Der Wareneinsatz – Die „Super-Kennzahl“ für Händler

Kermit Shopping

Egal, ob Apotheker, Gastwirt oder Einzelhändler – die Wareneisatzquote,
gerne auch „Aufschlag“ genannt, ist die zentrale Kennzahl für
Sie, wenn Sie etwas verkaufen.

Die Formel:

Wareneinsatz x 100 / Umsatz = Wareneinsatzquote in % vom Umsatz

Wareneinsatz ist dabei definiert als:

Anfangsbestand + Zugänge – Endbestand
Die korrekte Wareneinsatzquote kann also nur berechnet werden,
wenn Anfangs- und Endbestand erfasst werden. Konkret:

  • Denken Sie darüber nach, ob es sich bei Ihrer Unternehmensgröße lohnt, die Bestände zum Beispiel im Wege einer permanenten Inventur monatlich zu beobachten. Insbesondere jetzt in Zeiten steigender Einstandspreise können Sie dann schneller reagieren und Ihre Verkaufspreise anpassen. Ihre monatliche Auswertung bei uns wird damit auch gegenüber Ihrer Bank noch aussagekräftiger.
  • Als kleinerer Unternehmer scheuen Sie diesen Aufwand? Kalkulieren Sie zumindest einzelne, typische Verkäufe nach.
  • Die Inventur zum Ende Ihres Wirtschaftsjahres ist für Sie eine lästige Pflicht? Ihr Vorteil: Wenn Sie die Inventur schnell machen, haben Sie wertvolle Informationen für Ihre zukünftige Kalkulation. Und wir als Ihre Steuerberater können viel genauer berechnen, was Sie in Ihrer Steuererklärung an endgültigen Zahlungen erwartet.

Wer schaut auf Ihren Aufschlag?

  • Finanzamt – in den sogenannten „Richtsatzsammlungen“ sind die Erfahrungswerte aus vielen Betriebsprüfungen zusammengefasst. Nach Branche und Größe legt die Finanzverwaltung Bandbreiten der Aufschläge fest. Wenn Sie hier „ausscheren“, kann das Anlass für eine Betriebsprüfung sein und damit für schwierige Diskussionen sein. Daher brauchen wir Ihre Wareneinsatzqoute so schnell, wie möglich, um einen Abgleich vorzunehmen und Fehlentwicklungen zu beobachten.
  • Bank – Voraussetzung für die Kreditwürdigkeit ist Ihr wirtschaftlicher Erfolg – Ihre sonstigen Kosten sind oft nur sehr bedingt beeinflussbar – daher ist die Wareneinsatzquote auch für die Bank eine wichtige Kennzahl.

Unser Tipp: Nutzen Sie Branchenvergleiche wie etwa die Branchenübersichten der Banken (Beispiel Volksbanken: https://www.vvrbank.de/wir-fuer-sie/aktuelles-regionales/firmenkunden/branchenbericht-branchen-special.html)

Auch Ihre Berufsverbände wie Innungen oder Verbände sowie Branchenzeitschriften veröffentlichen solche Kennzahlen-Informationen. Geben Sie diese Informationen gern auch an uns weiter – so können wir unsere Aufgabe als Ihr „externer Controller“ besser erfüllen.

Die 5 W rund um die Inventur

Umfang Inventur

Wegen Inventur geschlossen

Dieses Schild liest man häufig am Jahresende, und auch wenn sie nicht gerade zu den beliebtesten Aufgaben gehört, ist die Inventur ein notwendiger und wichtiger Bestandteil der Kaufmannspflichten.

  1. Was ist eine Inventur?

Bei der Inventur handelt es sich um eine lückenlose, mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Bekannt ist insbesondere die körperliche Inventur, eine Art der Inventur, bei der Warenbestände und das Anlagevermögen gezählt bzw. gewogen, gemessen oder geschätzt werden. Das Ergebnis ist das sogenannte Inventar, das neben der Menge auch den Zustand jeder einzelnen Position enthält.

  1. Warum führt man eine Inventur durch?

Zunächst liegt es im eigenen Interesse, festzustellen, ob das Inventar mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt. Treten beispielsweise regelmäßig Abweichungen auf, kann dies ein Indiz für eine unsaubere Bestandsführung oder für Schwund und Diebstahl sein.

Fehlbestände wirken sich weiterhin negativ auf betriebliche Prozesse aus und können beispielsweise zu Produktionsengpässen oder Lieferverzug führen. Daneben hilft die Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen, Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen Unternehmen dabei, ihre finanzielle Situation gut einschätzen zu können. Hierdurch können etwaige Fehlentwicklungen rechtzeitig aufgedeckt werden, weshalb eine Inventur auch als Frühwarnsystem gesehen werden kann.

  1. Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sind nur „Kaufleute“ verpflichtet. Hierzu zählen Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches fallen und eine Bilanz sowie eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufstellen müssen.

Sowohl Freiberufler als auch sämtliche Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen von Gesetzes wegen keine Inventur vornehmen.

