bei derartigen Karten ist, dass die Barauszahlung des Guthabens unmöglich sein muss. Das Ansparen von mehreren Monatsbeträgen hingegen ist hier möglich. Ein Bonbon: Feiert Ihr Mitarbeiter ein besonderes Ereignis (z.B. Geburtstag), können Sie Beträge von bis zu 60 € pro Anlass und Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich auf die Karte buchen.

Tipp Nr. 3: Fahrradleasing/Job-Bike

Vor allem E-Bikes erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Besonders reizvoll wird es für Arbeitnehmer, wenn sie es über den Arbeitgeber leasen und nach Ablauf der Leasingzeit vergünstigt von der Leasinggesellschaft kaufen können.
Während der Leasinglaufzeit zahlt der Arbeitnehmer die monatliche Leasingrate durch den Verzicht auf Bruttolohn in Höhe der Leasingrate. Zeitgleich muss er ähnlich wie bei der Nutzung eines Firmen- Pkw 1 % vom auf volle 100 € abgerundeten Bruttolistenkaufpreis des Fahrrads monatlich versteuern. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind – anders als bei der Firmenwagennutzung – nicht zu versteuern und unterliegen auch nicht der Sozialversicherungspflicht. Wird das E-Bike zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt, entfällt die Versteuerung der privaten Nutzung. Der Mitarbeiter erhält durch die Job-Bike-Variante das Fahrrad günstiger als bei einem Privatkauf.

Tipp Nr. 4: Inflationsausgleichsprämie

Seit dem 26.10.2022 können Sie Ihren Arbeitnehmern eine Inflationsausgleichsprämie bis zu 3.000 € zahlen. Wie die Coronaprämie ist diese zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn zu zahlen. Die Prämie ist an keine weiteren Voraussetzungen gebunden und kann auch anteilig ausgezahlt werden, allerdings nur bis zum 31.12.2024.

Tipp Nr. 5: Betriebliche Gesundheitsförderung

Eine weitere Möglichkeit für Sie als Arbeitgeber, die Gesundheit Ihrer Arbeitnehmer zu unterstützen, ist es, Gesundheitskurse zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands bzw. Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung anzubieten. In diesem Rahmen können den Mitarbeitern Maßnahmen bis zu einem Wert von 500 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Allgemeine Beiträge zu Fitnessstudios werden nicht gefördert, wohl aber zertifizierte Kursangebote (z.B. Rückenschulungen) in den Studios.

Experten-Tipp

Bei der Umsetzung der Nettolohnoptimierung ist es hilfreich, zunächst einmal einen „Warenkorb“ für die Mitarbeiter zu packen, aus dem sich jeder Arbeitnehmer seine persönliche Nettolohnoptimierung heraussuchen kann, da jeder Mitarbeiter seine eigene Vorstellung von attraktiven Angeboten hat.

Abstimmung mit Finanzamt ist sinnvoll
Generell gilt für eine erfolgreiche Nettolohnoptimierung, dass die genauen Rahmenbedingungen vertraglich festgelegt werden, um eine einheitliche Auffassung der einzelnen Bestandteile zu gewährleisten. Des Weiteren ist es durchaus sinnvoll, die gewünschten Ansätze mit dem Betriebsstättenfinanzamt abzustimmen, um später ein böses Erwachen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Dabei unterstützen wir Sie natürlich gerne. Sprechen Sie uns an.

Werte als Leitplanke und Orientierung

Krokus im Schnee

Wir haben einmal einen Blick in die alphabetische Liste der Values Academy im Werte-Lexikon geworfen. Hier finden sich Begriffe wie zum Beispiel Achtsamkeit, Anerkennung, Begeisterung, Demut, Offenheit, Pflichtgefühl, Resilienz, Unbestechlichkeit oder Zuversicht und viele andere.

Zu diesen Werten wird wohl jeder zustimmend nicken, und für viele gelten sie als selbstverständlich und werden gelebt. Doch manch einer wünscht sich das ein wenig stärker ausgeprägt und konkreter auch von seinem Arbeitgeber, von Unternehmern und noch mehr von den Politikern, die die Interessen des Volkes vertreten sollen.

