Arbeit bleibt Arbeit – 3 Irrtümer zum Thema „New Work“

Arbeitsplatz auf der Bank

New Work oder Arbeit 4.0 – um diese „Buzzwords“ kommen wir heute nicht herum.

Die Arbeit verändert sich – ganz was Neues ;-)).

Die Frage: Lassen sich die oft zitierte Flexibilität über Zeit und Raum, die flachen Hierarchien und die Sinnhaftigkeit gepaart mit Spaß an der Arbeit tatsächlich von den hippen Webworkern in Berlin auf bodenständige Branchen in der „Provinz“ übertragen?

Ein Thema, das uns sicher noch in den nächsten Jahren beschäftigen wird.

Bevor wir aber hier wolkige Theorien absondern – lassen Sie uns mal etwas geraderücken:

# Irrtum 1: Arbeit wird zum Wellnessaufenthalt 

Von der Massage am Arbeitsplatz bis zum unverzichtbaren Tischkicker. In den Headoffices der Start-ups und in den Firmenzentralen der Big Companies wie Apple, Google und Co. sieht es eher aus wie in der Seniorengruppe eines Kindergartens.

Das sollte uns aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass gerade diese Firmen bleiben, was sie sind: klar gewinnorientiert. Am Ende des Tages muss das Ergebnis stimmen.

Aber: Wichtiger als Dauerspaß ist eine gute Zusammenarbeit im Betrieb. Dazu gehören eine transparente Entscheidungsfindung, eine gute Gesprächskultur und eine offene Fehlerkultur.

# Irrtum 2: Arbeiten immer und von überall

Die technischen Möglichkeiten erlauben es uns, die Arbeit von festen Zeiten zu entkoppeln und Ort und Zeit individuell festzulegen – zumindest für die Büroarbeiter unter Ihnen. Denn auch wenn die Heizung schon online gewartet werden kann – der Einbau passiert immer noch vor Ort.


Also Büroarbeit im Café und die Buchhaltung abends nach 22:00 Uhr zu Hause?

Diese Work-Life-Balance kann schnell zum Work-Life-Blending werden.
Noch nie gehört? Dann lassen Sie als selbstständiger Unternehmer einfach mal die letzte Woche Revue passieren – Sie machen das schon ;-)). Eine klare Grenze zwischen Arbeit und Privatleben gibt es bei den meisten Selbstständigen eher nicht.

Das war noch nie gut. Und auch wenn es jetzt durch die neuen Kommunikationskanäle noch einfacher wird – das ist auch heute nicht gut.

Schon gar nicht für Ihre Mitarbeiter, die sich eben genau gegen eine Selbstständigkeit entschieden haben. Genau deshalb, weil sie den Büroschlüssel irgendwann einfach rumdrehen wollen, um ihr Privatleben zu genießen.

Aber: Zwischen striktem 9 to 5 und der totalen Flexibilität werden auch in „normalen“ Unternehmen schon viele individuelle Modelle gelebt – Homeoffice oder an die Situation der Mitarbeiter angepasste Arbeitszeitmodelle gibt es schon länger –, Corona hat diese Entwicklung noch einmal kräftig angestoßen.

Entscheidend bleibt: Wie gehen wir mit dieser neuen Freiheit um? Wie gestalten wir die Rahmenbedingungen, damit die Arbeitsergebnisse termingerecht, in notwendiger Qualität und effizient erarbeitet werden?

# Irrtum 3: Sinnvolle Arbeit rettet mindestens die Welt 

Die Generationen Y und Z – also die nach 1980 Geborenen – suchen nach dem Sinn hinter ihrer Arbeit. Unterhalb von „Wir lösen eines der größten Probleme der Menschheit (Hunger, Krieg, Klima …)“ geht gar nichts mehr …

Dieser überhöhte Anspruch führt auf der anderen Seite dazu, dass „ganz normale“ Jobs fast schon diskriminiert werden.

Ganz ehrlich: Arbeit bleibt Arbeit – auch wenn wir gerade nicht die Welt retten, sondern eben „nur“ einem Kunden mit einer Handwerkerleistung oder einem Versicherungsvertrag das Leben leichter und/oder schöner machen.

Aber: Das Warum hinter der Arbeit ist wichtig. Es geht eben nicht nur darum, sich immer wieder Gedanken darüber zu machen, was wir den ganzen Tag so treiben und wie wir das am besten schaffen.

Es geht um die Frage, warum die Mitarbeiter genau bei Ihnen arbeiten wollen. Und die Antwort ist eben nicht nur das Gehalt.

Fazit: Ja, unsere Arbeitswelt wird sich verändern. Wir sollten aber nicht hippen Trends hinterherlaufen, sondern uns auf das besinnen, was das Wichtigste für unsere Mitarbeiter bei der Arbeit ist: ein guter Chef, der gemeinsam mit seinen Mitarbeitern Antworten auf die Frage findet: Warum(„Vision“) werden wir wie (Art der Zusammenarbeit intern und extern) was (welche Dienstleistungen) in der Zukunft arbeiten?