  1. Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung einer Inventur besteht zu folgenden Zeitpunkten:

  • Gründung eines Unternehmens
  • Übernahme eines Unternehmens
  • bei Betriebsaufgabe oder Veräußerung eines Unternehmens
  • zum Ende eines jeden Geschäftsjahres

5. Wie wird die Inventur durchgeführt?

  • Die Bewertung von fertigen und unfertigen Erzeugnissen muss anhand der Herstellungskosten erfolgen. Wie die Herstellungskosten und der Fertigstellungsgrad ermittelt wurden, muss aus den Inventurunterlagen hervorgehen.
  • Auch Hilfs- und Betriebsstoffe sind Bestandteil einer Inventur. Gegenstände wie Heizöl, Verpackungsmaterial oder Benzin müssen einzeln erfasst werden, sofern ihr Wert erheblich ist.
  • Haben Sie Kommissionsware erhalten, ist diese nicht im Bestand zu führen, da sie nicht Eigentum Ihres Unternehmens ist. Anders sieht es aus, wenn Sie selbst Kommissionswaren hingegeben haben. Dann sind sie in die Inventur aufzunehmen oder mittels Bestandsnachweis des Kommissionärs nachzuweisen.
  • Auch Waren mit geringem oder keinem Wert sind aufzunehmen. Bei der Bewertung wird ein Abschlag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vorgenommen, oder es wird der Wert „null“ herangezogen.
  • Ist bestellte Ware zu Ihnen unterwegs, so ist sie auch Bestandteil der Inventur. Haben Sie beispielsweise für eine Ware bereits die Rechnung erhalten und verbucht, muss eine Erfassung im Bestand erfolgen, auch wenn die Ware körperlich noch gar nicht eingetroffen ist. Haben Sie eine Ware verkauft, den Erlös erfasst, aber noch keine Zahlung erhalten, darf die Ware bei der Inventur nicht mehr berücksichtigt werden.
  • Das Bestandsverzeichnis muss auch sämtliche beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens enthalten. Hierunter fallen zum Beispiel Fahrzeuge, Maschinen oder die Geschäftsausstattung.

Eine körperliche Bestandsaufnahme ist nicht erforderlich, wenn ein Anlagenverzeichnis mit sämtlichen Zu- und Abgängen geführt wird. Geringwertige Wirtschaftsgüter sollen in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen nicht zum Bestand. Leasinggegenstände sind hingegen Bestandteil des Anlagenverzeichnisses, sofern sie dem Leasingnehmer zuzurechnen sind.

Das Anlagenverzeichnis muss für jeden Gegenstand enthalten:

  • Bezeichnung
  • Bilanzwert zum Bilanzstichtag
  • Anschaffungs- oder Herstellungsdatum
  • Nutzungsdauer
  • jährlicher Abschreibungsbetrag
  • Datum des Zugangs bzw. Abgangs

Forderungen, Verbindlichkeiten und immaterielle Vermögensgegenstände können nicht durch körperliche Bestandsaufnahme (Zählen, Wiegen oder Messen) ermittelt werden. Sie müssen daher einer Buchinventur unterzogen werden. Dies bedeutet, dass ein Nachweis durch geeignete Dokumente erfolgen muss.

Die Umsatzrentabilität – wie viel bleibt vom Brutto?

BWA Umsatzrendite

Ein hoher Umsatz sieht zunächst einmal gut aus in Ihrer monatlichen Auswertung, die wir Ihnen schicken (Betriebswirtschaftliche Auswertung – BWA). Und als erfahrene Unternehmer:innen wissen Sie: Umsatz ist nicht alles.

Entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens und für Ihre private Lebensführung ist, was am Ende des Tages übrig bleibt. Denn an Ihrem Umsatz sind viele andere „beteiligt“. Sie bezahlen daraus Ihre Waren, Ihre Mitarbeiter:innen und alles andere, was Sie benötigen, um Ihr Unternehmen zu betreiben.

Die Differenz – der Gewinn – ist die Grundlage für alle Ihre privaten Ausgaben und auch für die Rücklagen für Investitionen.

Die Umsatzrentabilität misst, wie viele Prozent von Ihrem Umsatz als Gewinn bleiben.

Die Formel:

(Gewinn / Umsatz) × 100 = Umsatzrentabilität

Das Motto ist hier: je höher, desto besser – auf jeden Fall sollten Sie eine positive Umsatzrendite vorweisen können.

Die Kennzahl spielt eine besondere Rolle bei der Kreditvergabe und beim Unternehmensverkauf (auch wenn Sie zum Beispiel einen Partner in Ihr Unternehmen aufnehmen wollen).

Einen allgemeinen Richtwert, wie hoch Ihre Umsatzrentabilität sein sollte, gibt es nicht. Die Höhe ist stark von Ihrer Branche abhängig. So liegen die Renditen in der Baubranche etwas höher (2020 um die 10 %*) als zum Beispiel im Handel (2020 unter 5 %*). Banken, Verbände und Berufsverbände/Innungen veröffentlichen regelmäßig die Durchschnittszahlen, an denen Sie sich orientieren können.