Warum? Werte sind wertvoll

Nun, wir alle leben und arbeiten irgendwie mit anderen zusammen. Vieles machen wir auch alleine, aber häufig in der Erwartung, dass es von den anderen zumindest akzeptiert oder geschätzt wird. Wir orientieren uns hierbei an Werten bzw. an Wertvorstellungen, die wir teils selbst für uns entwickelt -oder von anderen übernommen haben, weil wir sie gut finden. Sie verkörpern Eigenschaften oder Normen, nach denen wir uns ausrichten. Wir leben und arbeiten mit oder nach ihnen, weil sie uns subjektiv Sicherheit geben und angestrebte Erfolge erzielen. Haben wir Werte verinnerlicht, dann entwickeln sich daraus feste Denk- und Handlungsmuster. Mit diesen Mustern können wir hervorragend und häufig wiederkehrend arbeiten, solange sie auch von den anderen in unserem Wirkungskreis verstanden, akzeptiert und befolgt werden. Wenn wir hier von Arbeiten sprechen, dann beinhaltet dies selbstverständlich auch das Leben außerhalb der Arbeitswelt – und das ist ja häufig Arbeit genug. 🙂 Diese Grund- oder Ansätze finden wir in den meisten Unternehmen.

Warum ist das so?

Die Unternehmen in ihren jeweiligen Bereichen wollen Nutzen stiften – für sich, ihre Mitarbeiter und Kunden (Mandanten, Patienten, Klienten usw.). Der erwartete oder erzielte Nutzen ist unterschiedlich ausgeprägt und messbar. Jedes Messergebnis ergibt einen Wert und kann ganz unterschiedlich gewichtet werden. Hierbei sind individuelle Wertvorstellungen maßgeblich, die sich aus Erziehung oder Charaktereigenschaften entwickeln können. Sie werden auch zielgerichtet von Motiven bestimmt.

Werte wie Vertrauen, Ehrlichkeit, Loyalität und Sicherheit spielen heute eine größere Rolle denn je. Unsere Welt ist zurzeit geprägt von Fake News in Medien, Politik, Wirtschaft und Wissenschaft. Hochrangige Politiker und Wirtschaftsbosse sagen immer häufiger und offensichtlich die Unwahrheit und können dies ungestraft und nachhaltig tun. Sie lassen sich immer häufiger von persönlichen Interessen leiten. Die Folge ist eine zunehmende Unzufriedenheit und Verunsicherung der Menschen weltweit. Sie suchen verstärkt nach Sicherheit und Glaubwürdigkeit.

Je nach Motivation und der Möglichkeit oder Fähigkeit, an der Entwicklung einer Wertestruktur mitzuarbeiten, wird in der „eigenen Welt“ entwickelt und gelebt, die die subjektiv höchstrangigen Werte widerspiegeln (können). Die Themen ‚Work-Life-Balance‘ und ‚sich gut aufgehoben fühlen‘ sind hier ständige Begleiter. Unternehmen und Verbände greifen zunehmend diese Thematik auf – weil sie es müssen. In nahezu allen Unternehmen werden Leitbilder entwickelt – aus der Führungsspitze heraus oder zusammen mit Mitgliedern und Mitarbeitern aus allen Ebenen. Egal, wie sich die Leitkultur entwickelt, wichtig ist, dass sie von möglichst allen akzeptiert und gelebt wird. Diese entwickelten Werte werden Leitlinien für den internen und externen Erfolg.

Bestimmte Grundwerte werden zunehmend rechtsverbindlich vorgegeben oder sogar erzwungen, zum Beispiel zunehmend von Banken bei der Kreditvergabe. Folglich befassen sich Unternehmen zunehmend mit dem Thema „Unternehmenswerte“. Identität und wirtschaftlicher Erfolg oder gar die Existenz sind davon abhängig. Sie sind Wegweiser für alle Mitarbeiter und andere Interessierten. Sie sorgen dafür, dass alle Beteiligten Handlungsorientierung und einheitliche Entscheidungsgrundlagen haben – und damit Sicherheit.

Lotse Mandantenmagazin Winter 2022/23

Cover Lotse Winter 22 23

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Photovoltaikanlagen – Entlastungen durch das Jahressteuergesetz 2022
  • Hey Boss, ich brauch mehr Geld – steuerschonende Gehaltstipps
  • Alles wird teurer? So behalten Sie Ihre Liquidität im Griff
  • Risikomanagement oder der Schmerz des kleinen Zehs
  • Werte als Orientierung – Unternehmenswerte zum Leben erwecken
  • Wie Sie mit Resilienz-Kompetenz gut durch schwierige Zeiten kommen

Zum Download oder direkt hier lesen

Die 5 W rund um die Inventur

Umfang Inventur

Wegen Inventur geschlossen

Dieses Schild liest man häufig am Jahresende, und auch wenn sie nicht gerade zu den beliebtesten Aufgaben gehört, ist die Inventur ein notwendiger und wichtiger Bestandteil der Kaufmannspflichten.