Daran müssen Sie sich jetzt messen lassen …

Wann sind Grundstücksverkäufe steuerpflichtig?

Zaun aus Bleistiften
Immer wieder erreichen uns Anfragen, ob der Verkauf eines Grundstücks irgendeine Steuer auslöst. Die richtige Antwort darauf lautet: „Das kommt darauf an.“ Wir zeigen Ihnen hier, worauf es ankommt. Ertragsteuerpflichtig sind nicht nur Grundstücksverkäufe, die innerhalb von zehn Jahren seit der Anschaffung veräußert werden (private Veräußerungsgeschäfte), sondern auch die Veräußerungen von Grundstücken, wenn ein gewerblicher Grundstückshandel vorliegt. Grundsätzlich steuerfrei sind Grundstücksgeschäfte, wenn die Zeitspanne zwischen Anschaffung und Veräußerung mehr als zehn Jahre beträgt. Innerhalb von zehn Jahren sind wenige Veräußerungen steuerpflichtig als privates Veräußerungsgeschäft, sofern keine Eigennutzung vorliegt. Eine größere Anzahl von Veräußerungen kann einen gewerblichen Grundstückshandel darstellen. Denn dieser entsteht, wenn
  • eine Teilnahme am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr stattfindet,
  • dabei eine Nachhaltigkeit vorliegt und
  • die private Vermögensverwaltung überschritten wird.
Ein Verdacht auf Gewerbebetrieb liegt vor, wenn folgende Indizien zutreffen:
  • mehr als drei Objekte
  • Verkauf innerhalb von fünf Jahren (enger zeitlicher Zusammenhang zwischen Kauf, Errichtung und Verkauf)
Werden aber mehr als drei Objekte veräußert, dann führt das zur Gewerblichkeit aller veräußerten Objekte (auch der ersten drei) und damit zur Steuerpflicht. Indizien haben es leider an sich, dass es dazu Besonderheiten gibt.

Die Top-Ten-Merker für steuerpflichtigen Grundstückshandel:

  1. Jedes zivilrechtliche Wohnungseigentum, das selbstständig nutzbar und veräußerbar ist, stellt ein Zählobjekt dar (auch die Garage im Teileigentum).
  2. Zu eigenen Wohnzwecken genutzte Grundstücke sind keine Objekte im Sinne der Dreiobjektgrenze.
  3. Die Fünfjahresgrenze ist keine starre Grenze. Ein gewerblicher Grundstückshandel kann z.B. bei einer höheren Zahl von Veräußerungen nach Ablauf dieses Zeitraums, aber auch bei einer hauptberuflichen Tätigkeit im Baubereich vorliegen.
  4. Nach Überschreiten der fünf Jahre können, bis zur zeitlichen Obergrenze von zehn Jahren, Objekte nur mitgerechnet werden, wenn weitere Umstände den Schluss rechtfertigen, dass zum Zeitpunkt der Errichtung, des Erwerbs oder der Modernisierung eine Veräußerungsabsicht vorgelegen hat (Beweislast liegt beim Finanzamt).
  5. Auch zählen Objekte, die vor mehr als zehn Jahren erworben wurden, grundsätzlich nicht dazu. Dies hat der BFH in einem Urteil aus dem Jahr 2017 bestätigt, in dem er Bezug genommen hatte auf die privaten Veräußerungsgeschäfte, denn diese Norm enthält wohl die „erkennbare Wertung des Gesetzgebers, dass bei einer Haltedauer von mehr als zehn Jahren die Veräußerung von Grundstücken nach einer Haltedauer von über zehn Jahren – jedenfalls im Grundsatz – privater Natur ist“.
  6. Gewerblicher Grundstückshandel ist gegeben, wenn bereits bei Aufnahme der betreffenden Tätigkeit festgestanden hat, dass sich das erwartete positive Gesamtergebnis nur unter Einbeziehung des Erlöses aus dem Verkauf des vermieteten Grundstücks erzielen lässt.
  7. Vorsicht bei Objekten, die vor der Veräußerung in nicht unerheblichem Maße modernisiert wurden, und wenn hierdurch ein Wirtschaftsgut anderer Marktgängigkeit entstanden ist. In diesen Fällen beginnt die Fünfjahresfrist mit Abschluss der Sanierungsarbeiten. Das Objekt gilt erst dann als zu diesem Zeitpunkt angeschafft.
  8. Auch können bereits zwei Objekte zur Gewerblichkeit führen, wenn das Geschäftskonzept darin besteht, Grundstücke zu erwerben, zwischenzeitlich zu vermieten und anschließend wieder zu verkaufen. Ein Indiz hierfür kann eine nur kurzfristige Finanzierung sein.
  9. Ihre Tätigkeit entspricht nach ihrem wirtschaftlichen Kern der Tätigkeit eines Bauträgers? Gewerblicher Grundstückshandel!
  10. Ein Überschreiten der „Dreiobjektgrenze“ kann hingegen unschädlich sein, wenn eine vom Veräußerer selbst vorgenommene langfristige – über fünf Jahre hinausgehende – Vermietung eines Wohnobjekts erfolgt.
Fazit: Eine Steuerpflicht kann sehr schnell zu bejahen sein. Jeder Fall kann anders gelagert sein und zu einer abweichenden Beurteilung führen. Deshalb: Fragen Sie uns bitte vorher. Wurden zu viele Objekte veräußert, lässt sich das, wenn überhaupt, nur schwer wieder retten, denn dann liegt die Beweislast, dass kein gewerblicher Grundstückshandel vorliegt, bei Ihnen.

