Heute schon an übermorgen denken

Vorsorge

Bevor Sie weiterlesen: Lehnen Sie sich ein paar Minuten zurück und projizieren Sie sich in das Jahr, in dem Sie in Rente gehen. Was haben Sie erreicht? Welche Wünsche konnten Sie sich bereits erfüllen, welche haben Sie noch? Welchen Lebensstandard haben Sie? Am besten notieren Sie sich diese Gedanken und lesen dann – und zwar wirklich erst dann – weiter.

Und fragen Sie sich jetzt einmal, wie viel Geld Sie monatlich brauchen, um diese Vorstellung zu verwirklichen, und vor allem, für wie viele Jahre das Geld reichen muss.

Das Thema Zukunftsvorsorge wird gern auf später verschoben, und jede Generation hat ihre „guten Gründe“. Gerade in Niedrigzinszeiten stellt sich grundsätzlich die Frage, ob das Sparen sinnvoll ist. Doch auch ohne Verzinsung lohnt es sich, Rücklagen zu bilden, auf die Sie dann im Alter zugreifen können.

Wer monatlich € 100,- € zurücklegt, hat bis zum 65. Lebensjahr diese Beträge angespart (ohne Zinseffekt):
• 20-Jährige € 54.000
• 30-Jährige € 42.000
• 40-Jährige € 30.000
• 50-Jährige € 18.000

Die aufgezeigten Ansparbeträge können Sie natürlich auch in Immobilien, Wertanlagen oder Aktien und ETF-Fonds investieren, die zusätzliche Zins- und Wertsteigerungseffekte bringen.

Planen Sie Ihre Zukunftsvorsorge aktiv

Die entscheidenden Fragen

• Wie stehe ich heute finanziell da?
• Wie werden sich mein Vermögen und meine Verpflichtungen in den nächsten Jahren entwickeln?
• Wie lange muss ich noch arbeiten, um kürzertreten zu können?
• Wie viel muss ich verdienen, um zumindest all meine Verpflichtungen zu erfüllen?
• Wann sind meine Schulden getilgt?
• Was passiert im Falle von Krankheit, Berufsunfähigkeit oder Tod?
• Kann ich mein Vermögen effektiver arbeiten lassen?

Gern unterstützen wir Sie bei der Entwicklung Ihrer Vorsorgestrategie. Mit den richtigen Fragen durchleuchten wir alle Facetten und verschaffen Ihnen so einen neutralen Überblick über Ihren Bedarf und geben Ihnen Anregungen zur Optimierung des bestehenden oder noch zu erwirtschaftenden Vermögens.

Die Sozialversicherungs freiheit des Geschäftsführers

Freiheit

Damit die Gesellschafterköpfe nicht rauchen

Rauchen im Flugzeug, im Auto mit den Kindern am Rücksitz oder in Gaststätten – früher war das normal. Heute schlagen wir die Hände über dem Kopf zusammen, denn so etwas ist mittlerweile undenkbar. Genauso ist es im Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Was gestern noch ganz selbstverständlich praktiziert wurde, löst heute unverständliches Kopfschütteln aus. Um die aktuell richtige Lösung zu finden, rauchen deshalb gern mal die Köpfe.

Dazu kommt: Als Steuerberater dürfen wir Sie im Bereich der Sozialversicherung nicht beraten, sollen bei der Gehaltsabrechnung aber trotzdem alles richtig machen. In diesem engen Bereich bewegen wir uns dabei zwischen erlaubter und unerlaubter Rechtsberatung.

Nachfolgend wollen wir versuchen, auf diesem schmalen Grat zu balancieren.

Vorab der unproblematische Fall: Wenn Sie eine Ein-Mann-GmbH besitzen und Sie sind dort als Geschäftsführer angestellt, dann sind Sie – Stand heute – sozialversicherungsfrei, da Sie wie ein Einzelunternehmer agieren können.

Sollten Sie aber mehrere Gesellschafter sein, dann gilt dies nur für den Mehrheitsgesellschafter, wenn dieser Geschäftsführer ist. Als angestellter Minderheitsgesellschafter sind Sie grundsätzlich sozialversicherungspflichtig.