  1. Was ist eine Inventur?

Bei der Inventur handelt es sich um eine lückenlose, mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Bekannt ist insbesondere die körperliche Inventur, eine Art der Inventur, bei der Warenbestände und das Anlagevermögen gezählt bzw. gewogen, gemessen oder geschätzt werden. Das Ergebnis ist das sogenannte Inventar, das neben der Menge auch den Zustand jeder einzelnen Position enthält.

  1. Warum führt man eine Inventur durch?

Zunächst liegt es im eigenen Interesse, festzustellen, ob das Inventar mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt. Treten beispielsweise regelmäßig Abweichungen auf, kann dies ein Indiz für eine unsaubere Bestandsführung oder für Schwund und Diebstahl sein.

Fehlbestände wirken sich weiterhin negativ auf betriebliche Prozesse aus und können beispielsweise zu Produktionsengpässen oder Lieferverzug führen. Daneben hilft die Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen, Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen Unternehmen dabei, ihre finanzielle Situation gut einschätzen zu können. Hierdurch können etwaige Fehlentwicklungen rechtzeitig aufgedeckt werden, weshalb eine Inventur auch als Frühwarnsystem gesehen werden kann.

  1. Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sind nur „Kaufleute“ verpflichtet. Hierzu zählen Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches fallen und eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufstellen müssen.

Sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen von Gesetzes wegen keine Inventur vornehmen.

  1. Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Inventur besteht zu folgenden Zeitpunkten:

  • Gründung eines Unternehmens
  • Übernahme eines Unternehmens
  • bei Betriebsaufgabe oder Veräußerung eines Unternehmens
  • zum Ende eines jeden Geschäftsjahres

5. Wie wird die Inventur durchgeführt?

  • Die Bewertung von fertigen und unfertigen Erzeugnissen muss anhand der Herstellungskosten erfolgen. Wie die Herstellungskosten und der Fertigstellungsgrad ermittelt wurden, muss aus den Inventurunterlagen hervorgehen.
  • Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind Bestandteil einer Inventur. Gegenstände wie Heizöl, Verpackungsmaterial oder Benzin müssen einzeln erfasst werden, sofern ihr Wert erheblich ist.
  • Haben Sie Kommissionsware erhalten, ist diese nicht im Bestand zu führen, da sie nicht Eigentum Ihres Unternehmens ist. Anders sieht es aus, wenn Sie selbst Kommissionswaren hingegeben haben. Dann sind sie in die Inventur aufzunehmen oder mittels Bestandsnachweis des Kommissionärs nachzuweisen.
  • Auch Waren mit geringem oder keinem Wert sind aufzunehmen. Bei der Bewertung wird ein Abschlag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorgenommen, oder es wird der Wert „null“ herangezogen.
  • Ist bestellte Ware zu Ihnen unterwegs, so ist sie auch Bestandteil der Inventur. Haben Sie beispielsweise für eine Ware bereits die Rechnung erhalten und verbucht, muss eine Erfassung im Bestand erfolgen, auch wenn die Ware körperlich noch gar nicht eingetroffen ist. Haben Sie eine Ware verkauft, den Erlös erfasst, aber noch keine Zahlung erhalten, darf die Ware bei der Inventur nicht mehr berücksichtigt werden.
  • Das Bestandsverzeichnis muss auch sämtliche beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens enthalten. Hierunter fallen zum Beispiel Fahrzeuge, Maschinen oder die Geschäftsausstattung.

Eine körperliche Bestandsaufnahme ist nicht erforderlich, wenn ein Anlagenverzeichnis mit sämtlichen Zu- und Abgängen geführt wird. Geringwertige Wirtschaftsgüter sollen in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen nicht zum Bestand. Leasinggegenstände sind hingegen Bestandteil des Anlagenverzeichnisses, sofern sie dem Leasingnehmer zuzurechnen sind.