Bargeld oder nicht – das Für und Wider

Portemonnaie

Die Anforderungen der Finanzverwaltung bei bargeldintensiven Betrieben wurden schon seit einiger Zeit verschärft. Zuletzt hatten wir berichtet, dass die Kassen aufgerüstet werden müssen mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung. Die Frist hierzu per 30.09.2020 wurde durch Probleme bei der Umsetzung bei den Kassenherstellern verlängert auf den 31.03.2021.

Zudem hatten wir auch berichtet, dass gerade für Bargeldgeschäfte betroffene Unternehmen eine Verfahrensdokumentation (VD) bereithalten müssen. Hier sind die einzelnen Länder unterschiedlich weit in der Anforderung dieser VD bei Betriebsprüfungen.

Der Bargeldverkehr ist in den Augen der Finanzverwaltung anfällig für eine Steuerhinterziehung. Deshalb besteht dann die Gefahr, dass ehrliche mit den unehrlichen Steuerbürgern vermengt werden, da selbst bei den kleinsten Unstimmigkeiten hohe Unsicherheitszuschläge erfolgen. Was wäre also, wenn es das Bargeld zukünftig nicht mehr geben würde? Ist das überhaupt ein denkbares Szenario? Wäre das aus Unternehmersicht sogar wünschenswert? Wir haben hier mal recherchiert.


Denkbar ist es durchaus. Das wollen uns die Schweden jedenfalls gerade vormachen. Sie planen die Einführung der digitalen E-Krone. Auch bei uns wird inzwischen sogar beim Bäcker sehr oft die EC-Karte gezückt . Findet hier ein Umdenken statt? Welche Interessengruppen gibt es dazu, und was ist deren Meinung? Hier ein kleiner Überblick:

Für die Abschaffung sind:
• der Staat, da er so Kriminalität (Bekämpfung des Waffen- und Drogenhandels, illegale Prostitution …) und Steuerhinterziehung wesentlich einfacher bekämpfen kann
• die Banken wegen der Kosten, die mit der Produktion, Verteilung und Aufbewahrung zusammenhängen (letztendlich zahlt diese aber der Verbraucher mit)
• manche Unternehmer, da dann die Angestellten nicht in die Kasse greifen könnten

Gegen die Abschaffung spricht:
• beim Thema Kriminalitätsbekämpfung: Die Verbrechen verlagern sich auf die lukrativere Cyberkriminalität. Der herkömmliche Bankraub ist am Aussterben.
• beim Sparverhalten: Beim Pleitegehen von Banken wären unter Umständen alle Spareinlagen weg. Das Geld unter dem Kopfkissen oder in der Schublade zu Hause wäre in diesem Fall noch da, vorausgesetzt der Einbrecher hat es nicht. Das Vertrauen der Sparer in die Banken und den digitalen Zahlungsverkehr ist in vielen Köpfen nicht vorhanden.
• beim Thema Steuerhinterziehung: Durch die verschärften Anforderungen und Sorgfaltspflichten kann sich der steuerehrliche Bürger, wenn er diese beachtet, abgrenzen und Zuschätzungen vermeiden.
• Und beim Datenschutz? Jeder Kauf, den wir tätigen, wäre automatisch in mindestens einer Datenbank gespeichert. Wollen wir das? Verlieren wir hier nicht noch ein Stück Freiheit?

Fazit:
Unserer Meinung nach wird es das Bargeld in Deutschland die nächsten Jahre weiterhin geben. Allerdings hat Corona gezeigt, dass es jeder Unternehmer selbst in der Hand hat, ob er seine Waren nur noch bargeldlos anbieten möchte oder nicht.

Fakt ist, dass der digitale Zahlungsverkehr stark zunimmt. Bargeldintensive Betriebe, die gewissenhaft mit der Thematik umgehen, werden steuerlich auch wenige Probleme bei Betriebsprüfungen bekommen.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Homeoffice, Videokonferenz, Chat… In den letzten Monaten haben viele Digitalisierung „einfach mal gemacht“.

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich möglicherweise schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet. Schließlich hatten Sie gerade im März und April wirklich andere Sorgen.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise, und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es drei Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten, Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal, ob direkt in der PDF z. B. auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in Ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co. auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der Nächste sein.