Der Unterschied liegt in der Ausgestaltung des Beschäftigungsverhältnisses:

Ein Arbeitnehmer, der in einem fremden Betrieb beschäftigt ist, ist vom Arbeitgeber persönlich abhängig. Das ist dann der Fall, wenn er in den Betrieb eingegliedert ist und bei Zeit, Dauer, Ort und Art der Ausführung den Weisungen des Arbeitgebers unterliegt.

Bei dem Ein-Mann-Gesellschafter-Geschäftsführer ist das im Gegensatz dazu nicht der Fall. Er verfügt über seine Arbeitskraft selbst und kann diese im Wesentlichen frei gestalten.

Maßgebend bei sozialversicherungsrechtlichen Beurteilungen ist immer das Gesamtbild. Dieses bestimmt sich nach den tatsächlichen Verhältnissen. Tatsächliche Verhältnisse sind in diesem Sinne die rechtlich relevanten Umstände, die im Einzelfall eine Zuordnung erlauben. Unter den rechtlich relevanten Umständen sind die vertraglichen Beziehungen zwischen den Beteiligten gemeint, die natürlich so auch tatsächlich vollzogen werden müssen.

Zudem hat die Gesamtbetrachtung immer auch unter Berücksichtigung des GmbHG und der gesellschaftsrechtlichen Regelungen zu erfolgen.

Damit gilt: Gesellschafter-Geschäftsführer sind aufgrund ihrer Kapitalbeteiligung nur dann selbstständig tätig, wenn

a) Sie mindestens 50 % der Kapitalbeteiligung halten oder
b) ihnen bei geringerer Kapitalbeteiligung nach dem Gesellschaftsvertrag (Satzung) eine echte, qualifizierte Sperrminorität eingeräumt ist, welche nicht auf bestimmte Angelegenheiten beschränkt ist, sondern uneingeschränkt die gesamte Unternehmenstätigkeit umfasst. Eine außerhalb der Satzung zustande gekommene Vereinbarung ist nicht zu berücksichtigen.

Ein mitarbeitender Gesellschafter, der nicht zugleich auch Geschäftsführer ist und weniger als 50 % der Anteile besitzt, ist immer ein abhängiger und damit sozialversicherungspflichtiger Beschäftigter.

Möchten Sie also Ihren (Minderheits-)Mitgesellschafter sozialversicherungsfrei anstellen, dann müssen Sie zwei Dinge tun:

1. Sie bestellen ihn zum einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer und
2. Sie räumen ihm im Gesellschaftsvertrag eine umfassende Sperrminorität ein, wonach Beschlüsse seiner Zustimmung bedürfen.

Das machen Sie aber bitte nicht alleine. Bei der Umsetzung dieser zwei Handlungsempfehlungen beauftragen Sie bitte einen Rechtsanwalt, der sich auch im Sozialversicherungsrecht auskennt. Lassen Sie darüber hinaus in jedem Fall eine Statusprüfung vornehmen, um Rechtssicherheit zu erlangen. Zudem ist es sinnvoll, dass der beigezogene Anwalt für Sie die zukünftige Rechtslage überwacht und Sie auf Änderungen hinweist.

Denn wie eingangs erwähnt, ist dieses Rechtsgebiet sehr im Fluss.

Was gestern galt, muss heute nicht mehr richtig sein.

Erbschaftsteuer– künftig doppelt so teuer?

Kinder

Ja und nein – es kommt wie immer auf den Einzelfall an.

Vor der Bundestagswahl haben die Parteien unterschiedliche Vorstellungen zur Entwicklung des Erbschaftsteuerrechts geäußert. So wurde teilweise gefordert, das Aufkommen der Erbschaftsteuer zu verdoppeln. In Anbetracht der Altersentwicklung unserer Bevölkerung wird naturgemäß dieses Steueraufkommen steigen.