Das Anlagenverzeichnis muss für jeden Gegenstand enthalten:

  • Bezeichnung
  • Bilanzwert zum Bilanzstichtag
  • Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
  • Nutzungsdauer
  • jährlicher Abschreibungsbetrag
  • Datum des Zugangs bzw. Abgangs

Forderungen, Verbindlichkeiten und immaterielle Vermögensgegenstände können nicht durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Wiegen oder Messen) ermittelt werden. Sie müssen daher einer Buchinventur unterzogen werden. Dies bedeutet, dass ein Nachweis durch geeignete Dokumente erfolgen muss.

Die Umsatzrentabilität – wie viel bleibt vom Brutto?

BWA Umsatzrendite

Ein hoher Umsatz sieht zunächst einmal gut aus in Ihrer monatlichen Auswertung, die wir Ihnen schicken (Betriebswirtschaftliche Auswertung – BWA). Und als erfahrene Unternehmer:innen wissen Sie: Umsatz ist nicht alles.

Entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens und für Ihre private Lebensführung ist, was am Ende des Tages übrig bleibt. Denn an Ihrem Umsatz sind viele andere „beteiligt“. Sie bezahlen daraus Ihre Waren, Ihre Mitarbeiter:innen und alles andere, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen zu betreiben.

Die Differenz – der Gewinn – ist die Grundlage für alle Ihre privaten Ausgaben und auch für die Rücklagen für Investitionen.

Die Umsatzrentabilität misst, wie viele Prozent von Ihrem Umsatz als Gewinn bleiben.

Die Formel:

(Gewinn / Umsatz) × 100 = Umsatzrentabilität

Das Motto ist hier: je höher, desto besser – auf jeden Fall sollten Sie eine positive Umsatzrendite vorweisen können.

Die Kennzahl spielt eine besondere Rolle bei der Kreditvergabe und beim Unternehmensverkauf (auch wenn Sie zum Beispiel einen Partner in Ihr Unternehmen aufnehmen wollen).

Einen allgemeinen Richtwert, wie hoch Ihre Umsatzrentabilität sein sollte, gibt es nicht. Die Höhe ist stark von Ihrer Branche abhängig. So liegen die Renditen in der Baubranche etwas höher (2020 um die 10 %*) als zum Beispiel im Handel (2020 unter 5 %*). Banken, Verbände und Berufsverbände/Innungen veröffentlichen regelmäßig die Durchschnittszahlen, an denen Sie sich orientieren können.

Gerne beraten wir Sie bei der Suche nach Maßnahmen zur Steigerung Ihrer Umsatzrentabilität.

Wichtig, wichtiger, am wichtigsten? – 3 Tipps, wie Sie Ihre Aufgaben – besser – in den Griff bekommen

Arbeitsplatz auf der Bank

„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schärfen.“ Abraham Lincoln hat diesen klugen Satz gesagt. Und jeder kennt mindestens zwei bis drei weitere motivierende Zitate und Techniken, wie wir mit optimierter Zeitplanung mehr schaffen.

Mythos Zeitmanagement

Erstens, mal ehrlich: wir können unser Zeitmanagement noch so sehr optimieren, und viele wenden die Tipps an und haben ein schlechtes Gewissen, weil es nicht funktioniert. Am Ende des Tages ist der Berg Arbeit nicht wirklich weniger, denn es kommt immer wieder Neues obendrauf. Manchmal ist es schlichtweg zu viel.

Zweitens gaukelt Priorisieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (die Eisenhower-Matrix lässt grüßen) vor, dass wir unsere Aufgaben und unser Leben in vier Kästchen sortieren könnten, und dann ist die Welt in Ordnung. Das mag 1954 zurZeit von Eisenhower noch wirksam gewesen sein. Doch gerade für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer sind die wichtigen Aufgaben so anspruchsvoll und zeitintensiv, dass 80 % super-super-wichtig sind und nicht in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht, geschweige denn weggelassen werden können.

Was können Sie also tun, um mit der Fülle der Aufgaben entspannter umzugehen?

  1. Der Aufgaben-Dreisprung – jetzt | als Nächstes | danach

Wie planen Sie üblicherweise Ihren Tag? Am Abend vorher, eine Woche vorher oder lassen Sie sich überraschen, weil die Planung ja sowieso von der Realität immer über den Haufen geworfen wird? Probieren Sie es einmal mit Machbarkeitsmanagement, d.h. die Aufgaben statt nach Wichtigkeit – denn gefühlt ist wie gesagt immer alles gleich wichtig – in die drei Kategorien „jetzt – als Nächstes – danach “ zu sortieren.