Stufe 1: einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und z. B. für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber z. B. bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. Sie ersetzt allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflow-Gestaltung enthalten – Sie können festlegen, wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloud-Lösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Es ist keine Installation und Wartung zusätzlicher Software nötig.

Anbieter – Beispiele (natürlich ohne Vollständigkeitsgarantie):

  • FP Sign (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia-Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Sie interessant, wenn Sie ohnehin Adobe-Kunde sind.

Meist ist es kein Problem, eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.

Förderprogramm für Ausbildungsbetriebe ab 1. August 2020

Lesender Kaktus

Die berufliche Zukunft sichern

In den letzten Monaten und Wochen war es für viele Betriebe sehr schwer, die meist jungen Menschen als Fachkräfte von morgen durchgehend auszubilden. Betriebsstilllegungen, Ausgliederung der Arbeit ins Homeoffice oder Quarantäne führten oftmals dazu, dass die Ausbildung nicht in der erforderlichen Weise durchgeführt werden konnte oder sogar abgebrochen werden musste.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat wieder einmal festgestellt, dass eine gute Ausbildung die Grundlage für die berufliche Zukunft junger Menschen und die Fachkräftesicherung in Deutschland ist. Mit Wirkung ab 1. August 2020 ist daher kurzfristig ein Förderprogramm entstanden. Dieses richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Als KMU gelten Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten.

Die Ziele sind:
• Ausbildungsplätze erhalten
• zusätzliche Ausbildungsplätze schaffen
• Kurzarbeit für Auszubildende vermeiden
• Übernahme bei Insolvenzen fördern

Zur Erreichung der Ziele gibt es für die Unternehmen Prämien oder Zuschüsse.

Die Förderung erhalten KMU, die
• in staatlich anerkannten Ausbildungsberufen,
• in Ausbildungsberufen nach dem Pflegeberufe-, Krankenpflege-und/oder Altenpflegegesetz oder
• in den praxisintegrierten Ausbildungen im Gesundheits- und Sozialwesen, die bundes- und landesrechtlich geregelt sind,
ausbilden.

Unternehmen können nur eine Prämie pro Ausbildungsvertrag erhalten. Sie können die Förderungen aus diesem neuen Bundesprogramm nicht mit Förderung auf anderen rechtlichen Grundlagen oder nach anderen Programmen des Bundes oder der Länder kombinieren, die die gleiche Zielrichtung oder den gleichen Inhalt haben.

Die Anträge sind bei der zuständigen Agentur für Arbeit zu stellen. Zusätzlich zum Antrag benötigen Sie eine Bescheinigung der zuständigen Stellen für den Ausbildungsberuf. Dies sind meist die Berufskammern wie etwa Industrie- und Handelskammern oder die Handwerkskammern.

Höhe der Prämien
Die Höhe der Förderung bewegt sich je nach Fördergrund zwischen 1.500 und 3.000 € pro Auszubildenden. Die Unterstützung ist befristet bis zum 30. Juni 2021. Überbetriebliche Berufsbildungsstätten oder andere etablierte Ausbildungsdienstleister erhalten bis zu 8.000 €.
Weitere Details hierzu können Sie bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit oder Ihrem Steuerberater abrufen.

Erfolgreich Planen – von den Zielen bis zur Umsetzung

Zeichnung Glühbirne

Haben Sie sich mal überlegt, wieso alle größeren Unternehmen eine Planung und ein Controlling haben? Ist es, weil die nicht wissen, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen sollen, oder hat es einen tieferen Grund? Fragen wir unsere kleineren Mandanten, so heißt es oft: „Das habe ich im Kopf“ oder „Mein Bankkonto ist meine Planung“. Aber sollten wir uns denn nicht, gerade in den Zeiten, in denen es durch Herabsetzungen, Stundungen und Umsatzausfälle komplexer wird, nicht diese großen Unternehmen als Vorbild nehmen? Irgendwann ist die Grenze dessen erreicht, was man im Kopf planen kann. Weitere Notwendigkeiten einer Planung sind:

  • Eine schriftliche Planung schafft Sicherheit, vor allem dann, wenn Szenarien aufgezeigt werden.
  • Eine schriftliche Planung weist manchmal auch schon auf Handlungsoptionen hin.
  • Eine schriftliche Planung kann mit den tatsächlichen Ist-Zahlen verglichen werden.
  • Eine schriftliche Planung schafft Gewissheit bei der Frage nach der Unternehmensfortführung.
  • Eine schriftliche Planung will die Bank, wenn es um Kreditvergaben geht.
  • Oder denken Sie an eine Unternehmensveräußerung: Eine schriftliche Planung ist Grundlage für eine Unternehmensbewertung. 

Wir könnten noch weitermachen, aber belassen wir es bei diesen Beispielen.

Bei einer schriftlichen Planung setzen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander. Sie überlegen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll, welche Umsatzsparten Sie bereits haben oder haben wollen. Sie definieren Ziele. Sie beschäftigen sich mit Ihrer Work-Life-balance. Sie arbeiten einfach gesagt AN Ihrem Unternehmen und AN Ihrem Leben. Denn Ihr Unternehmen ist unbestritten einer Ihrer wichtigen Lebensinhalte.