Gerne beraten wir Sie bei der Suche nach Maßnahmen zur Steigerung Ihrer Umsatzrentabilität.

EPP für alle? – Alles was Sie über die Energiepreispauschale wissen müssen

Glühbirne

Wie so oft versteckt sich hinter drei Buchstaben ein bürokratisches Monster – in diesem Fall eines der mittleren Größe. In das Einkommensteuergesetz wurden 10 neue Paragraphen eingefügt und unter folgendem Link hat das Bundesfinanzministerium bereits heute 60! FAQ veröffentlicht: Link zum BFM

Wir informieren Sie daher heute über die wichtigsten Fakten, insbesondere aber über Ihren Entscheidungs- und Handlungsbedarf.

1. Wer bekommt die EPP?

Grundsätzlich sind folgende Personengruppen berechtigt:

  • Arbeitnehmer, die folgende Voraussetzungen erfüllen:
  • die am 1. September 2022 ein aktives Dienstverhältnis haben
  • die ihren Wohnsitz in Deutschland (zumindest ihren gewöhnlichen Aufenthalt, z. B. in einem Hotel) haben
  • Es handelt sich um das erste (Haupt-)Dienstverhältnis, sie haben also Steuerklasse  I – V oder sie sind Minijobber
  • Selbständige und Gewerbetreibende

Jeder erhält die EPP genau einmal.

Ohne „aktives Dienstverhältnis“ gibt es keine EPP, das bedeutet Rentner und Studenten ohne Zusatzjob gehen leer aus. Mitarbeiter:innen, die Lohnersatzleistungen im Rahmen eines aktiven Dienstverhältnisses beziehen, wie z.B. Elterngeld, Kurzarbeitergeld oder Krankengeld haben hingegen einen Anspruch.

2. Ihre Pflichten und Optionen als Arbeitgeber

Grundsätzlich soll die EPP über den Arbeitgeber mit dem Septembergehalt ausgezahlt werden. Damit delegiert der Fiskus (mal wieder) die Prüfung der Berechtigung Ihrer Mitarbeiter:innen an Sie als Arbeitgeber. Sie dürfen die EPP nur auszahlen, wenn alle oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Dann aber müssen Sie in den meisten Fällen aber auch auszahlen. Eine Wahlmöglichkeit gibt es nur, wenn Sie Ihre Lohnsteuer jährlich abgeben. Bei Minijobbern müssen Sie nur dann auszahlen, wenn diese Ihnen bestätigen, dass es sich bei dem Minijob bei Ihnen um das „erste“ Dienstverhältnis handelt.

Unsere Empfehlung: Lassen Sie sich das Vorliegen der Voraussetzungen von Ihren Mitarbeiter:innen schriftlich und mit Unterschrift bestätigen.

3. Zeitpunkt der Auszahlung

Wann Sie die EPP auszahlen, hängt davon ab, in welchem Rhythmus Sie Ihre Lohnsteuer-anmeldung abgeben.

  • Monatliche Lohnsteueranmeldung

Sie zahlen die 300 € mit dem Septembergehalt aus, die Erstattung seitens des Fiskus passiert mit der Lohnsteueranmeldung August, so dass Sie nicht in Vorkasse gehen müssen.

  • Vierteljährliche Lohnsteueranmeldung

Sie können wählen, ob Sie die EPP mit dem September- oder dem Oktobergehalt auszahlen wollen. Die Erstattung erreicht Sie dann mit der Lohnsteueranmeldung für das dritte Quartal. Wenn Sie den Oktober als Auszahlungszeitpunkt wählen, treten Sie auch hier nicht in Vorkasse. Bitte teilen Sie uns Ihre Entscheidung mit.

  • Jährliche Lohnsteueranmeldung

Sie haben die Wahl, ob Sie die EPP überhaupt an Ihre Mitarbeiter auszahlen wollen.

Wenn Sie sich für eine Auszahlung entscheiden, wird die EPP mit dem Septembergehalt ausgezahlt. Die Erstattung erfolgt über die Lohnsteueranmeldung für das Jahr 2022. Sie gehen dann für 3 Monate in Vorkasse.

Bitte teilen Sie uns Ihre Entscheidung mit.

4. Ihre Pflichten und Optionen als Arbeitnehmer

Ihr Arbeitgeber wird Sie gegebenenfalls auffordern das Vorliegen der Voraussetzungen schriftlich zu bestätigen. Sollten Sie dieser Aufforderung nicht nachkommen, wird Ihr Arbeitgeber keine Auszahlung vornehmen. Sie haben dann die Möglichkeit, die EPP in Ihrer Einkommensteuererklärung für das Jahr 2022 selbst zu beantragen.