Nehmen wir an, Sie kommen um 8 Uhr ins Büro, und diese Aufgaben warten auf Sie: vier Kunden, die auf Rückruf warten, zwei Angebote, die geschrieben werden müssen, drei Mitarbeiterfragen, vier unbezahlte Rechnungen, und der Mail-Posteingang zeigt 34 neue Nachrichten, und um 11 Uhr haben Sie einen Kundentermin. Bevor Sie jetzt 30 Minuten und mehr mit der Priorisierung und Sichtung der Mails verbrauchen, entscheiden Sie aus dem Bauch heraus, was Sie JETZT machen. Wenn Sie damit fertig sind, was ALS NÄCHSTES, und DANACH die dritte Aufgabe. Alles andere schieben Sie – gedanklich – beiseite. Und erst wenn diese drei Aufgaben abgeschlossen sind, nehmen Sie sich die nächsten drei vor.

Das hat einen positiven Motivationseffekt. Wenn Sie am Tag von zehn Aufgaben nur drei schaffen, sind Sie frustriert. Wenn Sie drei von drei (oder auch nur zwei) in drei Stunden schaffen, sind Sie motiviert und gehen an die nächsten Aufgaben mit frischem Elan heran.

  • Von Zombies und anderen Energieräubern – liegen lassen mit System

„Die meisten Menschen überschätzen, was sie in einem Jahr, und unterschätzen, was sie in fünf Jahren erreichen können.“ So ähnlich soll es Bill Gates formuliert haben. Deshalb haben wir tendenziell immer zu viele Projekte am Laufen. Und hier ist nicht das Tagesgeschäft gemeint, sondern Projekte wie „Neue Webseite“, „Mitarbeitermarke aufbauen“, „Qualitätsmanagement einführen“, „Neue Produktlinie entwickeln“.  

Auch das ist wieder ein typischer Motivationskiller. Wenn Sie zu viele Bälle in der Luft halten wollen, fallen irgendwann alle runter.

Entscheiden Sie sich für eines und ziehen Sie das konsequent durch. Ein zweites Projekt nutzen Sie als Back-up-Projekt, d.h., immer wenn es beim ersten stockt und es Wartezeiten gibt, können Sie sich darum kümmern. Alle anderen bleiben liegen, bis das erste Projekt abgeschlossen ist. All diese Projekte sind in der Regel gleichwertig wichtig, deshalb ist es egal, welches Sie als Erstes auswählen. Entscheidend ist es, diese Auswahl zu treffen und loszulegen.

So ersparen Sie sich das permanent schlechte Gewissen, dass Sie sich nicht um alle gleichzeitig kümmern.

Und mindestens einmal im Jahr hilft ein Zombie-Tag. An diesem Tag gehen Sie all Ihre größeren und kleineren Projekte durch, schauen sich an, was immer wieder vor sich hergeschoben wurde, und trennen sich von den Zombie-Projekten, die mindestens ein Jahr lang nicht angefasst wurden. Das ist dann quasi die Marie-Kondo-Regel des Projektmanagements. 😉

  • Heute brau ich, morgen back ich … – nutzen Sie Fokusblöcke

Im Alltagswahnsinn gehen die strategischen Themen oft unter. Deshalb ist es entscheidend, sie mit konkreten Zeitblöcken regelmäßig einzuplanen. Wenn Sie beispielsweise jeden Freitag drei Stunden über neue Dienstleistungen oder Produkte nachdenken bzw. an deren Umsetzungsarbeiten, haben Sie mindestens 120 Stunden bzw. 15 Tage Ihr Unternehmen AN statt IN Ihrem Unternehmen gearbeitet (bei 40 Wochen, schließlich machen Sie ja auch mal Urlaub. 😉

Ordnen Sie strategische Aufgaben, die thematisch zusammengehören, konkreten Wochentagen zu und kümmern Sie sich dann einen halben Tag um dieses Thema. Machen Sie daraus eine Routine. Und da es Drei-Stunden-Blöcke sind, haben Sie genug freie Zeitblöcke für die Aufgaben zwischendurch.

Extra-Tipp: Der 25-5-Fokustakt – konzentriert bleiben mit der Pomodoro-Technik

Für Aufgaben, bei denen Sie Denk- und Konzentrationszeit brauchen, z.B. für die Zukunftsthemen am Frei-Day for Future, hat sich diese Technik bewährt.