Doch was ist eine Planung? Wie viele Jahre müssen geplant werden? Reicht es aus, auf Jahresbasis zu planen, oder muss auf Monatsbasis geplant werden? Wie genau muss eine Planung sein? Was ist, wenn es nachher nicht so kommt?

Wenn Sie „Planung“ googeln, dann finden Sie oft folgende Definition:

„Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns durch Abwägen verschiedener Handlungsalternativen und Entscheidungen für den günstigsten Weg.“

Diese Definition erinnert mich sehr an eine Wanderkarte. Auch dort schaue ich mir an, welchen Weg ich nehme, um mein Ziel zu erreichen. Welche Wegbegleiter habe ich, an die ich die Wegstrecke anpassen muss, welche Ausweichwege, oder auch mal: Welche Abkürzungen gibt es?

Schauen wir uns nun konkret eine Planung an. Je nach Anlass umfasst die Planung mehrere Jahre, wie bei einer Unternehmensbewertung, oder nur einen kurzen Zeitraum, wie zum Beispiel in der aktuellen Corona-Krise bei der Frage: „Wenn morgen nochmals die Umsätze auf null zurückgingen, wie lange würde mein Unternehmen überleben?“ Wollen Sie es ausrechnen? Dann los! Sie planen die anfallenden Kosten und rechnen diese auf einen Durchschnitt runter. Ermitteln Sie dann den verfügbaren Betrag aus allen Bankkonten und Kreditlinien. Im letzten Schritt teilen Sie den verfügbaren Betrag durch die monatlichen Durchschnittskosten. Jetzt sind Sie bei der finanziellen Reichweite angelangt, also der Anzahl von Monaten, die Ihr Unternehmen ohne Hilfe und ohne Umsatz überleben könnte.

Es gibt viele Menschen, die sind Perfektionisten. An sich eine hervorragende Eigenschaft. Bei der Planung wird man sich hier jedoch verirren. Das wissen die Perfektionisten, und deshalb fangen sie oft erst gar nicht mit einer Planung an. Lieber Leser, wenn Sie auch so ein Perfektionist sind, dann ist das grundsätzlich klasse. Aber bitte: Planen Sie trotzdem! Keine einzige Planung wird genauso umgesetzt. Es ist Aufgabe des Controllings, Planungsabweichungen festzustellen, zu analysieren, gegenzusteuern und vielleicht einen neuen Plan aufstellen. Der erste Schritt aber ist immer die erste Planung.

Die Art einer Planung hängt ebenso wie die Planungstiefe und die Anzahl der Jahre von dem Sinn und Zweck der Planung ab. Manchmal ist nur eine Ertragsplanung notwendig. Nämlich dann, wenn Sie nur einen Soll-Ist-Vergleich haben möchten, oder wie im obigen Beispiel, die finanzielle Reichweite ausrechnen wollen. In den meisten Fällen wird jedoch eine integrierte Ertrags- und Liquiditätsplanung erforderlich sein. Insbesondere dann, wenn mit der Bank der Kreditbedarf besprochen werden soll. Denn hier ist gefragt, wie viel Liquidität das Unternehmen benötigt. Dazu muss man jedoch zuerst eine Ertragsplanung erstellen, aus der sich unmittelbar die Liquiditätsplanung ableitet. Das liest sich so, als ob dies ein Kinderspiel wäre. Tatsächlich gibt es hierbei einige Stellmöglichkeiten, die bedacht und besprochen sein wollen.

Die Perfektionisten werden jetzt wahrscheinlich schnell weiterblättern, denn das scheint zu viel Zeit zu beanspruchen. Ja, man kann sich in einer Planung verlieren. Und nein: Als Kanzlei sind wir an Ihrer Seite und planen mit Ihnen. Um im Beispiel der Wanderkarte zu bleiben: Die Planung wird den Maßstab haben, den Sie benötigen, um den Weg für Ihr Unternehmen klar zu erkennen. Denn Sie als Chef müssen wissen, wohin es gehen soll. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen dabei!

Was macht eigentlich ein…?

Monitor

Mitarbeiter Rechnungswesen

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in lockerer Folge einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer*

Ich bin Nicole Sommer, 32 Jahre alt, verheiratet, zwei Kinder (4 und 6) und arbeite seit vier Jahren in der Kanzlei und mache Buchführung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse für 30 Mandanten.

Ich habe die Ausbildung zur Steuerfachassistentin gleich nach dem Fachabitur gemacht. Für den Beruf habe ich mich entschieden, weil ich schon als Kind beim Treppensteigen immer die Stufen mitgezählt habe und meine Mutter meinte: „Nicki, du machst mal was mit Zahlen, das liegt dir.“ Na ja, das war vielleicht nicht der einzige Grund. Bei einem zweiwöchigen Schulpraktikum habe ich gesehen, dass es um viel mehr geht als um Zahlen. Der persönliche Umgang mit Mandanten, die Möglichkeit, anderen lästige Aufgaben abzunehmen und die Kombination Beruf und Familie in Einklang zu bringen, haben den Ausschlag gegeben.