Die Ausgaben der öffentlichen Haushalte sind nicht zuletzt durch bekannte Belastungen durch die Corona-Pandemie mit ca. 480 Mrd. Euro zusätzlich belastet. Die Finanzpolitiker wollen das in 20 Jahren mit Mehreinnahmen ausgleichen, ohne Steuererhöhungsbeschlüsse oder gar neue Gesetze.

Die brauchen sie auch nicht.

Bereits mit dem Jahressteuergesetz 2020, das vor knapp einem Jahr beschlossen und im Bundesgesetzblatt im Dezember veröffentlicht wurde, gab es Änderungen zum Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetz.

Folgende Besteuerungsgrundlagen verschlechtern sich für die Erben. Sprechen Sie uns an, um die konkreten Auswirkungen auf Ihre Erbsituation mit uns zu besprechen:

» Sie sind verheiratet und werden Ihrem Partner im Todesfall etwas vererben? Dann prüfen Sie Ihren gesetzlichen Güterstand. Denn die steuerbefreite Vermögensausgleichsforderung des überlebenden Ehegatten oder Lebenspartners wird gekürzt (hierbei handelt es sich um den steuerfreien Vermögensausgleich bei Ehepaaren mit dem gesetzlichen Güterstand der Zugewinngemeinschaft).

» Steuererstattungsansprüche eines Verstorbenen werden unabhängig vom Entstehungszeitpunkt besteuert. Das heißt, dieser Anspruch wird dem Erbe hinzugerechnet, und Sie zahlen darauf Erbschaftsteuer. Kalkulieren Sie das mit ein, wenn Sie das Erbe annehmen.

» Schulden des Verstorbenen und Nachlassverbindlichkeiten dürfen nicht mehr uneingeschränkt vom steuerpflichtigen Erbe abgezogen werden. Die Erbschaftsteuer fällt also höher aus, als Sie denken.

» Die steuerbefreite Vermögensausgleichsforderung des überlebenden Ehegatten oder Lebenspartners wird gekürzt (hierbei handelt es sich um den steuerfreien Vermögensausgleich bei Ehepaaren mit dem gesetzlichen Güterstand der Zugewinngemeinschaft).

» Vom Erblasser herrührende Steuererstattungsansprüche werden unabhängig vom Entstehungszeitpunkt besteuert.

» Nachlassverbindlichkeiten und Erbfallschulden dürfen nicht mehr uneingeschränkt vom steuerpflichtigen Erbe abgezogen werden.

Hierzu gehören z. B. Pflichtteilsansprüche, Vermächtnisse oder Auflagen. Teilweise wird der Abzug eingeschränkt oder ganz ausgeschlossen. Der Abzug von Nachlassverbindlichkeiten ist ausgeschlossen, wenn diese im Zusammenhang stehen mit Nachlassgegenständen, die von der Erbschaftsteuer befreit sind.
Wer z. B. das Familienheim steuerbefreit erbt, darf auch die damit zusammenhängenden
Verbindlichkeiten nicht abziehen.
Bei teilweiser Besteuerung dürfen damit zusammenhängende Verbindlichkeiten
auch mit gleicher Quote nicht abgezogen werden.
Verbindlichkeiten ohne Zusammenhang zu einzelnen Vermögenswerten
hingegen konnten bis zum 28.12.2020 in voller Höhe abgezogen
werden.
Hieraus entstand teilweise ein doppelter Steuervorteil, da solche
Verbindlichkeiten (wie Pflichtteilsansprüche oder der Zugewinnausgleich)
auch auf steuerbefreite Nachlassteile ermittelt wurden.
Ab 29.12.2020 gilt: Sind Nachlassverbindlichkeiten nicht bestimmten
Nachlassteilen zuzuordnen, so sind sie nur noch in dem Verhältnis
abziehbar, in dem der nicht steuerbegünstigte Nachlass zum gesamten
Nachlass steht.
Die oben aufgeführten Veränderungen und Folgen stehen fest. Daran
ist nicht mehr zu rütteln.

ZURÜCK ZUR EINGANGSFRAGE: In bestimmten, falsch geregelten
Fällen ist die Verdopplung schon da!

