Sechs Tipps für Ihren Frühjahrsputz im Unternehmen

Frühjahrsputz Pusteblume

Weg mit dem Ballast

Frühjahrsputz ist eine alte deutsche Tradition. Ein alter Zopf also? Heute wissen wir aus Studien, dass ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld positive Auswirkungen auf Motivation und Produktivität hat. In Ihrem Unternehmen ist der Frühling also nicht nur die Gelegenheit, den Lappen zu schwingen, sondern das Großreinemachen auch auf das Aufräumen auszudehnen. Dabei bleibt kein Bereich „verschont“.

Hier unsere Tipps für Ihren erfolgreichen Ballastabwurf:

Tipp 1: Planung und Organisation – wer macht mit?

Teilen Sie die Aufgaben im Team auf und erstellen Sie gemeinsam einen klaren Aktionsplan, um sicherzustellen, dass der Frühjahrsputz jede Ecke erreicht.

Ihre Mitarbeitenden miteinzubeziehen, fördert den Teamgeist ungemein.

Extratipp: Belohnen Sie sich und Ihr Team nach dem Aufräumen mit einer kleinen Party – vielleicht mit dem ersten Angrillen?

Tipp 2: Werkstatt und Lager – was kann weg?

Führen Sie eine gründliche Inventur von Werkstatt und Lager durch, um den aktuellen Bestand an Materialien, Zubehörteilen und Werkzeugen zu überprüfen. Dabei finden Sie wahrscheinlich alte Schätze – oder ist es doch nur Gerümpel?

Extratipp: Sie haben Sorge, zu viel wegzuwerfen? Machen Sie es wie die Aufräumgurus: Für Dinge, bei denen Sie sich nicht sicher sind, gibt es einen Karton/eine Ecke, worin diese Dinge gesammelt werden. Wenn Sie ein Jahr nicht gebraucht wurden, können sie endgültig entsorgt werden.

Tipp 3: Sicherheitsüberprüfung – Safety first

Nehmen Sie sich Zeit für eine umfassende Sicherheitsüberprüfung des Betriebs, um sicherzustellen, dass alle Sicherheits- und Brandschutzvorschriften eingehalten werden, die für Ihren Betrieb gelten. Dabei geht es nicht darum, die Berufsgenossenschaftsprüfung vorwegzunehmen. Vielmehr geht es um die kleinen Dinge, die den Alltag stören oder unsicher machen. Alte Steckerleisten, die Stolperschwelle zum Keller oder der total verstaubte Server, der bei über 30 Grad immer mal wieder ausgestiegen ist. Manches kann ganz weg (Rechenmaschine, Fax und Co.). Manches muss vielleicht endlich mal neu angeschafft werden?

Sprechen Sie gern mit uns über Ihren Investitionsbedarf, dann können wir mit Ihnen die Finanzierung gut vorbereiten.

Tipp 4: Büroorganisation – Papier ist geduldig, Festplatten heute auch

Entrümpeln Sie das Büro und organisieren Sie die Dokumente. Sie arbeiten noch mit Papier? Da gibt es meist jede Menge „Entsorgungspotenzial“. Aber auch der digitale „Dateitiger“ sollte immer wieder gezähmt werden.

Führen Sie eine digitale Aufräumaktion durch, indem Sie überflüssige Dateien löschen und eine einheitliche Organisation der digitalen Dokumente sicherstellen.
Auch hier können Sie sich für „vielleicht doch noch mal wichtige“ Dateien einen oder mehrere eigene Ordner anlegen, die später endgültig gelöscht werden können.

Extratipp: Beschriften Sie diese Ordner mit dem entsprechenden Kalenderjahr, so können sie dann später jedes Jahr einen Ordner löschen.

Die Aufbewahrungsfristen sind wie vieles andere in Deutschland sehr detailliert geregelt. Eine gute Übersicht finden Sie hier: https://www.lexware.de/fileadmin/wissen-tipps/basic-tools/uebersicht-aufbewahrungsfristen.pdf

Das meiste muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Extratipp: Heben Sie einfach alles elf Jahre auf – für Ihre Steuerunterlagen (Rechnungen, Bilanzen und Co.) gilt, dass die zehn Jahr erst beginnen, wenn die jeweiligen Jahressteuererklärungen abgewickelt sind.