Mein Arbeitstag beginnt um 8.30 Uhr, da sind die Kinder in der Kita und Schule untergebracht. Mein Mann ist Lehrer und kümmert sich ab mittags um die Kleinen. Ein Teil meiner Kolleginnen und Kollegen ist schon da, und der Tag beginnt mit herzlichem Hallo und der obligatorischen Tasse Kaffee.

Heute ist die Buchhaltung von Maler Fleck dran, er macht mit seinem Betrieb und seinen neun Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 730.000 €, jeden Monat schreibt er rund 20 Rechnungen an Kunden, hat ein kleines Geschäft mit Barumsätzen, und 200 Rechnungen bzw. Belege sammeln sich pro Monat an.

Zum Glück haben wir einen Großteil unserer Mandanten letztes Jahr auf die digitale Zusammenarbeit umgestellt. So habe ich alle Belege sofort am PC zur Verfügung, und das Programm macht – nach einer Lernphase – durch OCR-Erkennung gleich entsprechende Buchungsvorschläge. Natürlich haben wir bei einigen Mandanten richtig Überzeugungsarbeit leisten müssen, der Pendelordner war eben ein vertrautes und eingespieltes System, das gut funktioniert hat. Maler Fleck war sehr schnell dabei, denn erstens hat er verstanden, dass scannen statt Beleg lochen und in Ordner einsortieren sogar Zeit spart. Dafür werden der Zahlungsverkehr und die Belegsuche durch das digitale System für ihn erheblich erleichtert.

So, jetzt aber weiter mit Buchen, wobei, es sind viel mehr Kontrollaufgaben und fachlicher Qualitätscheck. Erfüllt der Beleg die Anforderungen für den Vorsteuerabzug? Ist eine Maschine angeschafft worden, die als Anlagevermögen zu verbuchen ist? Sind auf dem Beleg ausschließlich betrieblich veranlasste Ausgaben, oder ist etwas privat zu verbuchen? Besonderes Augenmerk ist bei den Anzahlungen erforderlich. Um eine aussagekräftige BWA zu erhalten, sind auch die unfertigen Leistungen gleich monatlich anzupassen. Bei GmbHs haben wir darüber hinaus eine Vielzahl gesellschaftsrechtlicher Punkte zu beachten – zum Beispiel bei Anpassung des Geschäftsführergehalts.

Und wie so oft: In der Bank finde ich Buchungen, für die die Belege fehlen. Ich sammle die Rückfragen und kläre sie dann kurz telefonisch. Die Buchhaltung ist dann soweit fertig, und Umsatzsteuer-Voranmeldung und Auswertungen werden Maler Fleck online im Portal zur Verfügung gestellt.  

Da habe ich mir doch eine kurze Pause verdient, jetzt ist ja auch schon Mittag. Am Vormittag haben einige Mandanten angerufen, die ich jetzt zurückrufe. Frau Lindner fragt, ob sie ihr neues Fahrzeug besser leasen oder kaufen soll. Herr Steurer braucht eine Verdienstbescheinigung. Darum kümmere ich mich jetzt noch schnell.

Den Rest des Tages kümmere ich mich dann um die nächste Buchführung von Maria Lechner. Sie hat ein Geschäft für hochwertige Tiernahrung und betreibt neben ihrem Ladengeschäft einen Online-Shop auf Amazon. Werbung macht sie mit Facebook und Instagram, und ihr eigener Hund hat einen beliebten YouTube-Kanal, mit dem sie als Influencerin über Product Placement zusätzliche Einnahmen hat. Sie kauft in ganz Europa ein, sodass hier in Sachen Umsatzsteuer echtes Expertenwissen gefragt ist. Deshalb habe ich letztes Jahr eine eintägige Fortbildung zum Thema Umsatzsteuer International gemacht.

Und das ist der Grund, warum ich meinen Beruf so mag: die Vielfalt der Branchen und Unternehmercharaktere. Und ständig lerne ich Neues dazu. Ich hoffe, dass mir die Digitalisierung in Zukunft noch mehr Routinetätigkeiten bei der Buchführung abnimmt. Denn dann kann ich mich noch besser um die fachlichen Anliegen meiner Mandanten kümmern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉

Die 10 häufigsten Fehler bei der Finanzplanung

Tankanzeige

Im letzten Beitrag „Liquiditätsplanung macht´s möglich“ haben Sie Tipps erhalten, wie Sie immer ausreichend Unternehmenstreibstoff im Tank haben. Und hier die Hitliste, warum es manchmal nicht klappt.