Die neun Fehler beim Testament, die richtig viel Geld kosten

Mutter mit Baby

Wenn Sie bisher kein Testament gemacht haben, dann sollten Sie jetzt umgehend regeln, wie Sie Ihr Vermögen verteilen wollen. Machen Sie den ersten Schritt.

1. Regeln Sie Ihren Letzten Willen in einem Testament – allein oder mit Expertenhilfe. Kein Testament zu haben ist ein Fehler!

2. Ein weiterer Fehler wäre, das privatschriftliche Testament auf einem Computer zu schreiben. Es muss im Gegensatz zur notariellen Ausfertigung handschriftlich erfolgen vom ersten bis zum letzten Wort. Und es muss persönlich unterschrieben werden.

3. Wählen Sie klare und eindeutige Formulierungen. Das erspart Streitereien.

4. Bedenken Sie die steuerlichen Freibeträge für Ehepartner von 500.000 € und für Kinder von 400.000 €. Im Falle von Schenkungen gelten diese Freibeträge alle zehn Jahre (noch).

5. Ziehen Sie im Zweifelsfall immer einen Steuerberater oder Fachanwalt hinzu.

6. Warten Sie nicht damit. Sollten sich die Verhältnisse ändern, können Sie jederzeit anpassen oder aufheben.

7. Stellen Sie sicher, dass das aktuelle Testament immer auffindbar ist. Experten raten, es beim Nachlassgericht zu hinterlegen.

8. Verheimlichen Sie keine Schulden. Erben müssen auch hierfür geradestehen, wenn die Erbschaft nicht innerhalb von sechs Wochen ausgeschlagen wird.

9. Ein Testament ist nicht in Stein gemeißelt. Es kann immer wieder gute Gründe geben, den Letzten Willen zu überdenken. Das kann ein Familienstreit sein oder auch geänderte (steuerliche) Rahmenbedingungen.

Lotse Mandantenmagazin Winter 2022

Cover Lotse Winter 2022

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Erbschaftsteuer – künftig doppelt so teuer?
  • Die Sozialversicherungsfreiheit des Geschäftsführers
  • Heute schon an übermorgen denken
  • Zinsen auf Steuernachzahlungen bzw. -erstattungen
  • Krisenfrühwarnsystem: Fluch oder Segen?
  • Die neue Grundsteuer
  • Manana-Kompetenz

Zum Download oder direkt hier lesen

FAQ: Unternehmer Fragen – Wir Antworten

Digitaler Beleg

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Frage: Gibt es etwas gegen die ewige Suche nach dem digitalen Beleg?

Die Suche nach den Belegen ist in digitalen Zeiten häufig gefühlt aufwendiger als in Papierzeiten.

Insbesondere die Rechnungen, für die Sie einfach einen Downloadlink zur Rechnung auf irgendeinem Portal bekommen, kosten Zeit: einloggen (vorher Log-in-daten suchen ;-), Rechnung downloaden, ablegen, dann beim Steuerberater wieder hochladen …
Bestes Beispiel: Amazon-Rechnungen.

Antwort: Ja, da gibt es Lösungen.

Unser Tipp: Es gibt Softwarelösungen, die Sie einmal mit Ihren Zugangsdaten zu den Rechnungsportalen „füttern“. Danach ziehen sich diese Lösungen automatisch jede neu für Sie zur Verfügung gestellte Rechnung herunter und stellen sie für Sie – und tatsächlich meist auch sofort für Ihren Steuerberater – bereit.

Die zwei bekanntesten Lösungen sind:

Sprechen Sie uns an, mit welchem System wir als Ihr Steuerberater
gut zusammenarbeiten.

Ausgebrannt? So Schützen Sie sich vor Burn-Out

Burn-Out

Die letzten Monate haben viele an die Grenzen ihrer Belastbarkeit gebracht. Dauerstress, Erschöpfung bis hin zum Burn-out sind die Folgen.

Umso wichtiger ist es, dass Sie auf sich selbst achten, Überlastung vermeiden, sich den Zwängen von außen konstruktiv entgegenstellen und lernen, für genügend Ausgleich zu sorgen.