5. Ihre Situation als Selbständiger oder Gewerbetreibender

Der Antrag auf EPP wird mit Ihrer Einkommensteuererklärung für 2022 bearbeitet. Einige Bundesländer werden berichtigte ESt-Vorauszahlungsbescheide schicken, so dass Sie die EPP bereits vorläufig über eine entsprechende Minderung Ihrer ESt-Vorauszahlung für das III. Quartal erhalten.

Fazit

Die Bürokratiemonster machen uns allen zu schaffen. Ein weiterer Wermutstropfen: die EPP selbst ist steuerpflichtig (allerdings sozialversicherungsfrei). Lediglich Menschen, die ausschließlich als Minijobber arbeiten, bleiben steuerfrei.

Die EPP allein wird die Deutschen Haushalte also nicht entscheidend entlasten.

Schaubild 1 Energiepreispauschale
Schaubild zur Prüfung der Anspruchsvoraussetzung und Auszahlung der Energiepreispauschale
Schaubild 2 Energiepreispauschale
Schaubild Auszahlung nach Anmeldezeitraum

Eintrag ins Transparenzregister

Gedlbörse

Handlungsbedarf für Gesellschaften

Über verschachtelte und undurchsichtige Beteiligungskonstruktionen gelingt es immer wieder Geld aus kriminellen Geschäften zu „waschen“. Mit dem Geldwäschegesetz versucht der Gesetzgeber dem entgegenzuwirken. Es regelt verschiedene Meldepflichten (Sie kennen  vielleicht die Meldepflicht von Barzahlungen jenseits der 10.000 €).

Unter anderem sind Gesellschaften verpflichtet, Daten zu ihren „wirtschaftlich Berechtigten“ im Transparenzregister offen zu legen – zumindest soweit die Beteiligung bzw. das Stimmrecht über 25 % liegen.

Die aktuelle Gesetzesänderung im Juni 2021 bedeutet für viele Unternehmen konkreten Handlungsbedarf.

Hier die wichtigsten Eckdaten:

  1. Welche Gesellschaften müssen melden?
  • Aktiengesellschaften, GmbH, UG, Stiftungen, Genossenschaften usw.
  • OHG, KG, PartG usw. (Ausnahme: GbR, Grundstücksgemeinschaft)
  • Trusts und Treuhänder
  • ausländische Gesellschaften mit Immobilienbesitz in Deutschland
  1. Was muss gemeldet werden?
  • Vor- und Nachname,
  • Geburtsdatum,
  • Wohnort,
  • Wohnland,
  • Staatsangehörigkeit,
  • Typ sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (Beteiligungsquote/ Stimmrechte)
  1. Gibt es Ausnahmen?

Eingetragene Vereine müssen (zumindest noch) nicht zusätzlich zum Vereinsregister melden. Die Daten werden automatisch in das Transparenzregister übernommen.

  1. Wie sehen die Sanktionen aus?

Bei „Leichtfertigkeit“ (z. B. einmalig/ kurzfristig) beträgt das Bußgeld 100.000 €, bei wiederholtem oder bewusstem „Nicht-Melden“ können bis zu 1 Mio € fällig werden.

Außerdem werden die Nicht-Melder beim Transparenzregister öffentlich „an den Pranger“ gestellt.

  1. Wer kann die Daten einsehen?

Jeder darf Einsicht nehmen. Die alte Beschränkung auf das „berechtigtes Interesse“ gibt es nicht mehr.

  1. Wer ist verantwortlich?

Die Geschäftsführung muss die Eintragung vornehmen bzw. einen Steuerberater oder Rechtsanwalt damit beauftragen.

Was Sie jetzt genau tun müssen …

…hängt von Ihrer bisherigen Handlungsweise ab

Hier sind zwei Gruppen zu unterscheiden:

Gruppe 1: Sie haben Ihre Daten bereits beim Transparenzregister gemeldet

Überprüfen Sie bitte die Angaben auf Richtigkeit und Aktualität.

Gruppe 2: Sie haben bisher noch nichts gemeldet.

Bisher galt die sog. „Meldefiktion“. Wenn Ihre Daten also in einem anderen Online-Register wie zum Beispiel dem Handelsregister oder dem Partnerschaftsregister gemeldet und online verfügbar waren, reichte dies aus. Diese Meldefiktion entfällt. Für solche Fälle gibt es jedoch eine Übergangsfrist bis 2022.

Achtung: Stehen Ihre Daten bisher online noch nicht bereit, gilt diese Übergangsfrist nicht!

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie nicht im Handelsregister eingetragen sind.

Ab 1.8. wird das Transparenzregister zum „Vollregister – alle Daten müssen dort (zusätzlich) gemeldet werden.

  1. Wo muss gemeldet werden?

Weitere Informationen, sowie die Möglichkeit zur Registrierung usw. finden Sie auf der Seite

https://www.transparenzregister.de/

Wir hoffen wir haben mit dieser Information etwas Transparenz in die Intransparenz gebracht.