1. Mit der jährlichen Planung wird zu spät begonnen, und die zeitliche Realisierung wird unterschätzt.

2. Der Umsatz wird positiver angesetzt, als er zu erwarten ist.

3. Diskrepanz zwischen Umsatzentwicklung und Betriebskostensteigerung

4. Überschreitung des Finanzbudgets durch nicht eingeplante zusätzliche Investitionen – fehlende Reserven

5. Öffentliche Finanzierungshilfen werden nicht beantragt bzw. Kombinationsmöglichkeiten nicht ausgeschöpft – Zinsersparnis wird unterschätzt.

6. zu geringe Working-Capital-Finanzierung

7. Verwendung kurzfristiger Kredite (Kontokorrent) für die Finanzierung langfristiger Investitionen – keine Kongruenz

8. Szenarien (Best Case/Worst Case) werden nicht durchgespielt – die frühzeitige Erkennung von Chancen und Risiken entfällt.

9. fehlende Anpassungen der Planung bei Änderungen maßgeblicher Prämissen während des Jahres

10. Die Hausbank verweigert Anschlusskredite zur Ausweitung der Umsatztätigkeit, weil zum Beispiel nicht rechtzeitig mit der Bank verhandelt wurde oder konzeptionelle Unklarheiten bestehen.

Unser Angebot steht: Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!

Liquiditätsplanung – damit Sie immer genug Treibstoff im Unternehmenstank haben

Zapfsäule

Von jetzt an werde ich nur so viel ausgeben, wie ich einnehme – und wenn ich mir dafür Geld borgen muss.

Mark Twain

Wussten Sie, dass ein Großteil aller Insolvenzen von jungen Unternehmen in den kritischen ersten fünf Jahren auf Liquiditätsschwierigkeiten zurückgeht? Der Grund dafür ist meistens, dass die Unternehmer den Kapitalbedarf für Wareneinkäufe und Forderungen zu niedrig einschätzen. Doch auch alteingesessene Unternehmen kann es treffen, wenn sie die Zahlungsfähigkeit nicht im Blick haben.

Mit Liquiditätsplanung immer flüssig bleiben

Eine sorgfältige und fortlaufende Liquiditätsplanung ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer ein absolutes „Muss“. Sie umfasst die nächsten sechs, besser noch zwölf Monate. Anders als bei der Buchführung, in der Sie nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben festhalten, stellen Sie bei der Liquiditätsplanung Ihre geplanten und zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Diese sollten Sie nach den Rubriken (Konten) erfassen, die Sie auch für Ihre Buchführung nutzen (Warenverkäufe, Personalkosten, Bürokosten usw.).

Aus der Differenz der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben ergibt sich der monatliche Überschuss, den Sie zur Verfügung haben, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Womöglich stellt sich auch ein Fehlbetrag heraus, den Sie schnellstmöglich beheben sollten.

Überlegen Sie:

  • Welche fixen Kosten fallen an (z.B. Miete, Personal)?
  • Wann fallen Zinszahlungen und Tilgung für Kredite an?
  • Bis wann müssen Sie Verbindlichkeiten bei Lieferanten beglichen haben?
  • Wann werden Ihre Kunden (voraussichtlich) welche Rechnungen bezahlen?
  • Welchen Umfang hat Ihr Kontokorrentkredit bei Ihrer Bank?
  • Welche weiteren Kreditspielräume stehen Ihnen zur Verfügung?
  • Welche eigenen Reserven können Sie einbringen, wenn das Geld knapp wird?

Die für die Liquiditätsplanung erforderlichen Zahlen finden Sie:

  • auf dem Girokonto (Höhe Ihres möglichen Überziehungskredits bzw. Kontokorrentkredits)
  • bei den offenen Forderungen, also noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Kunden
  • bei den offenen Verbindlichkeiten, also Ihren noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten
  • bei den Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kreditverträgen, Leasingverträgen (Ihre fixen Kosten)

Mögliche Hilfen bei drohender Unterdeckung

  • Kunden kein zu langes Zahlungsziel einräumen
  • Skonto bei schneller Bezahlung anbieten
  • Anzahlungen oder Teilzahlung vereinbaren
  • Kontokorrentkredite bei Ihrem Kreditinstitut nur kurzfristig und nicht für langfristige Investitionen ausnutzen
  • Ausgaben/Zahlungen nach Absprache mit den Lieferanten verschieben
  • „frisches“ Beteiligungskapital besorgen
  • Abtretung der Forderung an Ihr Kreditinstitut oder Factoring
  • massives Eintreiben von Forderungen (z.B. mit Inkassounternehmen)
  • im schlimmsten Fall: Teile des Unternehmensvermögens verkaufen

Liquiditätsreserve

Sorgen Sie dafür, dass Sie jederzeit über eine „eiserne“ Reserve verfügen können. Diese eigenen flüssigen Mittel sind, zusammen mit Ihrer Kreditlinie bei der Bank, Ihre Liquiditätsreserve. Faustregel: Die Liquiditätsreserve muss für drei Monate ausreichen.