Folgende neun Tipps können Ihnen helfen, im Alltag besser zur Ruhe zu kommen und sie zu bewahren:

1. Bleiben Sie in Bewegung
Die moderne Dienstleistungsgesellschaft bringt für Menschen unnatürliche Verhältnisse mit sich. Sitzende Tätigkeiten brauchen ein Gegengewicht. Für den Anfang reichen pro Woche zwei- bis dreimal eine halbe Stunde Bewegung. Ob Sie lieber Fahrrad fahren, walken, joggen oder spazieren gehen, ist Ihnen überlassen. Außerdem können Sie tägliche Wege zu Fuß gehen oder mit dem Fahrrad fahren oder einfach ab und zu auf das Auto oder öffentliche Verkehrsmittel verzichten.

Damit Sie dranbleiben: Machen Sie einen Bewegungs-„Termin“ mit sich selbst.

2. Kleine Rückzugsinseln schaffen
Schenken Sie sich 15 bis 30 Minuten, um sich zu entspannen. Ihre Lieblingsmusik hören, einen Sonnenuntergang beobachten, ein Getränk in der Sonne genießen oder ein kleines Schläfchen einlegen, das sind Möglichkeiten, die sich leicht umsetzen lassen.

Auch wenn Sie sich einfach „nur“ fünf Minuten täglich schenken und sich Ihren letzten Urlaubsort am Strand oder in den Bergen vorstellen, hilft Ihnen das abzuschalten. Wer schon geübter ist und Spaß daran hat, kann sich natürlich auch mit einer Meditation in die Entspannung „träumen“. Optimal ist es, schon morgens mit einer Morgenmeditation zu beginnen und so den neuen Tag zu begrüßen.

3. Schlafen wirkt Wunder
Wer tagsüber belastbar sein möchte, braucht genügend Schlaf. Gönnen Sie sich nachts eine halbe bis ganze Stunde mehr Schlaf, als Sie sonst in Ihrem Tagesablauf einplanen. Selbst wenn Sie der Meinung sind, nicht mehr zu brauchen, probieren Sie es für einige Wochen aus, damit der Körper seinen Schlafrhythmus umstellen kann.

Wer tagsüber die Möglichkeit hat, kann sich ein „Powernapping“ gönnen. Etwa 15 Minuten Entspannung auf dem Sofa oder auf einem bequemen Stuhl helfen dem Körper, zwischendrin „Luft zu holen“ und neue Kraft zu schöpfen.

Verzichten Sie vor dem Nachtschlaf auf Actionfilme und Krimis und wählen stattdessen leichte Lektüre. Wenn es das Wetter erlaubt, können Sie einen kleinen Abendspaziergang vor dem Zubettgehen machen. Alkohol und schweres Essen am Abend verschlechtern eher die Schlafqualität.

4. Bewusste Ernährung
Selbst wenn Sie kein Müsli- oder Rohkostfan sind, lässt sich die Ernährung bewusster gestalten. Nehmen Sie sich Zeit zum Essen, setzen Sie sich dazu bewusst an den Tisch und verzichten Sie stattdessen auf „Snacks unterwegs“. Denn es gibt nicht Schlechteres für Ihren Magen als „Essen unterwegs“. Ihr Magen wird es Ihnen danken.

5. Dem Partner gemeinsame Zeit schenken
Wenn Sie das Gefühl haben, mit dem Partner selbst am Wochenende oder abends nie gemeinsame Zeiten mit „Genussfaktor“ zu verbringen, verabreden Sie einen Termin zu zweit. Am besten ist ein fester Abend in der Woche oder am Wochenende, den Sie dem Partner widmen.

Rituale in den Alltag einzubauen, helfen Ihnen, sich besser zu entspannen. Egal, ob gemeinsam zu kochen und im Anschluss das Essen zu genießen, Sport, ein Ausflug oder ein Spaziergang. Genauso wie Sie einen Termin mit sich selbst (siehe Tipp 1) machen können, gilt das natürlich auch für Ihren Partner und Ihre Familie. Sie werden es Ihnen danken.