Erfunden hat sie Francesco Cirillio, und Namensgeber war die Küchenuhr in Form einer Tomate.

Aufgabe festlegenTimer auf 25 Minuten stellen25 Minuten störungsfrei an der Aufgabe arbeiten5 Minuten kurze Erholungspause4 × wiederholen30 Minuten lange Pause

Strengere Nachweispflichten im Arbeitsverhältnis

Checkliste

Nehmen Sie Ihre Arbeitsverträge unter die Lupe

Prüfen Sie als Arbeitgeber, ob Nachbesserungsbedarf besteht:
Bereits am 1. August 2022 ist die Arbeitsbedingungsrichtlinie der EU in Kraft getreten, die erhebliche Neuregelungen im Nachweisgesetz und in anderen Gesetzen mit sich bringt. Es werden nun einerseits die bereits bestehenden Nachweispflichten erweitert und ergänzt, andererseits weitere Mindestanforderungen an bestimmte Arbeitsbedingungen festgelegt.

Die bislang geltenden Fristen zur Erbringung des Nachweises werden verkürzt. Werden die Fristen nicht eingehalten, oder wird der Nachweis seitens des Arbeitgebers nicht richtig erbracht, drohen nun empfindliche Sanktionen für Arbeitgeber. Verstöße gegen das Nachweisgesetz können mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu 2.000 € geahndet werden.

Folgende Punkte sind neben den bisher bereits schriftlich festzuhaltenden Angaben jetzt unter anderem erforderlich:
• das Enddatum bei einem befristeten Arbeitsverhältnis
• Angaben zur Dauer einer Probezeit
• sowie Informationen über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
• Darüber hinaus sind Angaben zur vereinbarten Arbeitszeit, zu Ruhepausen und Ruhezeiten und ggf. zum Schichtsystem oder zur Arbeit auf Abruf ebenso erforderlich wie die Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden.

Wesentliche Neuerungen gibt es auch bei Kündigungen.

Neben den Angaben zur Kündigung muss zusätzlich zur bereits bislang anzugebenden Kündigungsfrist nunmehr auch das (für Arbeitgeber und Arbeitnehmer) beim Ausspruch einer Kündigung einzuhaltende Verfahren inkl. Frist für die Erhebung der Kündigungsschutzklage festgehalten werden.
Für die zu erbringenden Nachweise ist die Schriftform erforderlich, d.h., die digitale Form reicht nicht aus. Sie sind als Arbeitgeber verpflichtet, den Nachweis schriftlich vorzulegen, zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen.

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August.
Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens innerhalb von sieben Kalendertagen nachgereicht werden.

Beschäftigte, die vor dem 1. August eingestellt wurden, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Es gibt keine Übergangsfristen!
Insofern sollten Sie Ihre Arbeitsverträge im Hinblick auf diese Änderungen überprüfen und gegebenenfalls neu anfertigen lassen. Sollten Sie bislang keine schriftlichen Arbeitsverträge oder gar nur eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen verwenden, ist es nun aller höchste Zeit, schriftliche Arbeitsverträge abzufassen.

Scheinselbständigkeit – ein Gespenst geht um im Lohnbüro

Gespenster

Tipps von den SV-Ghost-Busters

Was sich hinter diesem Begriff verbirgt und welche Gefahren auf Sie lauern.

Wie ein Damoklesschwert schwebt der Begriff der Scheinselbstständigkeit über einem Auftragsverhältnis, welches Sie mit einem Soloselbstständigen eingehen.

Aber was genau ist nun „Scheinselbstständigkeit“?


Einfach gesagt wird eine Scheinselbstständigkeit vermutet, wenn der von Ihnen beauftragte Unternehmer in Ihren Betrieb so integriert ist, als ob er bei Ihnen angestellt wäre.
Und dies missfällt dem Gesetzgeber. Denn der von Ihnen beauftragte Unternehmer zahlt keine Beiträge in die gesetzliche Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung. Außerdem fällt dieser nicht
unter das Arbeitnehmerschutzgesetz. Sie müssen ihm keinen Urlaub gewähren, und wenn er krank ist, fallen bei Ihnen keinerlei Kosten an. Auch können Sie das Auftragsverhältnis von heute auf morgen
kündigen.