FAQ – Unternehmer fragen – Wir antworten

Belegablage

Immer wieder fragen uns Mandanten nach Organisationstipps rund um Buchhaltung und Co. Die häufigsten Fragen greifen wir hier auf.

Frage: Ich bekomme immer mehr Rechnungen per Mail. Was muss ich beachten?

Antwort: Ausdrucken und gut? Nicht wirklich.
Natürlich könnten Sie die Rechnung ausdrucken – aber warum eigentlich?
Ausdrucken, lochen, abheften – nicht nur ziemlich unmodern, sondern auch aufwendig. Irgendwann muss der Beleg ja auch zum Steuerberater (und zurück). Oder eine andere Abteilung braucht ihn. Oder Sie sind unterwegs …

Besser: Speichern Sie die Rechnung auf Ihrem Rechner. So haben Sie die Rechnung immer schnell zur Hand bzw. können sie an den weiterleiten, der sie gerade braucht.

Unser Tipp: Für eine bessere Wiederauffindbarkeit empfehlen wir Ihnen folgendes Namenssystem:
Datum_Lieferant_Zweck
Beispiel: 210315_Mediamarkt_iPad

Der Vorteil: Sie finden jede Rechnung sehr schnell. Wenn Sie zum Beispiel bei einem Lieferanten all Ihr Büromaterial kaufen, können Sie den Zweck sogar weglassen. Dieses System empfehlen wir Ihnen auch für die von Ihnen eingescannten Rechnungen.

Das Datum können Sie in der Regel in Ihrem Scanprogramm voreinstellen
– so müssen Sie noch weniger Handarbeit leisten.

Achtung:
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen betrifft immer das Originalformat.
Ist die Rechnung also in digitaler Form gekommen, müssen Sie diese digitale Rechnung aufbewahren. Ein Ausdruck per Papier erfüllt hier die gesetzlichen Vorschriften nicht!
Wenn in der Begleitmail der Rechnung mehr steht als: „Hier ist Ihre Rechnung“, muss auch der Mailtext aufbewahrt werden. Im Zweifel zehn Jahre.

Frühjahrsputz im Büro

minimalismus

Wie heißt es so schön: alles neu macht der Mai. Nutzen Sie den Frühjahrsschwung und machen Sie klar Schiff.

Viele von uns sind ja noch Jäger und Sammler – bloß nichts wegwerfen, man könnte es ja noch einmal brauchen. Häufig ergeht es uns dann aber wie mit dem Werkzeugkeller: Da liegen bestimmt noch ein paar dieser Spezialschrauben vom letzten Mal – aber wo? Also doch zum Baumarkt und neue kaufen …

Und egal, wie gut Sie Ihr Büro aufräumen – eher früher als später bilden sich wieder Papierstapel, oder in der Dateiablage sammeln sich immer mehr Dokumente an, und das Suchen und Finden wird immer aufwendiger.
Mindestens einmal im Jahr sollten Sie wirklich ein „Großreinemachen“ veranstalten.

Kurt Tucholsky hat es sehr treffend ausgedrückt:
„Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“

Hier unsere Checkliste für Ihren Frühjahrsputz im Büro:

  1. Vorsortierung
    Bilden Sie drei „Haufen“:
    • kann weg – wird sofort entsorgt – Unser Tipp: Nehmen Sie bei der Altpapierkiste/dem Entsorgungscontainer ruhig eine Nummer größer. Das motiviert Sie beim Ausmisten.
    • kann wahrscheinlich weg – kommt in eine Kiste, und nach 6 Monaten (Datum auf dem Karton nicht vergessen!) kommt alles in der Kiste weg, was Sie in dieser Zeit nicht gebraucht haben
    • muss bleiben – hier überlegen Sie sich klare Kategorien für die Aufbewahrung
    Bleiben muss alles, was gesetzlich vorgeschrieben ist und was Sie nicht ohne Weiteres wiederbeschaffen können, wie zum Beispiel Ihre Geburtsurkunde.

    Egal, ob Sie sich per Papier oder elektronisch organisiert haben – jedes Ihrer Systeme sollten Sie so entschlacken. Meist finden sich ja auch noch die Werbegeschenke und/oder die Messemitbringsel vom letzten Jahr in einer Ecke.
    Und Ihr Mailpostfach und Ihre Dokumentenablage verschlanken Sie nach demselben Muster.
  2. Aufgabenorganisation
    Um die Ordnung zu erhalten, empfiehlt sich eine „Posteingangskorborganisation“ nach der AHA-Methode. Dabei werden die eingehenden Dokumente/Mails nach drei Kriterien
    geordnet:

    A = Ablage/Scannen
    Diese Dokumente müssen Sie lediglich gut ablegen und vielleicht vorher scannen. Dann doch sofort.
    H = Handeln
    Diese Dokumente/Mails erfordern ein Handeln Ihrerseits. Eine bloße Weiterleitung an den richtigen Empfänger – zum Beispiel an einen Ihrer Mitarbeiter – machen Sie sofort.
    Beinhaltet das Dokument für Sie selbst eine Aufgabe, überführen Sie es direkt in Ihre To-do-Liste und legen einen Termin und eine Erinnerung fest.
    A = Abfall
    Alles andere kommt weg – und zwar sofort …