6. Ein Tag pro Woche ohne Arbeit
Auch wenn der Terminkalender voll ist oder die Familie und Freunde sich beschweren, dass man sich zu wenig sieht: Sorgen Sie dafür, dass ein Tag in der Woche frei von Arbeit, Computer, größeren Putzaktionen und Verpflichtungen ist. Der Effekt ist spürbar, weil sich Ihr Energieniveau für einen Tag senkt und die Erholung eintreten kann.

7. Ständige Erreichbarkeiten mindern
Ob Telefon, E-Mail oder Social Media, die Erreichbarkeit über die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle empfinden viele Menschen längst als Überforderung. Gönnen Sie sich, wo beruflich und privat möglich, handyfreie Zeiten oder lassen Sie am Wochenende bewusst den PC für einen Tag aus. Schalten Sie nachts am besten Ihr Telefon aus.

8. Tipps für den Arbeitsalltag im Büro
Wenn Sie spüren, dass Sie überlastet sind, nehmen Sie sich Ihren Terminkalender vor. Legen Sie bewusste Mittagspausen, planen Sie Zeiten für das Tagesgeschäft ein und bestimmen Sie „Postzeiten“ für Ihre Korrespondenz und E-Mails.

Falls Sie Abendtermine haben, halten Sie sich pro Woche einen bis zwei Abende für sich beziehungsweise Ihren Partner privat frei. Reduzieren Sie gegebenenfalls ehrenamtliche Verpflichtungen für eine Weile oder lösen Sie sich von bestimmten Ämtern.

Bei Tagungen oder Geschäftsterminen nutzen Sie die Pausen für sich, anstatt sie den E-Mails oder dem Handy zu widmen. Die Pausen sind wirklich Pausen!

9. Spaß haben
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Leben zu wenig Freude in sich birgt, treffen Sie sich mit Menschen, bei denen Sie sich wohlfühlen. Genießen Sie ungeniert spaßige Gespräche ohne tiefergehenden Sinn. Oder gehen Sie an Orte wie zum Improvisationstheater, schauen Sie sich einen lustigen Kinofilm an oder besuchen Sie ein Kabarett, um frei und viel zu lachen. Denn Lachen baut Stress ab, stärkt Ihr
Immunsystem und stabilisiert den Blutdruck.

Und das Wichtigste zum Schluss: Lernen Sie auch, NEIN zu sagen und nicht Dinge zu tun, die Sie selbst belasten, nur um anderen einen Gefallen zu tun. Verbringen Sie Ihre Zeit mit Dingen, die Ihnen Spaß machen, und mit Menschen, die Ihnen guttun.

Nachhaltig Wirtschaften – Ein sinnvoller Trend

Solar

Wenn es nach der EU geht, sollen ab 01.01.2023 alle großen Kapitalgesellschaften zusätzlich zu den finanziellen Kennzahlen auch Nachhaltigkeitsaspekte in einem ausführlichen Bericht veröffentlichen.

Die Verpflichtung trifft bundesweit zwar „nur“ rund 15.000 Unternehmen, doch ist es für jedes Unternehmen heutzutage sinnvoll, sich selbst Rechenschaft darüber abzulegen, wie umweltfreundlich es wirtschaftet.

Wie schaut Ihr ökologischer Fußabdruck aus?

Dazu gibt es verschiedene Angebote, um den sogenannten Corporate Carbon Footprint, den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens, zu ermitteln, wie beispielsweise von www.klimaktiv.de, das vom BMU (Bundesministerium für Umwelt) unterstützt wird, www.dfge.de oder www.firstclimate.com.