Folgende Punkte deuten auf ein Angestelltenverhältnis hin:

  • Sie geben die Arbeitszeit vor.
  • Ihr Auftragnehmer verwendet Ihr Zeiterfassungssystem.
  • Er hat Anspruch auf Urlaub.
  • Er erhält Anweisungen zur Art der Tätigkeit, muss sich an Arbeitsanweisungen halten und erhält Vorgaben zur Arbeitsweise.
  • Ein festgelegtes Aufgabengebiet wird vorgegeben.
  • Der Arbeitsort des Auftragnehmers wird festgelegt, bzw. bei Außendienstmitarbeitenden wird das Einsatzgebiet festgelegt.
  • Im Krankheitsfall wird das Entgelt weitergezahlt.
  • Der Auftragnehmer war bereits früher in der gleichen Tätigkeit bei Ihnen beschäftigt.

Dagegen spricht viel für die Selbstständigkeit, wenn

  • der Auftragnehmer für das Ergebnis seiner Arbeit bezahlt wird und der zeitliche Aufwand unrelevant ist.
  • er einen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt.
  • eigenes Werkzeug und Material verwendet wird.
  • er nach außen in Erscheinung tritt, indem er Werbung mit eigenem Corporate Design macht und über eine Website verfügt.

Scheinselbstständigkeit liegt vor und dann …

Die Überprüfung der Auftragsverhältnisse mit Soloselbstständigen ist eine beliebte Spielwiese der Prüfer der Deutschen Rentenversicherung.
Warum dies so ist, wird Ihnen gleich sehr schnell klar:
Die Deutsche Rentenversicherung kommt regelmäßig alle drei bis vier Jahre zum Prüfen in Ihr Unternehmen. Wird der Prüfer fündig und stellt eine Scheinselbstständigkeit für einen Auftragnehmer von Ihnen fest, so hat er ein Mehrergebnis in Höhe der gesetzlichen Sozialversicherung. Diese setzt sich aus Renten-, Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung zusammen. Insgesamt sind dies derzeit 38,65 %. Im schlimmsten Fall werden nun für vier Jahre die Beiträge nacherhoben. Da Sie den Arbeitnehmeranteil lediglich für drei Monate rückwirkend von dem Auftragnehmer zurückverlangen können, bleibt der Löwenanteil an Ihnen hängen. Und dies kann schnell zu Nachforderungen im fünfstelligen Bereich führen.

Gefahr erkannt – Gefahr gebannt:
Wie können Sie die Gefahr vermeiden?

Hier hat die Deutsche Rentenversicherung eine Lösung geschaffen, womit Sie im Vorfeld die Scheinselbstständigkeit ausschließen können: das Statusfeststellungsverfahren.
Bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung können Sie oder Ihr Auftragnehmer das Statusfeststellungsverfahren beantragen. Dabei kann jeder der Vertragspartner den Antrag alleine stellen.

Die Zustimmung des anderen ist nicht erforderlich. Das Antragsformular kann auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung heruntergeladen werden. Sie finden es unter „V0027– Antrag auf Feststellung des Erwerbsstatus“. Dieses Formular muss ausgefüllt und unterschrieben an die Clearingstelle in 10704 Berlin gesendet werden. Hierbei ist es erforderlich, den Sachverhalt so genau wie möglich zu beschreiben und auch so umfangreich wie nötig. Das Weglassen von wesentlichen Punkten, die zu einer falschen Entscheidung der Clearingstelle führen, kann im Falle einer Prüfung negative Folgen nach sich ziehen. Liegt Ihnen der Bescheid über die Feststellung des Erwerbsstatus vor, so ist dieser so lange gültig, wie sich die Vertragsverhältnisse nicht geändert haben.

Eine weitere Variante stellt der „arbeitnehmerähnliche Selbstständige“ dar.

Wird Ihr Auftragnehmer als arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger eingeordnet, so liegt nur Rentenversicherungspflicht vor. Dies ist der Fall, wenn Ihr Auftragnehmer zwar aufgrund des Vertragsverhältnisses in wirtschaftlicher Abhängigkeit Dienstleistungen persönlich und im Wesentlichen ohne Mitarbeit von sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmern erbringt, aber nicht persönlich von Ihnen abhängig ist. Dieser Auftragnehmer wird einem Arbeitnehmer vergleichbar als sozial schutzwürdig eingeordnet.