Sechs Tipps für Ihren Frühjahrsputz im Unternehmen

Frühjahrsputz Pusteblume

Weg mit dem Ballast

Frühjahrsputz ist eine alte deutsche Tradition. Ein alter Zopf also? Heute wissen wir aus Studien, dass ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld positive Auswirkungen auf Motivation und Produktivität hat. In Ihrem Unternehmen ist der Frühling also nicht nur die Gelegenheit, den Lappen zu schwingen, sondern das Großreinemachen auch auf das Aufräumen auszudehnen. Dabei bleibt kein Bereich „verschont“.

Hier unsere Tipps für Ihren erfolgreichen Ballastabwurf:

Tipp 1: Planung und Organisation – wer macht mit?

Teilen Sie die Aufgaben im Team auf und erstellen Sie gemeinsam einen klaren Aktionsplan, um sicherzustellen, dass der Frühjahrsputz jede Ecke erreicht.

Ihre Mitarbeitenden miteinzubeziehen, fördert den Teamgeist ungemein.

Extratipp: Belohnen Sie sich und Ihr Team nach dem Aufräumen mit einer kleinen Party – vielleicht mit dem ersten Angrillen?

Tipp 2: Werkstatt und Lager – was kann weg?

Führen Sie eine gründliche Inventur von Werkstatt und Lager durch, um den aktuellen Bestand an Materialien, Zubehörteilen und Werkzeugen zu überprüfen. Dabei finden Sie wahrscheinlich alte Schätze – oder ist es doch nur Gerümpel?

Extratipp: Sie haben Sorge, zu viel wegzuwerfen? Machen Sie es wie die Aufräumgurus: Für Dinge, bei denen Sie sich nicht sicher sind, gibt es einen Karton/eine Ecke, worin diese Dinge gesammelt werden. Wenn Sie ein Jahr nicht gebraucht wurden, können sie endgültig entsorgt werden.

Tipp 3: Sicherheitsüberprüfung – Safety first

Nehmen Sie sich Zeit für eine umfassende Sicherheitsüberprüfung des Betriebs, um sicherzustellen, dass alle Sicherheits- und Brandschutzvorschriften eingehalten werden, die für Ihren Betrieb gelten. Dabei geht es nicht darum, die Berufsgenossenschaftsprüfung vorwegzunehmen. Vielmehr geht es um die kleinen Dinge, die den Alltag stören oder unsicher machen. Alte Steckerleisten, die Stolperschwelle zum Keller oder der total verstaubte Server, der bei über 30 Grad immer mal wieder ausgestiegen ist. Manches kann ganz weg (Rechenmaschine, Fax und Co.). Manches muss vielleicht endlich mal neu angeschafft werden?

Sprechen Sie gern mit uns über Ihren Investitionsbedarf, dann können wir mit Ihnen die Finanzierung gut vorbereiten.

Tipp 4: Büroorganisation – Papier ist geduldig, Festplatten heute auch

Entrümpeln Sie das Büro und organisieren Sie die Dokumente. Sie arbeiten noch mit Papier? Da gibt es meist jede Menge „Entsorgungspotenzial“. Aber auch der digitale „Dateitiger“ sollte immer wieder gezähmt werden.

Führen Sie eine digitale Aufräumaktion durch, indem Sie überflüssige Dateien löschen und eine einheitliche Organisation der digitalen Dokumente sicherstellen.
Auch hier können Sie sich für „vielleicht doch noch mal wichtige“ Dateien einen oder mehrere eigene Ordner anlegen, die später endgültig gelöscht werden können.

Extratipp: Beschriften Sie diese Ordner mit dem entsprechenden Kalenderjahr, so können sie dann später jedes Jahr einen Ordner löschen.

