Schlagwort: Digitalisierung

Weg mit dem Ballast

Frühjahrsputz ist eine alte deutsche Tradition. Ein alter Zopf also? Heute wissen wir aus Studien, dass ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld positive Auswirkungen auf Motivation und Produktivität hat. In Ihrem Unternehmen ist der Frühling also nicht nur die Gelegenheit, den Lappen zu schwingen, sondern das Großreinemachen auch auf das Aufräumen auszudehnen. Dabei bleibt kein Bereich „verschont“.

Hier unsere Tipps für Ihren erfolgreichen Ballastabwurf:

Tipp 1: Planung und Organisation – wer macht mit?

Teilen Sie die Aufgaben im Team auf und erstellen Sie gemeinsam einen klaren Aktionsplan, um sicherzustellen, dass der Frühjahrsputz jede Ecke erreicht.

Ihre Mitarbeitenden miteinzubeziehen, fördert den Teamgeist ungemein.

Extratipp: Belohnen Sie sich und Ihr Team nach dem Aufräumen mit einer kleinen Party – vielleicht mit dem ersten Angrillen?

Tipp 2: Werkstatt und Lager – was kann weg?

Führen Sie eine gründliche Inventur von Werkstatt und Lager durch, um den aktuellen Bestand an Materialien, Zubehörteilen und Werkzeugen zu überprüfen. Dabei finden Sie wahrscheinlich alte Schätze – oder ist es doch nur Gerümpel?

Extratipp: Sie haben Sorge, zu viel wegzuwerfen? Machen Sie es wie die Aufräumgurus: Für Dinge, bei denen Sie sich nicht sicher sind, gibt es einen Karton/eine Ecke, worin diese Dinge gesammelt werden. Wenn Sie ein Jahr nicht gebraucht wurden, können sie endgültig entsorgt werden.

Tipp 3: Sicherheitsüberprüfung – Safety first

Nehmen Sie sich Zeit für eine umfassende Sicherheitsüberprüfung des Betriebs, um sicherzustellen, dass alle Sicherheits- und Brandschutzvorschriften eingehalten werden, die für Ihren Betrieb gelten. Dabei geht es nicht darum, die Berufsgenossenschaftsprüfung vorwegzunehmen. Vielmehr geht es um die kleinen Dinge, die den Alltag stören oder unsicher machen. Alte Steckerleisten, die Stolperschwelle zum Keller oder der total verstaubte Server, der bei über 30 Grad immer mal wieder ausgestiegen ist. Manches kann ganz weg (Rechenmaschine, Fax und Co.). Manches muss vielleicht endlich mal neu angeschafft werden?

Sprechen Sie gern mit uns über Ihren Investitionsbedarf, dann können wir mit Ihnen die Finanzierung gut vorbereiten.

Tipp 4: Büroorganisation – Papier ist geduldig, Festplatten heute auch

Entrümpeln Sie das Büro und organisieren Sie die Dokumente. Sie arbeiten noch mit Papier? Da gibt es meist jede Menge „Entsorgungspotenzial“. Aber auch der digitale „Dateitiger“ sollte immer wieder gezähmt werden.

Führen Sie eine digitale Aufräumaktion durch, indem Sie überflüssige Dateien löschen und eine einheitliche Organisation der digitalen Dokumente sicherstellen.
Auch hier können Sie sich für „vielleicht doch noch mal wichtige“ Dateien einen oder mehrere eigene Ordner anlegen, die später endgültig gelöscht werden können.

Extratipp: Beschriften Sie diese Ordner mit dem entsprechenden Kalenderjahr, so können sie dann später jedes Jahr einen Ordner löschen.

Die Aufbewahrungsfristen sind wie vieles andere in Deutschland sehr detailliert geregelt. Eine gute Übersicht finden Sie hier: https://www.lexware.de/fileadmin/wissen-tipps/basic-tools/uebersicht-aufbewahrungsfristen.pdf

Das meiste muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Extratipp: Heben Sie einfach alles elf Jahre auf – für Ihre Steuerunterlagen (Rechnungen, Bilanzen und Co.) gilt, dass die zehn Jahr erst beginnen, wenn die jeweiligen Jahressteuererklärungen abgewickelt sind.

Tipp 5: Reinigung und Instandhaltung – die Basics

Ja, jetzt dürfen Sie den Lappen schwingen (lassen). 😉

Besonders, wenn Sie in eigenen Räumen sind, lohnt sich die Investition in die Substanz immer. Bei der Gelegenheit möchten Sie vielleicht etwas umgestalten oder erweitern bzw. abreißen? Jetzt ist Zeit für die Planung.
Sie sind Mieter oder Pächter? Auch dann lohnen sich eine „Rauminventur“ und ein Gespräch mit Ihrem Vermieter.

Tipp 6: Optimierung von Arbeitsprozessen und Unternehmenszielen

Identifizieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe und überdenken Sie Unternehmensziele, um den langfristigen Erfolg zu sichern. „Aufräumen im Kopf“ ist eine echte Unternehmertugend. Passen Ihre Finanzen? Haben Sie die richtigen Kunden? Wie sieht Ihre Mitarbeiterkapazität aus? Können Sie Ihre Arbeitsprozesse noch optimieren?

Extratipp: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an diesem Prozess, um wertvolle Einblicke und Ideen für Verbesserungen zu gewinnen.

Beim Aufräumen haben Sie gemerkt, dass Sie beim Thema Digitalisierung noch „Luft nach oben“ haben? Überlegen Sie, wie Sie die Automatisierung insbesondere bei den „Verwaltungsprozessen“ wie Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Abrechnung, Ablage von Dokumenten und/oder Vorbereitung und Abwicklung des Rechnungswesens nutzbringend in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Sprechen Sie uns zu diesen Themen gerne an.

Extratipp: Rufen Sie ein Jahresziel aus.

Beispiel: „Go Paperless“ – wir werden papierlos. Ein großes, gemeinsames Ziel fokussiert alle im Team.

Fazit

Aufräumen klingt vielleicht nicht sexy. Ein aufgeräumtes Unternehmen ist dann aber deutlich attraktiver für Kunden und Mitarbeiter.

Sie haben dafür „keine Zeit“? Sie haben aber Zeit für langes Suchen im Lager oder im Dateiwust auf Ihrem Rechner? Sie haben Zeit, handgeschriebene Stundenzettel aufzurechnen oder Rechnungen mit Word zu schreiben, die Sie jedes Mal „zu Fuß“ rechnen müssen? Hmm …

Wir wünschen Ihnen einen sonnigen Frühling