Tipp 5: Reinigung und Instandhaltung – die Basics

Ja, jetzt dürfen Sie den Lappen schwingen (lassen). 😉

Besonders, wenn Sie in eigenen Räumen sind, lohnt sich die Investition in die Substanz immer. Bei der Gelegenheit möchten Sie vielleicht etwas umgestalten oder erweitern bzw. abreißen? Jetzt ist Zeit für die Planung.
Sie sind Mieter oder Pächter? Auch dann lohnen sich eine „Rauminventur“ und ein Gespräch mit Ihrem Vermieter.

Tipp 6: Optimierung von Arbeitsprozessen und Unternehmenszielen

Identifizieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe und überdenken Sie Unternehmensziele, um den langfristigen Erfolg zu sichern. „Aufräumen im Kopf“ ist eine echte Unternehmertugend. Passen Ihre Finanzen? Haben Sie die richtigen Kunden? Wie sieht Ihre Mitarbeiterkapazität aus? Können Sie Ihre Arbeitsprozesse noch optimieren?

Extratipp: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an diesem Prozess, um wertvolle Einblicke und Ideen für Verbesserungen zu gewinnen.

Beim Aufräumen haben Sie gemerkt, dass Sie beim Thema Digitalisierung noch „Luft nach oben“ haben? Überlegen Sie, wie Sie die Automatisierung insbesondere bei den „Verwaltungsprozessen“ wie Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Abrechnung, Ablage von Dokumenten und/oder Vorbereitung und Abwicklung des Rechnungswesens nutzbringend in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Sprechen Sie uns zu diesen Themen gerne an.

Extratipp: Rufen Sie ein Jahresziel aus.

Beispiel: „Go Paperless“ – wir werden papierlos. Ein großes, gemeinsames Ziel fokussiert alle im Team.

Fazit

Aufräumen klingt vielleicht nicht sexy. Ein aufgeräumtes Unternehmen ist dann aber deutlich attraktiver für Kunden und Mitarbeiter.

Sie haben dafür „keine Zeit“? Sie haben aber Zeit für langes Suchen im Lager oder im Dateiwust auf Ihrem Rechner? Sie haben Zeit, handgeschriebene Stundenzettel aufzurechnen oder Rechnungen mit Word zu schreiben, die Sie jedes Mal „zu Fuß“ rechnen müssen? Hmm …

Wir wünschen Ihnen einen sonnigen Frühling

Nicht Kür, sondern Pflicht: E-Mails (rechts-)sicher archivieren

Datensicherheit

Auch wenn die digitale Kommunikation anfängt, die Mails hinter sich zu lassen und über Messenger-Dienste wie WhatsApp und Co. zu laufen – in den meisten Betrieben spielt die E-Mail heute immer noch die Hauptrolle.

Archivieren Sie Ihre E-Mails? Sollten Sie aber. Mails unterliegen denselben Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften wie Ihr Papier-Schriftverkehr. Und da reden wir in der Regel von einem Zeitraum von zehn Jahren für geschäftlichen Schriftverkehr – vom Angebot über die Rechnung und Verträge bis hin zur Zahlungsanforderung.

Welche E-Mails müssen archiviert werden – gibt es Ausnahmen?

Alle E-Mails, die mit der Abwicklung Ihres Tagesgeschäfts entstehen, sind prinzipiell archivierungspflichtig. Und dann auch nicht nur die Mails selbst, sondern auch die Anhänge der Mails.

Ausnahmen:

  • Reine Terminbestätigungen oder weitergeleitete Links kann man von der Archivierung ausnehmen.
  • alle Mails, die nur als sog. „Container“ dienen: Gemeint sind Mails, die im Text lediglich auf den Anhang verweisen. Häufig sind das Mails, an die Eingangsrechnungen für Sie angehängt sind. Oder ein Geschäftspartner hat Ihnen sonstige Dokumente im Anhang gesandt (Verträge/Angebotsannahmen …).