Die Aufbewahrungsfristen sind wie vieles andere in Deutschland sehr detailliert geregelt. Eine gute Übersicht finden Sie hier: https://www.lexware.de/fileadmin/wissen-tipps/basic-tools/uebersicht-aufbewahrungsfristen.pdf

Das meiste muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Extratipp: Heben Sie einfach alles elf Jahre auf – für Ihre Steuerunterlagen (Rechnungen, Bilanzen und Co.) gilt, dass die zehn Jahr erst beginnen, wenn die jeweiligen Jahressteuererklärungen abgewickelt sind.

Tipp 5: Reinigung und Instandhaltung – die Basics

Ja, jetzt dürfen Sie den Lappen schwingen (lassen). 😉

Besonders, wenn Sie in eigenen Räumen sind, lohnt sich die Investition in die Substanz immer. Bei der Gelegenheit möchten Sie vielleicht etwas umgestalten oder erweitern bzw. abreißen? Jetzt ist Zeit für die Planung.
Sie sind Mieter oder Pächter? Auch dann lohnen sich eine „Rauminventur“ und ein Gespräch mit Ihrem Vermieter.

Tipp 6: Optimierung von Arbeitsprozessen und Unternehmenszielen

Identifizieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe und überdenken Sie Unternehmensziele, um den langfristigen Erfolg zu sichern. „Aufräumen im Kopf“ ist eine echte Unternehmertugend. Passen Ihre Finanzen? Haben Sie die richtigen Kunden? Wie sieht Ihre Mitarbeiterkapazität aus? Können Sie Ihre Arbeitsprozesse noch optimieren?

Extratipp: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an diesem Prozess, um wertvolle Einblicke und Ideen für Verbesserungen zu gewinnen.

Beim Aufräumen haben Sie gemerkt, dass Sie beim Thema Digitalisierung noch „Luft nach oben“ haben? Überlegen Sie, wie Sie die Automatisierung insbesondere bei den „Verwaltungsprozessen“ wie Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Abrechnung, Ablage von Dokumenten und/oder Vorbereitung und Abwicklung des Rechnungswesens nutzbringend in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Sprechen Sie uns zu diesen Themen gerne an.

Extratipp: Rufen Sie ein Jahresziel aus.

Beispiel: „Go Paperless“ – wir werden papierlos. Ein großes, gemeinsames Ziel fokussiert alle im Team.

Fazit

Aufräumen klingt vielleicht nicht sexy. Ein aufgeräumtes Unternehmen ist dann aber deutlich attraktiver für Kunden und Mitarbeiter.

Sie haben dafür „keine Zeit“? Sie haben aber Zeit für langes Suchen im Lager oder im Dateiwust auf Ihrem Rechner? Sie haben Zeit, handgeschriebene Stundenzettel aufzurechnen oder Rechnungen mit Word zu schreiben, die Sie jedes Mal „zu Fuß“ rechnen müssen? Hmm …

Wir wünschen Ihnen einen sonnigen Frühling

Lotse Mandantenmagazin Herbst 2023

Lotse JHP Oktober 2023

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Nicht an Investitionen sparen, sondern an Steuern
  • Steuern sparen durch kluge Gestaltung
  • Klimaschutzoffensive der KfW
  • Digitalisierung im Detail
  • Die häufigsten 7 Feedback-Fehler
  • Flexible Arbeitszeitmodelle

Zum Download oder direkt hier lesen

Der Digi-Train auf der Buchhaltungslinie nimmt Fahrt auf – Steigen Sie um in die erste Klasse

Digitalisierung

Jeden Monat immer wieder das Gleiche: für den Steuerberater die Buchhaltung vorbereiten. Wir kennen keinen, bei dem das eine Lieblingsbeschäftigung wäre. Machen Sie das selber? Oder vielleicht Ihr Partner? In größeren Betrieben haben Sie eine Bürokraft dazu. Trotzdem ist das lästig.

Zu allem Übel sollen alle Belege auch noch im Betrieb gescannt und dem Steuerbüro ins Portal hochgeladen werden.