Handlungsfelder

Der „Corporate Carbon Footprint“ erfasst dabei alle Emissionen, die durch die Tätigkeit eines Unternehmens innerhalb eines Jahres erzeugt werden, und wird in drei Handlungsfelder, sogenannte Scopes, unterteilt:

Ermitteln Sie im ersten Schritt die Ist-Werte, um dann nach Einsparmöglichkeiten Ausschau zu halten, z.B.:

Fuhrpark: Lohnt sich ein Umstieg auf hybride oder Elektrofahrzeuge?
Maschinen: Wie kann die Energieeffizienz gesteigert werden?
Licht: Können wir das Licht komplett auf LED umstellen?
Strom: Stecker raus am Abend statt „nur“ Computer aus.
Papier: Hinterfragen Sie, ob und wo Papier überhaupt noch benötigt wird.*

Kundinnen und Kunden ebenso wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter legen bei der Auswahl des passenden Unternehmens zunehmend Wert auf Nachhaltigkeit. Positionieren Sie sich hier als umweltbewusster Betrieb und tun Sie sich und der Umwelt etwas Gutes.

*Übrigens: Im Rechnungswesen können Sie Ihren Papierbedarf durch die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und uns auf nahezu null reduzieren. Gern zeigen wir Ihnen, wie das geht.

Sie können auch Ihren persönlichen CO2-Fußabdruck mit einem Schnell-Check ermitteln: https://klimaktiv.co2-rechner.de
Das sensibilisiert für die einzelnen Themen und zeigt, wo und wie jeder bei sich zu mehr Klimaschutz beitragen kann.

Die Handwerkerrechnung – teure Fehler vermeiden

Werkzeuge

Im letzten Blogbeitrag „Tipps für eine BP-konforme Rechnung“ gab es allgemeine Tipps zur Rechnungserstellung.

Jetzt gibt es weitere Tipps speziell für Handwerker:

1. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Privatkunden müssen Handwerkerrechnungen zwei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Auf diese Aufbewahrungspflicht müssen Sie Ihre Kunden hinweisen.

2. Angaben für Steuerbonus

Privatkunden haben die Möglichkeit, Handwerkerleistungen bei der Steuererklärung anzusetzen. Abzugsfähig sind jedoch nur Arbeitskosten, Anfahrtskosten sowie die dazugehörige Umsatzsteuer. Wird hier ein Pauschalbetrag berechnet, kann die Rechnung nicht berücksichtigt
werden. Aus diesem Grund freuen sich Ihre Kunden, wenn bereits in der Rechnung eine Trennung erfolgt. Ansonsten wird Ihr Kunde sicher die Korrektur der Rechnung einfordern. Weiter ist die Überweisung des Rechnungsbetrags für die Abzugsfähigkeit zwingend.

3. Abrechnungsparameter klar kommunizieren

Für Ärger mit Kunden sorgen Fehler bzw. fehlende Absprachen z.B. in Bezug auf Stundensätze und Zusatzleistungen. Arbeitsstunden dürfen von Handwerkern nicht auf eine halbe oder volle Stunde aufgerundet werden. Zulässig seien nur geringfügige Aufrundungen.
Die Stundensätze können Sie mit Kunden frei vereinbaren. Sollten Sie jedoch ohne schriftliche Vereinbarung tätig werden, sollten Sie nicht mehr als den ortsüblichen Stundensatz für eine Leistung abrechnen.
Anfahrtskosten können Sie in Rechnung stellen, wenn Sie den Kunden vor Auftragserteilung darüber informiert haben.

4. korrekter Abzug von Abschlagszahlungen

Grundsätzlich gibt es zwei Methoden, wie Abschlagsrechnungen bei der Schlussrechnung gegengerechnet werden: die Netto- und die Bruttomethode.
Bei der Nettomethode werden vom Netto-Rechnungsendbetrag die Netto-Abschlagsbeträge abgezogen. Auf dem verbleibenden Betrag wird die Umsatzsteuer gerechnet.

Beispiel Nettomethode:
Rechnungsendbetrag netto 100.000
Abschlagsrechnung netto      50.000
Restbetrag netto                      50.000
MwSt. 19 %                                  9.500
brutto                                         59.500

Wird die Bruttomethode angewendet, so wird auf dem kompletten Rechnungsbetrag die Umsatzsteuer gerechnet. Die Abschlagszahlungen werden brutto hiervon abgezogen. Dabei müssen Sie in der Rechnung für jede Abschlagsrechnung zusätzlich den Netto- und
Umsatzsteuerbetrag ausweisen.