    Das Gute an der AHA-Methode: Sie funktioniert sowohl für Papier als auch für Ihr Mailpostfach oder Ihr Dokumentenablagesystem.
    Wenn Sie kein großes Aufgabenmanagement haben oder brauchen, können Sie einfach vier entsprechende DIN-A4-Körbe auf Ihrem Schreibtisch stapeln – vier, weil Sie zusätzlich zu den drei AHA-Körben einen Korb als zunächst ungeordneten „Posteingang“ brauchen.

    Unser Tipp: Dokumente entspannt managen per DMS Ordnung hat ja weniger mit Suchen als mit Finden zu tun. Organisieren Sie Ihr berufliches und privates Leben noch weitgehend mit Papier, muss die Ordnung besonders groß sein.

    Sind Sie schon sehr digital unterwegs, kann ein gutes Suchsystem auch eine gewisse „Unordnung“ ausgleichen. Überlegen Sie die Anschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Durch eine gute Wiederauffindbarkeit (Volltextsuche!) und die Möglichkeit, Workflows abzubilden – zum Beispiel die Freigabe von Rechnungen vor der Bezahlung.

Unternehmergeneration 50Plus – Heute schon an übermorgen denken

bunte Pfeile

„Damit die Aussteuer der Braut üppig ausfällt“

Mit 50 plus sind Sie Unternehmer und Unternehmerin in den besten Jahren. Die turbulenten Gründerzeiten sind längst vorbei und Sie genießen – hoffentlich – die reichliche Ernte Ihrer fortwährenden Anstrengungen.

Und die Nachfolge ist noch lange nicht in Sicht. Schließlich haben Sie noch 15, wenn nicht 20 Jahre vor sich.

Doch wie sagt Oliver Cromwell so schön: „Wer aufhört, besser sein zu wollen, hat aufgehört gut zu sein.“

Unabhängig davon, wann Sie Ihr Unternehmen übergeben wollen,  lohnt  es sich die Nachfolge im Blick zu haben. Denn je besser das Unternehmen läuft, desto attraktiver ist es natürlich für einen Nachfolger. Sie profitieren also in doppelter Hinsicht davon, wenn Sie Ihr Unternehmen laufend optimieren: durch höhere Gewinne jetzt und einen höheren Verkaufswert zum Zeitpunkt der Übergabe.

Mit folgenden drei Stellhebeln erzielen Sie die stärkste Wirkung:

1. Umsatzsteigerung durch Realisierung von Wachstumspotenzialen

Analysieren Sie zur Steigerung Ihres Unternehmenswertes die Kundenstruktur, das Einkaufsverhalten, Marketing- und Vertriebsprozesse und optimieren Sie sie.  Wichtige Ansatzpunkte sind dabei die Steigerung der Marketingeffizienz, die Optimierung der Vertriebsorganisation sowie Preise und Konditionen.

Für eine Umsatzsteigerung ist von entscheidender Bedeutung, ob sich von Ihnen neue Absatzkanäle erschließen lassen oder ob Sie bestehenden Kunden Zusatzprodukte und Leistungen anbieten können. Überdenken Sie ggf. das Anreizsystem für den Vertrieb.

Für eine Umsatzsteigerung durch Realisierung von Wachstumspotenzialen empfiehlt sich zunächst die Durchführung einer Stärken-Schwächen-Analyse. Mittels dieses Instruments identifizieren Sie Ihre innerbetrieblichen Stärken und Schwächen sowie die umweltbedingten Chancen und Risiken. Die sorgfältige Anwendung kann große Auswirkungen auf Ihren Unternehmenserfolg durch Maximieren der Stärken und Chancen sowie Minimieren der Schwächen und Risiken haben.  Dabei ist die Kundenorientierung von herausragender Bedeutung.

Mit Hilfe unseres Tools „Monitor Erfolgshebel“ zeigen wir Ihnen gern praktisch auf, wie sich die Veränderungen der Stellhebel auf Ihren Gewinn auswirken.

2. Kosten- und Liquiditätsoptimierung

Bei der Kosten- und Liquiditätsoptimierung beachten Sie bitte, dass Sie zur Steigerung des Unternehmenswertes die Kosten- mit der Umsatzseite in Einklang bringen müssen. Eine wettbewerbsfähige Kostenstruktur reicht allein nicht aus, um sich am Markt zu behaupten. Eigenschaften wie Qualifikation und Motivation von Management und Mitarbeitern, Kundenorientierung, Liefer- und Innovationsfähigkeit spielen eine bedeutende Rolle. Falsche Sparmaßnahmen führen häufig dazu, dass auch Zukunftspotenziale wegrationalisiert werden.

Durch Integration von Lieferanten in die Prozessabläufe, die Auslagerung von Entwicklungsleistungen oder gemeinsame Entwicklungsarbeiten können Sie das Vorratsvermögen optimieren.

Verschwendung und nicht wertschöpfende Tätigkeiten, wie z.B. Doppelarbeiten oder zu hohe Lagerbestände sind zu vermeiden. Unrentable Geschäftsfelder sollten abgestoßen und kapazitive Überhänge abgebaut werden.

Eine Verminderung der Hierarchiestufen kann helfen einen personellen Wasserkopf abzubauen.

Diese Ansatzpunkte betreffen auch den Bereich Working-Capital Ihres Unternehmens. Das Working-Capital ist die Differenz von kurzfristigem Umlaufvermögen (liquide Mittel, Kundenforderungen, Vorräte, etc.) abzüglich kurzfristigem Fremdkapital (Lieferantenverbindlichkeiten, Kontokorrentkredite, etc.). Es sollte unbedingt positiv sein und möglichst 30 – 50% des Umlaufvermögens betragen. Jede Verbesserung dieser Unternehmenskennzahl führt zu einer Optimierung der Kapitalstruktur und der Mittelverwendung Ihres Unternehmens sowie zu einer Ertragsoptimierung. Steigende Cashflows (Zahlungsmittelüberschüsse einer Periode) und somit eine stärkere Innenfinanzierungskraft sind die Folge. Ihre Unabhängigkeit von Fremdkapitalanbietern  und die Steigerung der Liquidität durch vermindertes Working-Capital macht Ihr Unternehmen deutlich attraktiver.

3. Optimierung der Finanzierung

Stehen Sie als Unternehmer vor der Wahl, das Unternehmen mit Eigen- oder Fremdkapital auszustatten, sollten Sie neben betriebswirtschaftlichen Aspekten auch die Wirkung der Finanzierung auf einen evtl. geplanten Unternehmensverkauf oder auf die Erbschaftsteuer im Blick haben.

Von dem Sonderfall eines geringen Unternehmenswertes (< 1.000.000 Euro) abgesehen, zielt die erbschaftsteuerliche Finanzierungsempfehlung auf eine reine Eigenkapitalfinanzierung ab. Auch unter ertragsteuerlichen Gesichtspunkten ist diese rechtsformunabhängig  vorteilhaft. Somit ergibt sich im Rahmen einer gesamtheitlichen Steuerbetrachtung grundsätzlich die Empfehlung, rechtsformunabhängig das Unternehmen mit so viel Eigenkapital wie möglich auszustatten.

Halten Sie unter Liquiditäts- und Ratingaspekten grundsätzlich die goldene Finanzierungsregel ein, welche besagt, dass Aktiv- und Passivvermögen über die gleiche Fristigkeit verfügen sollten. Anlagevermögen und wenn möglich auch Teile des Lagerbestandes sollten in Ihrem Unternehmen langfristig und nur die Teile des Umlaufvermögens, die über einen hohen Realisierungsgrad verfügen kurzfristig finanziert werden. Die Einhaltung der goldenen Finanzierungsregel hat für jeden Nachfolger einen hohen Stellenwert im Rahmen der zukünftigen Zusammenarbeit mit den Hausbanken.

Krake oder Leitwolf – in drei Schritten erfolgreich Delegieren

Krake

Überlegen Sie kurz, wie es in Ihrem Büro-/ Betriebs-Alltag aussieht: Sind Sie eher der „Krake“, der die Aufgaben immer wieder an sich zieht, weil die Mitarbeiter sie nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausführen?
Dieses Phänomen ist auch als MILS-Effekt bekannt: Mach Ich Lieber Selbst;-)

Wie werden Sie zum „Leitwolf“, der nicht alle Aufgaben selbst erledigt, sondern delegiert?

Diese drei Schritte helfen Ihnen, erfolgreich zu delegieren

Schritt 1: Die Vorbereitung

Nicht nur in der Küche, auch bei der Delegation liegt das Geheimnis des Erfolgs in der Vorbereitung!

Die 6 W Methode eignet sich dabei hervorragend dazu, alle notwendigen Vorüberlegungen im Rahmen einer Delegation anzustellen.

  • Was?
    Hier geht es um die Definition der Aufgabe, die delegiert werden soll.
  • Wer?
    Neben der fachlichen Qualifikation, die für den Aufgabenbereich gebraucht wird, muss der Mitarbeiter aber fast immer auch persönliche Fähigkeiten mit bringen.
  • Wann?
    Diese Frage hat zwei Dimensionen: Ab wann soll der Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen? Und woher kommt die Zeit, in der die Aufgabe erledigt werden soll (Überstunden)?
  • Womit?
    Welche Hilfsmittel stehen dem Mitarbeiter zum Lernen und zur Erledigung der neuen Aufgabe zur Verfügung? Ist eine Fortbildung notwendig?
  • Wie?
    Im Wesentlichen soll der Mitarbeiter selbst entscheiden wie er die Aufgabe löst. Gerade bei neuen Aufgaben sollten Sie aber auch hier unterstützen. Das Motto: So selbständig wie möglich.
  • Warum?
    Überlegen Sie sich zum Schluss noch mal folgende Fragen:
    • Warum diese Aufgabe?
    • Warum dieser Mitarbeiter?
    • Warum jetzt?