Faustregel Liquidität und Kredite

Langfristige Kapitalbindungen (Anlagevermögen, Vorräte, ausstehende Forderungen) sollten Sie über langfristige Finanzierungen (Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital) finanzieren. Kurzfristige Verbindlichkeiten können Sie über den Kontokorrentkredit abdecken. Als Faustformel gilt: Mindestens ein Monatsumsatz ist immer in Forderungen gebunden. Achtung: Mit steigendem Umsatz nimmt auch der Kapitalbedarf für dessen Vorfinanzierung zu.

Gern unterstützen wir Sie bei der Aufstellung Ihres Liquiditätsplans!

Belegausgabepflicht – die neuen Spielregeln beim Bargeldverkehr

Quittungen

Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ hat der Gesetzgeber die Belegausgabepflicht eingeführt.

Ab dem 01.01.2020 muss nun jeder Betrieb, der Bargeld entgegennimmt, einen Kassenbon ausdrucken und diesen seinem Gast/Kunden überreichen. Gleich vorneweg: Was der Kunde damit macht, kann Ihnen dann egal sein. Wenn er ihn liegen lässt, dann werfen Sie ihn weg. Aber die Frage, „Brauchen Sie einen Beleg?“, die werden Sie ab 2020 bitte nicht mehr stellen!

Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Aufzeichnungsgeräte. Offene Ladenkassen sind nicht davon betroffen. Gleichwohl kann ein Kunde aber eine Quittung verlangen, die Sie dann auch ausstellen müssen. Elektronische Aufzeichnungsgeräte sind: elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme, computergestützte Registrierkassen, tabletbasierte Kassensysteme, Softwarelösungen und Kassenwaagen.

Von der Belegausgabepflicht kann abgesehen werden, wenn ein Verkauf an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt. Allerdings muss diese Befreiung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden und eine sachliche und persönliche Härte darstellen. Und nein: Die mit der Belegausgabe­pflicht verbundenen Mehrkosten stellen für sich alleine keine sachliche Härte dar.

Der Kassenbon muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Kassiervorgang ausgegeben werden. Also: Zahlung gegen Beleg. Ab 01.01.2020 sollte somit der automatische Bondruck in der elektronischen Registrierkasse aktiviert sein.

Der Beleg kann in PAPIERFORM oder ELEKTRONISCH zur Verfügung gestellt werden. Zur Erinnerung: „Papierform“, das waren die Zettelchen, die wir vor dem digitalen Zeitalter ausgedruckt haben.

Die jüngere Generation wird den Beleg im digitalen Zeitalter selbstverständlich elektronisch zur Verfügung stellen, durch automatische Übertragung auf das Smartphone des Kunden. Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden/Gastes müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware in einem standardisierten Dateiformat möglich sein. Lehnt der Kunde die elektronische Übermittlung des Beleges ab, dann muss aber wieder ein Zettelchen gedruckt werden.

Wenn Sie digital aufgestellt sind und das elektronisch machen möchten, dann hört der Spaß aber noch nicht auf, denn dann verarbeiten Sie als Betrieb personenbezogene Daten des Kunden. Der Kunde ist hierüber zu informieren, und die übrigen Vorschriften der DSGVO sind zu beachten. Insbesondere ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Also wenn Sie und mindestens 19 Kellner ständig im Einsatz sind.

Bei den Angaben, die der Beleg enthalten muss, wird aus dem Zettelchen dann doch schnell eine Klopapierrolle, denn das muss alles drauf:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum der Belegausstellung
  • Zeitpunkt des Vorgangsbeginns
  • Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Transaktionsnummer
  • Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • Betrag je Zahlungsart
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Damit Sie ab 01.01.2020 gesetzeskonform tätig sind, sollten Sie sich von Ihrem Kassenaufsteller/
-hersteller versichern lassen, dass diese konform ist zu:

  • Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
  • Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)
  • Anwendungserlass zu § 146a AO
  • 2. Kassenrichtlinie vom 26.11.2010
  • GoBD vom 14.11.2014

Was bringt das Ganze, fragen Sie sich? Gehen Sie davon aus, dass unter Ihren Gästen auch eine Person vom Finanzamt sitzt. Wenn Sie diese jetzt fragen „Brauchen Sie einen Beleg?“, dann kommt das nicht gut an. Wieso? Na, dann wird unterstellt, dass Sie nicht erklärte Einnahmen (Volksmund: Schwarzgeldeinnahmen) haben. Sie werden dann sehr schnell Post vom Finanzamt mit einer Prüfungsanordnung bekommen. Gehen Sie davon aus, dass es dann auch Hinzuschätzungen geben wird. Schützen Sie sich also vor solchen Hinzuschätzungen und geben Sie ab Januar 2020 immer einen Beleg mit aus. Ansonsten wird es richtig teuer!

Keine gute Idee ist es, wenn Sie von einer elektronischen Registrierkasse nun zu einer offenen Ladenkasse wechseln. Seien Sie sicher, dass Sie dann im Fokus der Fahnder stehen.

Also besser: Spielregeln beachten, dann gibt’s (hoffentlich) keine Probleme.