Fachlicher Exkurs: Hintergrund sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD genannt. Denn diese fordern, dass eine Nachverfolgung vom Beleg zur Kontierung und umgekehrt möglich ist. Insbesondere kann das Belegbild mit dem Buchungssatz verbunden werden. Dazu braucht es aber einen digitalen Beleg.

Digi-Train Stufe 1: Dokumentenscanner

Die Belege sortieren und dann dem Steuerberater geben, damit der diese scannt, macht nun wirklich keinen Sinn. Den Deckel-auf- Deckel-zu-Scanner haben Sie ja hoffentlich durch einen Dokumentenscanner ersetzt? Der macht es einfach: Belegstapel auflegen, Scan-Taste drücken, und fertig. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass Sie immer alle Belege im Haus haben und sich die Fahrten zum Steuerberater ersparen. Wenn Sie das bereits machen, dann Glückwunsch: Sie sitzen bereits im Digi-Train. Okay, noch in einem hinteren Wagen, sozusagen zweiter Klasse.

Digi-Train Stufe 2: Automatisierung

Was aber, wenn es noch smarter geht? Dass Sie im Idealfall gar nichts mehr machen müssten? Dass Sie nach vorne, in die erste Klasse wechseln können? Automatisierung ist das Stichwort. Stand heute lässt sich vielleicht nicht alles zu 100 % automatisieren, aber eventuell zu 80 %. Um das zu erreichen, müssten Sie an ein paar Stellschrauben drehen, etwas Geld in die Hand nehmen, eine neue Prozessbeschreibung für die Mitarbeiter erstellen und Ihre Verfahrensdokumentation anpassen. Schauen wir uns dazu die Bank, die Eingangsrechnungen und die Ausgangsrechnungen genauer an:

Kontoauszüge
Zuerst einmal die Kontoauszüge: Dass die Kontoauszugsdaten direkt vom Steuerberater abgerufen werden können, ist nichts Neues. Das machen Sie wahrscheinlich auch schon lange. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Es gibt keine fehlenden Kontoauszüge mehr. Dazu brauchen wir also nichts mehr schreiben.

Eingangsrechnungen
Nun zu dem für Sie wahrscheinlich neuen Prozess der Eingangsrechnungen: Lassen Sie sich im ersten Schritt eine weitere E-Mail-Adresse einrichten, nämlich Eingangsrechnung@… . Fordern Sie dann im zweiten Schritt alle Lieferanten auf, Ihnen nur noch die Rechnung per E-Mail an diese neue Adresse zukommen zu lassen. Das dauert eine Weile, bis jeder Lieferant das geändert hat.
Manche machen es leider nie. Da haben wir dann schon die Lücke in unserem Idealfall, denn hier müssten Sie nach wie vor scannen.

Nun kommen die Rechnungen dort an. Jetzt brauchen Sie noch ein kleines Softwaretool. Hier nennen wir mal „get my invoices“ oder den „invoicefetcher“. Lassen Sie dann eine automatische Weiterleitung von Eingangsrechnung@… an eines dieser Programme einrichten. Diese Softwareprogramme holen Ihnen nämlich zusätzlich alle von einigen Lieferanten in Portale abgelegte Rechnungen ab. Danach erfolgt eine Weiterleitung aller so gesammelten Rechnungen in das Portal des Steuerberaters.

Ausgangsrechnungen
Nun zu Ihren Ausgangsrechnungen: Versenden Sie diese per E-Mail? Dann lässt sich auch hier eine automatische Weiterleitung einrichten, sodass diese beim Versenden an den Kunden automatisch ins Portal des Steuerberaters gelangen. Alternativ kann die Datei des Fakturierungsprogramms übermittelt werden.

Sie sehen, die Digitalisierung macht erst richtig Spaß, wenn sie zur Automatisierung von Prozessen beiträgt. Oftmals kommt man im Tagesgeschäft nicht dazu, alles sofort umzusetzen. Das ist nicht schlimm. Machen Sie aber kleine Schritte und beginnen Sie mit einem Teilbereich. Im Digi-Train müssen Sie nicht immer sofort in der ersten Klasse in einem der vorderen Waggons sitzen, aber Sie sollten auf jeden Fall im Zug sein.
Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Lotse Mandantenmagazin Sommer 2023

Lotse Jostmeier 723

Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung

In dieser Ausgabe lesen Sie

  • Fallgrube Schenkungsteuer
  • Der Digi-Train auf der Buchhaltungslinie nimmt Fahrt auf
  • Betriebliche Altersvorsorge – Heute schon an Morgen denken
  • Mitarbeiter-Erfolgsbeteiligung
  • Die Viertage-Woche – ein Realitäts-Check
  • Abenteuer Veränderung

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ChatGPT oder die Frage, was ist besser: Fertiggericht oder selbstgekocht?

niedlicher Roboter

Eines gleich vorweg: Dieser Artikel ist von einer MI (Menschliche Intelligenz) geschrieben, nicht von einer KI (Künstliche Intelligenz). Ob es den Artikel besser macht, ist zwar nicht sicher, doch irgendwie fühlt es sich für die meisten Leserinnen und Leser sympathischer an, sich beim Lesen einen Menschen vorzustellen, der recherchiert, nachdenkt, an Sätzen feilt und versucht, sich in seine Leser hineinzuversetzen – zumindest ist das die naive Hoffnung der Autorin ;-).

Für den Fall, dass Sie in den letzten Monaten keine Online-Nachrichten gelesen haben:


Was ist ChatGPT?

ChatGPT ist eine textbasierte künstliche Intelligenz der Firma Open AI, die aus allen im Internet öffentlich verfügbaren Datenquellen Wissen zusammenträgt und mit Menschen in Echtzeit – wenn das System nicht gerade wieder überlastet ist 😉 – schriftlich interagiert.

Chat GPT wurde Ende November 2022 veröffentlicht und hatte bereits im Januar 2023 die Marke von 100 Mio. monatlichen Nutzern geknackt – Instagram hat dafür noch 2,5 Jahre und TikTok neun Monate gebraucht. Es gibt auch alternative KI-Textgeneratoren wie Jasper Chat oder YouChat, und Google hat mit Bard bereits seine eigene Anwendung vorgestellt. Doch die stellt Chat GPT in Sachen Reichweite – zumindest im Moment – alle in den Schatten.

Sie können ChatGPT also zu allen Themen Fragen stellen und recherchieren lassen, historische Daten zusammentragen, eine Tabelle analysieren lassen, Stellenanzeigen schreiben oder Textvorschläge für Werbebriefe machen lassen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Allerdings hat das System auch seine Grenzen.

Warum ist ChatGPT mit Vorsicht zu genießen?

  • Fehlende Aktualität – es wird auf Wissen bis September 2021 zugegriffen. Alles, was danach kommt, findet keine Berücksichtigung.
  • Quellen sind nicht eindeutig identifizierbar – die Antworten sind perfekt formuliert, doch kann niemand nachvollziehen, ob die Quellen, die genutzt wurden, auch vertrauenswürdig sind. Ganz zu schweigen von den urheberrechtlichen Fragen, die das aufwirft, und der Tatsache, dass ChatGPT gern auch mal was erfindet.
  • Wertungen sind nicht erkennbar – je nachdem, woher die Quellen stammen, können sie auch kulturell oder politisch gefärbt sein, obwohl sie seriös und neutral klingen.
  • Kein Zugriff auf qualitativ geprüfte Inhalte, die hinter einer Bezahlschranke liegen – ChatGPT greift ausschließlich auf frei verfügbare Daten zu, viele journalistische und wissenschaftliche Inhalte fließen deshalb nicht in das Ergebnis ein.

Welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es für Sie als Unternehmer?

Trotz dieser Grenzen liefert ChatGPT bei vielen Themen hilfreiche Antworten und kann helfen, Zeit zu sparen. Hier drei Einsatzmöglichkeiten mit beispielhafter Fragestellung:

  • Recherche über die Bedürfnisse der eigenen Kunden, um das Marketing zu verbessern, z.B.: Was erwarten Kunden von einem guten Handwerker? Nenne die drei größten Herausforderungen, Ängste und Wünsche.
  • Redaktionsplan für monatliche Infobriefe oder Blogbeiträge, z.B.: Erstelle mir einen Redaktionsplan für monatliche Newsletter. Ich habe einen Blumenladen, und meine Kunden mögen besonders gern frische bunte Sträuße und Topfpflanzen, um die Wohnung zu verschönern.
  • Stellenanzeigen formulieren, z.B.: Formuliere eine Stellenanzeige für einen IT-Consultant, der schwerpunktmäßig Netzwerkinstallationen in Unternehmen durchführt.

Was ChatGPT so spannend macht, ist die Verfeinerung oder Vertiefung der Inhalte durch Ergänzungen oder Perspektivwechsel.

Die Kundenrecherche können Sie weiterführen: „Es handelt sich um Kunden über 50“, der Redaktionsplan für den Blumenladen wird variiert: „dieses Jahr steht alles im Zeichen der Rose“ oder die Stellenanzeige: „Schreibe diese Stellenanzeige mit Motiven aus dem Marvel-Universum“.

Und eine Maschine wird nie ungeduldig oder ist genervt und beantwortet jede weitere Frage genauso wie die erste.

Und was hat das jetzt mit einem Fertiggericht zu tun?

Die Formulierungsfähigkeiten von ChatGPT sind tatsächlich beeindruckend und werden in verblüffender Geschwindigkeit geliefert. Doch irgendwie fühlt es sich an wie ein Fertiggericht im Unterschied zu selbst gekochtem Essen. Sie sparen unglaublich viel Zeit, weil jemand anderes alles mundgerecht aufbereitet hat. Dafür wissen Sie nicht zu 100 %, welche Zutaten verwendet wurden oder ob sie gesund sind. Selbst kochen mit frischen Zutaten dauert zwar länger, doch da wissen wir, was drin ist, bestimmen selbst den Geschmack und haben die Gewissheit, dass es mit Liebe zubereitet wurde.

FAQ – Wie bekomme ich Daten aus meinen Programmen direkt zum Steuerberater?

Glühbirne

Moderner Beleg-Vierkampf

Fotografieren, ausdrucken, kopieren, scannen, hochladen – Anstrengend.

Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit diversen Programmen?
• Fakturierung
• Online-Banking
• Warenwirtschaftssystem
• eigenes Buchhaltungssystem (z. B. eine Handwerks- oder eine Arztsoftware)
• Zeiterfassungssysteme (deren Daten werden für die Lohnbuchhaltung gebraucht)
• …
Um nur die wichtigsten zu nennen.

Kann Ihr Steuerberater direkt mit diesen Daten arbeiten?
Antwort: Ja, das geht. Jedenfalls in sehr vielen Fällen.

Unser Tipp: Ihre Software hat Schnittstellen – so können die Daten (meist in einer einzigen Datei) ausgegeben werden, um beim Steuerberater direkt wieder eingespielt zu werden. Entscheidend ist dabei das Format. Eine CSV-Datei kann fast jedes Programm ausgeben und auch wieder einspielen. Dabei braucht es allerdings noch ein „human interface“, also einen Menschen, der einmal definiert, welche Daten aus der Exportdatei wo im Zielprogramm ankommen sollen. Das kann entweder jemand in der Kanzlei oder ein EDV-Spezialist sein.

Die Kosten zu Beginn rentieren sich schnell, wenn nachher alles automatisch läuft.
Eine Reihe von Programmen hat auch komfortablere Standard-Schnittstellen zu den Programmen von uns Steuerberatern, die nicht so aufwendig eingerichtet werden müssen.

Sprechen Sie uns darauf an, und wir machen zusammen mit Ihnen einen „Schnittstellen-Check“. Denn die direkte Weitergabe spart Ihnen Zeit und vermeidet den Vierkampf.

Die elektronische Signatur – einfach und sicher online unterschreiben

Homeoffice, Videokonferenz, Chat… In den letzten Monaten haben viele Digitalisierung „einfach mal gemacht“.

Und bei den Unterschriften für Aufträge oder Verträge hat sich möglicherweise schnell eine Vertrauenskultur herausgebildet. Schließlich hatten Sie gerade im März und April wirklich andere Sorgen.

Einfach mal machen bringt uns tatsächlich endlich ins Handeln, wo wir vorher oft gezögert haben. Und wir wissen heute, dass die Normalität eine andere ist als vor der Krise, und dass dieser Zustand der „alltäglichen Ausnahmesituation“ noch eine ganze Weile dauern wird.

Wir stellen auch fest: Die Digitalisierung ist endgültig gekommen, um zu bleiben.

Daher lohnt es sich, die jetzige Vertrauenskultur an den wichtigen Stellen wieder in einen rechtssicheren Zustand zu überführen.

Dabei gibt es drei Sicherheitsstufen, die Sie kennen sollten.

Hier ein Überblick über die Möglichkeiten, Verträge und andere Dokumente rechtssicher zu unterschreiben, ohne Drucker und Füllfederhalter.

Die verschiedenen Stufen der elektronischen Signatur

Stufe 0: Unterschrift per PDF

Egal, ob direkt in der PDF z. B. auf dem Tablet unterschrieben oder ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, entfaltet diese Unterschrift keine Rechtswirkung. Meist ist das Verfahren auch ziemlich umständlich.

Trotzdem reicht es sicher an vielen Stellen in Ihrem Betrieb aus. Im Prinzip machen wir ja bei Amazon und Co. auch nichts anderes – mittlerweile sogar komplett ohne Unterschrift bei Anlieferung.

Hier geht es wieder um die Vertrauenskultur – mit Lieferanten oder Kunden, mit denen eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung besteht, scheint das im ersten Schritt ausreichend.

In Krisenzeiten sollten Sie aber auch hier gut abwägen, um wie viel es beim konkreten Geschäft geht. Auch ohne bösen Willen können vielleicht auf der anderen Seite Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Und wenn man mit dem Rücken zur Wand steht, muss man sich dann doch selbst der Nächste sein.

Stufe 1: einfache elektronische Signatur

            Sie kommt oft bei E-Mails zur Anwendung. Eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person ist damit nicht gegeben. Die Beweiskraft ist daher gering und z. B. für E-Commerce oder E-Government nicht ausreichend. Sie kann aber z. B. bei elektronischen Rechnungen aus Ihrem Hause durchaus sinnvoll sein.

Stufe 2: fortgeschrittene elektronische Signatur

            Hier ist die Person, die die Unterschrift leistet, eindeutig authentifiziert. Sie ersetzt allerdings die handschriftliche Unterschrift noch nicht komplett. Für die meisten Rechtsgeschäfte reicht Ihre Beweiskraft allerdings aus.

Stufe 3: qualifizierte elektronische Signatur (QES)

            Hier sind Sie beim rechtsgültigen Ersatz der handschriftlichen Unterschrift angekommen. Sogar Grundstückskaufverträge oder Arbeitsverträge können damit abgewickelt werden.Natürlich sind hier die Anforderungen besonders hoch. Solche Signaturen werden nur von zugelassenen Trustcentern ausgegeben. Außerdem ist eine Chipkarte erforderlich.

Unterschrift per Portal – eine gute Lösung mit überschaubaren Kosten

Überlegen Sie gut, für welche Ihrer Geschäftsprozesse und welche Geschäftspartner welche Art der Signatur notwendig ist.

Eine gute Möglichkeit, mit einer Softwarelösung das Thema ziemlich umfassend zu regeln, sind Unterschriftsportale.

Die Vorteile:

  • Alle Sicherheitsstufen abbildbar – Sie wählen die jeweils passende aus.
  • Meist ist auch eine Workflow-Gestaltung enthalten – Sie können festlegen, wer in welcher Reihenfolge das Dokument erhält und signiert. Und zum Schluss geht das Dokument vielleicht ins Sekretariat zur Ablage.
  • Zeit ist hier keine knappe Ressource mehr, wenn es um Rechtssicherheit geht.
  • Als Cloud-Lösungen funktionieren diese Portale auf allen Geräten – auch unterwegs.
  • Es ist keine Installation und Wartung zusätzlicher Software nötig.

Anbieter – Beispiele (natürlich ohne Vollständigkeitsgarantie):

  • FP Sign (übrigens das digitale Produkt des ehemaligen Herstellers der Postalia-Frankiermaschinen – ein schönes Beispiel für digitalen Wandel)
  • Docusign

Auch Adobe bietet Möglichkeiten zur elektronischen Signatur. Diese Lösung ist eher für Sie interessant, wenn Sie ohnehin Adobe-Kunde sind.

Meist ist es kein Problem, eine Freischaltung für einen kostenlosen Test zu erhalten.

Probieren Sie es aus und zeigen Sie sich Ihren Geschäftspartnern gegenüber als moderner Unternehmer.

Was macht eigentlich ein…?

Monitor

Mitarbeiter Rechnungswesen

Die Arbeit für unsere Mandanten macht uns immer viel Spaß, doch so ganz offensichtlich ist es für Außenstehende nicht, wie der Kanzleialltag aussieht. Die fachliche Qualität lässt sich oft schwer beurteilen (danke für Ihr Vertrauen), und bis jetzt hat uns noch kein Mandant für unsere herrlichen Rückstellungen gelobt oder ist in Verzückung geraten über die Abschreibung der GWG.

Deshalb wollen wir Ihnen mit dieser Serie einen Blick hinter die Kulissen gewähren und stellen in lockerer Folge einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit seinem/ihrem Aufgabenbereich vor.

Ein Tag im Leben von Nicole Sommer*

Ich bin Nicole Sommer, 32 Jahre alt, verheiratet, zwei Kinder (4 und 6) und arbeite seit vier Jahren in der Kanzlei und mache Buchführung, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse für 30 Mandanten.

Ich habe die Ausbildung zur Steuerfachassistentin gleich nach dem Fachabitur gemacht. Für den Beruf habe ich mich entschieden, weil ich schon als Kind beim Treppensteigen immer die Stufen mitgezählt habe und meine Mutter meinte: „Nicki, du machst mal was mit Zahlen, das liegt dir.“ Na ja, das war vielleicht nicht der einzige Grund. Bei einem zweiwöchigen Schulpraktikum habe ich gesehen, dass es um viel mehr geht als um Zahlen. Der persönliche Umgang mit Mandanten, die Möglichkeit, anderen lästige Aufgaben abzunehmen und die Kombination Beruf und Familie in Einklang zu bringen, haben den Ausschlag gegeben.

Mein Arbeitstag beginnt um 8.30 Uhr, da sind die Kinder in der Kita und Schule untergebracht. Mein Mann ist Lehrer und kümmert sich ab mittags um die Kleinen. Ein Teil meiner Kolleginnen und Kollegen ist schon da, und der Tag beginnt mit herzlichem Hallo und der obligatorischen Tasse Kaffee.

Heute ist die Buchhaltung von Maler Fleck dran, er macht mit seinem Betrieb und seinen neun Mitarbeitern einen Jahresumsatz von 730.000 €, jeden Monat schreibt er rund 20 Rechnungen an Kunden, hat ein kleines Geschäft mit Barumsätzen, und 200 Rechnungen bzw. Belege sammeln sich pro Monat an.

Zum Glück haben wir einen Großteil unserer Mandanten letztes Jahr auf die digitale Zusammenarbeit umgestellt. So habe ich alle Belege sofort am PC zur Verfügung, und das Programm macht – nach einer Lernphase – durch OCR-Erkennung gleich entsprechende Buchungsvorschläge. Natürlich haben wir bei einigen Mandanten richtig Überzeugungsarbeit leisten müssen, der Pendelordner war eben ein vertrautes und eingespieltes System, das gut funktioniert hat. Maler Fleck war sehr schnell dabei, denn erstens hat er verstanden, dass scannen statt Beleg lochen und in Ordner einsortieren sogar Zeit spart. Dafür werden der Zahlungsverkehr und die Belegsuche durch das digitale System für ihn erheblich erleichtert.

So, jetzt aber weiter mit Buchen, wobei, es sind viel mehr Kontrollaufgaben und fachlicher Qualitätscheck. Erfüllt der Beleg die Anforderungen für den Vorsteuerabzug? Ist eine Maschine angeschafft worden, die als Anlagevermögen zu verbuchen ist? Sind auf dem Beleg ausschließlich betrieblich veranlasste Ausgaben, oder ist etwas privat zu verbuchen? Besonderes Augenmerk ist bei den Anzahlungen erforderlich. Um eine aussagekräftige BWA zu erhalten, sind auch die unfertigen Leistungen gleich monatlich anzupassen. Bei GmbHs haben wir darüber hinaus eine Vielzahl gesellschaftsrechtlicher Punkte zu beachten – zum Beispiel bei Anpassung des Geschäftsführergehalts.

Und wie so oft: In der Bank finde ich Buchungen, für die die Belege fehlen. Ich sammle die Rückfragen und kläre sie dann kurz telefonisch. Die Buchhaltung ist dann soweit fertig, und Umsatzsteuer-Voranmeldung und Auswertungen werden Maler Fleck online im Portal zur Verfügung gestellt.  

Da habe ich mir doch eine kurze Pause verdient, jetzt ist ja auch schon Mittag. Am Vormittag haben einige Mandanten angerufen, die ich jetzt zurückrufe. Frau Lindner fragt, ob sie ihr neues Fahrzeug besser leasen oder kaufen soll. Herr Steurer braucht eine Verdienstbescheinigung. Darum kümmere ich mich jetzt noch schnell.

Den Rest des Tages kümmere ich mich dann um die nächste Buchführung von Maria Lechner. Sie hat ein Geschäft für hochwertige Tiernahrung und betreibt neben ihrem Ladengeschäft einen Online-Shop auf Amazon. Werbung macht sie mit Facebook und Instagram, und ihr eigener Hund hat einen beliebten YouTube-Kanal, mit dem sie als Influencerin über Product Placement zusätzliche Einnahmen hat. Sie kauft in ganz Europa ein, sodass hier in Sachen Umsatzsteuer echtes Expertenwissen gefragt ist. Deshalb habe ich letztes Jahr eine eintägige Fortbildung zum Thema Umsatzsteuer International gemacht.

Und das ist der Grund, warum ich meinen Beruf so mag: die Vielfalt der Branchen und Unternehmercharaktere. Und ständig lerne ich Neues dazu. Ich hoffe, dass mir die Digitalisierung in Zukunft noch mehr Routinetätigkeiten bei der Buchführung abnimmt. Denn dann kann ich mich noch besser um die fachlichen Anliegen meiner Mandanten kümmern.

*Aufgrund der DSGVO sind die personenbezogenen Daten erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Personen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. 😉