Eine gute Vorbereitung auf diese Fragen macht es Ihnen leicht, dem Mitarbeiter ein schlüssiges Konzept vorzulegen. Je besser Ihr Mitarbeiter über die Hintergründe Bescheid weiß, desto eher erkennt er auch seine eigene Perspektive.

Schritt 2: Das Delegationsgespräch

Die 6 W´s leiten Sie auch durch das Gespräch, das immer statt finden muss – auch wenn es nur 5 Minuten sind. Der Sinn des Gesprächs ist es, den Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren.

Hier noch ein paar Tipps:

Bei der Beschreibung des „Was?“ sollten Sie auf jeden Fall den Mitarbeiter die Aufgabe in eigenen Worten wiederholen lassen. Sie vermeiden so Missverständnisse.

Zum Punkt „Wann?“ empfehlen wir Ihnen sich die Zeiten des Mitarbeiters vor dem ersten Delegationsgespräch anzusehen. Auf das Argument Ihres Mitarbeiters: „Wann soll ich denn…“ sind Sie dann schon vorbereitet.

Sprechen Sie nur von „Zusatzarbeiten“ wenn Sie das auch genau so meinen! Wörtlich übersetzt in die Sprache Ihres Mitarbeiters heißt das „Überstunden“.

Schritt 3: Kontrolle

Der dritte Baustein zum Erfolg ist die Kontrolle. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei nach und nach in die „Freiheit“ entlassen. Je nach Aufgabe und „Delegationsstufe“ (Ausbildung, Betriebszugehörigkeit) können Sie die Kontrolle lockern, aber nie völlig weg lassen!

Tipps:

Für das nächste Gespräch wird der Termin immer gleich am Ende des vorherigen Gespräches fest gelegt.

Schwierige Aufgaben werden in mindestens drei „Pakete“ aufgeteilt. Zwischenkontrolle ist hier wichtig!

Steuerspartipp Anschaffungen bis € 800

Hund am Computer

Sie möchten 2020 noch Steuern sparen? Und liebäugeln schon länger mit einem neuen Laptop oder benötigen einen vernünftigen Bürostuhl? Dann machen Sie sich doch eine Freude und senken gleichzeitig Ihre Steuerlast.

Für Selbständige, Freiberufler, Gewerbetreibende

Wenn Sie jetzt noch in kleinere Maschinen, Büroausstattung, Computer oder Smartphones investieren, können Sie diese Gegenstände (im Fachjargon „Geringwertige Wirtschaftsgüter“, kurz GWG) bis zu einem Nettobetrag von 800 Euro (952 Euro brutto) in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen. Teurere Gegenstände müssen Sie hingegen jeweils über mehrere Jahre abschreiben.

Je nach Höhe der Investition können Sie dabei ein Wahlrecht nutzen:

  • Bei Anschaffungskosten bis 250 €: Sofortabschreibung
  • Bei Anschaffungskosten zwischen 250,01 € und 800 €: Wahlweise Sofortabschreibung oder Poolabschreibung, d.h. es wird ein Sammelposten aller Anschaffungen gebildet, die dann über einen Zeitraum von 5 Jahren abgeschrieben werden
  • Für alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 800,01 € und nicht mehr als 1.000 €: Poolabschreibung mit Verteilung auf 5 Jahre oder Regelabschreibung über die Nutzungsdauer nach der Abschreibungstabelle, bei Büromöbeln beispielsweise 13 Jahre.

Mit diesem Wahlrecht können Sie als Unternehmer also „Steuerpolitik“ betreiben: Kaufen Sie für sich und Ihre Mitarbeiter beispielsweise 10 hochwertige Bürostühle im Wert von 800 Euro je Stuhl, können Sie entweder im Jahr der Anschaffung 8.000 Euro von der Steuer absetzen oder alternativ jeweils 1.600 Euro pro Jahr in den nächsten fünf Jahren.

Wir zeigen Ihnen mit einer Vergleichsrechnung gern Ihren steuerlichen Vorteil auf.

Für Arbeitnehmer

Selbst wenn Sie kein Arbeitszimmer in der Einkommensteuererklärung absetzen können – Büromöbel und technische Geräte können Sie trotzdem steuerlich geltend machen. Voraussetzung ist hier lediglich, dass Sie sie nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke verwenden. Auch hier gilt der Nettobetrag von € 800 als Höchstgrenze, damit die Anschaffung in voller Höhe als Ausgabe anerkannt wird. Ansonsten werden die Kosten auf mehrere Jahre abgeschrieben.