Vorsicht: Die rechtliche Sicht ist die eine Sache – Ihr eigener Archivierungsbedarf kann sogar darüber hinausgehen (Sie wollen den Eingang der Auftragsbestätigung mit Datum dokumentieren …).

Dann archivieren wir doch einfach alle Mails?

Die archivierungspflichtigen und -würdigen Mails aus dem großen Posteingangskorb herauszufiltern ist natürlich eine Herausforderung.

Wenn Sie aber alle Mails archivieren, wird Ihr Mailarchiv schnell sehr groß werden – und auch wenn heute Speicherplatz „nichts mehr kostet“, die Kapazitäten auf Ihrem Rechner oder Server sind da begrenzt. Und die Archivierungsdienstleister lassen sich den Platz ganz gut bezahlen.

Welche Mails dürfen gar nicht oder nur eine bestimmte Zeit archiviert werden?

Die Datenschutz-Grundverordnung macht das Thema nicht einfacher: Personenbezogene Daten unterliegen danach einem besonderen Schutz.

  • Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den persönlichen Mailverkehr über Ihr System erlaubt haben, dürfen Sie die Mails überhaupt nicht einsehen oder gar speichern.

Tipp: Treffen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Regelung, nach der private Mails (wenn Ihre Mitarbeiter ein Firmenhandy oder -tablet haben, auch Dienste wie WhatsApp und Co.) ausschließlich über private Accounts oder private Geräte gesendet und empfangen werden.

  • Bewerbungsunterlagen fallen auch unter diese Rubrik.

Tipp: Wenn Sie sich einen Bewerberpool aufbauen wollen, holen Sie sich erstens die schriftliche Erlaubnis der Bewerber ein, die Unterlagen aufbewahren zu dürfen. Außerdem sollten Sie immer wieder dokumentieren, wofür Sie die Unterlagen immer noch brauchen, zum Beispiel über die Dokumentation von Telefonaten oder durch regelmäßige kleine Newsletter an Ihre potenziellen Bewerber.

  • Auch Kundendaten können unter das Aufbewahrungsverbot fallen. Der Kunde ist keiner mehr, daher sind Sie nach angemessener Zeit verpflichtet, die Daten zu löschen.

Anforderungen an Ihre E-Mail-Archivierung

  • Vollständigkeit: Es muss sichergestellt werden, dass archivierungspflichtige Mails nicht vor der Archivierung gelöscht werden können. Auch im Archiv selbst dürfen keine Dokumente oder Teile – etwa der Header oder ein Anhang – verloren gehen.
  • Manipulationssicherheit: Es muss sichergestellt sein, dass das archivierte Dokument mit dem Original übereinstimmt und keine Änderungen vorgenommen werden können.
  • Verfügbarkeit: Die Mail muss mit adäquatem (zeitlichem) Aufwand auffindbar sein.
  • Maschinelle Auswertbarkeit – da diese gewährleistet sein muss, ist zum Beispiel eine Archivierung über ein gedrucktes Archiv nicht sinnvoll.

Was tun?

Wie können Sie jetzt aber die archivierungspflichtigen Mails herausfiltern? Drei Maßnahmen bringen Sie an dieser Stelle schon ziemlich weit:

  • Schulung Ihrer Mitarbeiter: Welche Mails müssen archiviert werden und welche nicht?
  • Einrichtung von getrennten Postfächern und entsprechenden Mailregeln, die die Vorauswahl erleichtern.
  • Archivierung nicht im Mailprogramm (Outlook und Co.) selbst, sondern über eine professionelle Lösung, die auf Ihren Mailserver aufsetzt.
    Eine der meistgenutzten Software ist Mailstore – hier gibt es insbesondere für kleinere Betriebe unter zehn Mitarbeitern bezahlbare Lösungen. Oder Sie fragen Ihren Datenschutzbeauftragten, welche Lösung er oder sie empfiehlt.