Beispiel Bruttomethode:

Rechnungsendbetrag netto                                         100.000
MwSt. 19%                                                                     19.000
Rechnungsendbetrag brutto                                        119.000
Abschlagsrechnung                  50.000,00 9.500,00 59.500
Restbetrag brutto                                                          59.500

Eine besondere Herausforderung stellt die Schlussrechnung mit Abzug von Abschlagsrechnungen dar, wenn diese unterschiedliche Steuersätze beinhaltet.

Bei der Rechnungsstellung müssen Sie Folgendes beachten:
• Die gesamte Leistung wird mit dem Steuersatz endgerechnet, der zum Leistungszeitpunkt gültig ist. Das heißt, bei Leistungserbringung zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 werden 16 % Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, ansonsten 19 %.
• Die Abschlagsrechnungen werden mit dem ursprünglich in Rechnung gestellten Umsatzsteuersatz abgezogen.

Achtung: Werden bei der Schlussrechnung und in den Abschlagsrechnungen unterschiedliche Steuersätze ausgewiesen, müssen Sie aufpassen. In diesem Fall kann nur die Bruttomethode angewandt werden, da der in den Abschlagsrechnungen abweichend verwendete Steuersatz mit der Schlussrechnung korrigiert wird.

Tipps für eine BP-Konforme Rechnung

Taste Einkaufswagen

Nach getaner Arbeit erfolgt die Rechnungsstellung an den Kunden. Unterlaufen Ihnen hierbei Fehler, so kann es zu Reklamationen, verspäteten Zahlungseingängen und Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen kommen. Beachten Sie folgende drei Tipps, um negative Konsequenzen zu vermeiden – weitere vier Tipps erfahren Sie im nächsten Beitrag:

1. Rechnung GoBD-konform erstellen
Die verwendete Software zur Rechnungsschreibung muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit diese von der Finanzverwaltung nicht bemängelt werden. So muss gewährleistet werden, dass die Rechnungen nicht mehr veränderbar und mit einer fortlaufenden
Rechnungsnummer versehen sind.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen mit den Office-Programmen Excel oder Word, sind die Voraussetzungen nicht erfüllt. Dies kann im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu enormen Hinzuschätzungen führen.

Unser Tipp:
Stellen Sie Ihre Fakturierung auf professionelle Programme um, wie z.B. Lexoffice oder „Unternehmen online“ von der DATEV. Diese sind auch für kleine Betriebe geeignet und bieten sogar die Möglichkeit, Unterlagen GoBD-konform zu speichern. So können Sie in der Zukunft Ihren Papierverbrauch reduzieren.

2. Pflichtangaben vollständig erfassen
Zu den Pflichtangaben in einer Rechnung gehören gemäß § 14 UstG:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Rechnungsdatum
  • fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  • Leistungszeitpunkt
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
  • Entgeltminderungen
  • Steuersatz und Steuerbetrag
  • Hinweise auf bestehende Steuerbefreiungen und Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UstG

Sind die Angaben nicht vollständig, besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung den Vorsteuerabzug nicht gewährt. Daher ist es für Ihre Kunden wichtig, dass sämtliche Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sind.

Achten Sie auch bei Eingangsrechnungen auf vollständige und korrekte Angaben und fordern Sie bei Fehlern eine korrekte Rechnung an, bevor Sie bezahlen. Andernfalls wird Ihnen das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug verweigern.

3. frühzeitige Rechnungsstellung
Eine Pflichtangabe in den Rechnungen ist der Leistungszeitpunkt. Auf den achten Betriebsprüfer ganz besonders, denn die Umsatzsteuer wird zum Leistungszeitpunkt fällig. Der Leistungszeitpunkt ist der Tag der Abnahme des Werks. Falls es nicht oder verspätet zur Abnahme
kommt, wäre es der Tag der Fertigstellung und Inbetriebnahme. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn nach der Abnahme noch kleinere Mängel beseitigt werden müssen.

ACHTUNG: Seit dem 01.01.2020 sind Sie verpflichtet, die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung zu stellen. Dies gilt, wenn die Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wurde oder der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist.