Die E-Rechnung im B2B-Bereich ab 1. Januar 2025: von der digitalen Kür zur Pflicht

Papierschnipsel

Sie arbeiten bereits digital und haben die Papierbelegwelt hinter sich gelassen? Prima, dann sind Sie bestens gerüstet für den nächsten Schritt.

Sie drucken und versenden noch Papier? Dann nutzen Sie das Jahr 2024, um die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens voranzubringen.

Denn die Digitalisierung schreitet voran, und ab dem 1. Januar 2025 wird sie einen weiteren bedeutenden Meilenstein erreichen: die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland.

Was bedeutet das konkret, und wie können Sie sich darauf vorbereiten?

1. Grundlegendes zur E-Rechnungspflicht

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen an Firmenkunden elektronisch erstellen und versenden. Aber keine Angst! Das bedeutet nicht nur weniger Papierkram, sondern auch effizientere, schnellere und fehlerfreie Prozesse. Das Beste daran? Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld! Und so sieht der Zeitfahrplan aus:

  • Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Ab dem 01.01.2025 kann jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden. Es entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Einwilligung des Empfängers bzw. der Empfängerin versendet werden.
  • Ab dem 01.01.2026 müssen alle Unternehmen im B2B mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen versenden.
  • Ab dem 01.01.2027 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden. (Ausnahme: EDI darf bis zum 31.12.2027 verwendet werden.)

Steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen.

2. Die Formate ZUGFeRD und XRechnung

Jetzt fragen Sie sich sicher: „Wie mache ich das?“ Es gibt zwei gängige Formate für E-Rechnungen in Deutschland: ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist eine Kombination aus PDF und XML. Es ist sozusagen das „Swiss Army Knife“ der E-Rechnungen – einfach, praktisch und für fast jeden geeignet.

XRechnung hingegen ist ein rein XML-basiertes Format. Denken Sie an XRechnung als den „James Bond“ der E-Rechnungen: smart, effizient und immer auf dem neuesten Stand der Technik.

Seit dem 27. November 2020 besteht übrigens in Deutschland bereits eine Verpflichtung zur E-Rechnung im B2G – also gegenüber staatlichen Einrichtungen. Ab 2024 wird es für viele Unternehmen darum gehen, Teile ihrer Rechnungsprozesse anzupassen.

Und wenn Sie sich sowieso mit dem Thema Rechnungen beschäftigen, nutzen Sie doch die Chance und optimieren Sie Ihren Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsprozess. Hier ein paar Tipps dazu.

3. Tipps, um den Rechnungsausgangsprozess zu optimieren

Jetzt wird’s konkret! Wie passen Sie Ihre Prozesse an?

  • Digital First: Erstellen Sie Rechnungen direkt in einem digitalen Format, anstatt sie erst zu drucken und dann zu scannen. (Und Word oder Excel sind bereits jetzt dafür ungeeignet, da sie nicht den GoBD entsprechen.) Fragen Sie beim Hersteller Ihres Rechnungsschreibungsprogramms, wie Sie ab 2025 Ihre Rechnungen E-Rechnungs-konform erstellen und versenden können.
  • automatisieren: Nutzen Sie Software-Lösungen, um Rechnungen automatisch an Ihre Kunden zu senden. Das minimiert Fehler und beschleunigt den Prozess.
  • Schnittstellen nutzen: Vernetzen Sie Ihre Buchhaltung, Ihr CRM und andere Systeme, um Daten automatisch auszutauschen.

Stolperfalle Rechnungsversand: Unternehmen, die aktuell noch nicht digital versenden, könnten mit ihren Stammdaten in die Bredouille kommen. Denn dort müssen die entsprechen E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger*innen in der Software hinterlegt sein. Prüfen Sie das rechtzeitig und beginnen Sie zeitnah mit der Stammdatenpflege.

Unternehmen, die bereits mit dem digitalen Rechnungsversand via PDF arbeiten, wissen, dass bisher das Einverständnis der Kunden für den digitalen Rechnungsversand benötigt wurde. Dies wird mit der E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B wegfallen.

4. Tipps, um den Rechnungseingangsprozess zu optimieren

Und wie sieht es auf der Empfängerseite aus?

  • direkt ins System: Lassen Sie E-Rechnungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem übernehmen. Legen Sie sich dazu eine einheitliche Mailadresse an, z.B. rechnungen@firmenname.de und bitten Sie alle Lieferanten, Rechnungen ausschließlich an diese Adresse zu mailen.

    Für Rechnungen, die Ihnen in Portalen zur Verfügung gestellt werden, können Sie Tools wie getmyinvoice oder invoicefetcher nutzen.
  • automatische Prüfung: Nutzen Sie Software, die Rechnungen auf Fehler oder Inkonsistenzen prüft.
  • Workflow-Management: Stellen Sie sicher, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet werden.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine weitere administrative Hürde, sondern eine Chance, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Weniger Papier, weniger Fehler, weniger Zeitaufwand – klingt das nicht traumhaft? Unsicher, wie Sie starten sollen? Sprechen Sie uns an, wir begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung. Wir freuen uns auf die papierlose Zukunft!

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