Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft die Pflicht zur E-Rechnung. Noch bis Ende 2026 läuft eine großzügige Übergangsphase und erfolgen weitere Umsetzungsschritte, bevor die Umstellung ab dem 1. Januar 2028 vollständig verpflichtend wird.
Doch wer klug ist, nutzt die kommenden Monate, um Strukturen zu schaffen, die nicht nur gesetzeskonform, sondern auch effizient und zukunftssicher sind. Denn: Die E-Rechnung ist kein isoliertes IT-Projekt – sie greift tief in Ihre GoBD-konformen Verwaltungsprozesse ein.
Einheitliches Format, klare Struktur – so funktioniert die E-Rechnung
E-Rechnungen sind elektronische Dokumente, die in einem strukturierten Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen werden müssen.
In der Praxis haben sich vor allem zwei Standards etabliert: die X-Rechnung und die ZUGFeRD-Rechnung in der neuesten Version. Beide Formate ermöglichen, dass Rechnungsdaten automatisiert gelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden können.
Achtung: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
💡 Tipp: Moderne Softwarelösungen erkennen, ob eine Rechnung formal korrekt vorliegt, und melden Abweichungen automatisch. Prüfen Sie, ob Ihre Systeme diese Funktion bereits unterstützen – das erleichtert später die GoBD-konforme Archivierung.
Inhaltliche Anforderungen und Korrekturen
Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gemäß §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Datenteil enthalten sein – inklusive Leistungsbeschreibung. Zusätzliche Dokumente wie Stundenaufzeichnungen oder Lieferscheine dürfen Sie als Anhang mitsenden.
Bei Änderungen gilt: Betragsminderungen durch Skonti oder Mängelrügen brauchen keine neue Rechnung, wohl aber Änderungen des Leistungsumfangs. Hier empfiehlt sich ein Blick auf die Vorlagen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
GoBD trifft E-Rechnung – das Zusammenspiel der digitalen Spielregeln
Mit der E-Rechnung rücken die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stärker in den Vordergrund.
Elektronische Rechnungen müssen in der ursprünglichen elektronischen Form aufbewahrt werden, in der sie empfangen wurden. Wird sie für interne Zwecke in ein anderes Format umgewandelt, sind beide Versionen revisionssicher zu archivieren und organisatorisch miteinander zu verknüpfen.
Die wichtigsten GoBD-Anforderungen auf einen Blick:
- Unveränderbarkeit: Keine nachträgliche Bearbeitung.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen jederzeit lesbar und prüfbar sein.
- Verfügbarkeit: Rechnungen müssen schnell abrufbar sein.
- Protokollierung: Empfang, Archivierung und Verarbeitung sind lückenlos zu dokumentieren.
- Indexierung und Historie: Jede Rechnung erhält eine eindeutige Kennung und – falls Änderungen nötig sind – eine nachvollziehbare Versionshistorie.
Ein Ausdruck genügt nicht – die elektronische Form bleibt das Original.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt vor
1. Technik prüfen und anpassen
Seit 2025 besteht bereits die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können.
Richten Sie daher ein separates E-Rechnungspostfach ein und sorgen Sie für eine automatische Archivierung in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.
Falls Ihre Rechnungssoftware noch keine E-Rechnungen erstellen kann, nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu Ihrem Anbieter auf – der Anpassungsbedarf kann größer sein, als man denkt.
2. Prozesse überdenken
Die Einführung der E-Rechnung ist der ideale Anlass, interne Abläufe neu zu strukturieren. Prüfen Sie, wie Belege aktuell empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden.
Ein Softwarewechsel oder die Einführung neuer Schnittstellen sollten mit ausreichend Vorlauf geplant werden – insbesondere, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind.
3. Kommunikation vorbereiten
Informieren Sie Geschäftspartner und Lieferanten frühzeitig über das von Ihnen bevorzugte Rechnungsformat und den künftigen Übertragungsweg. Ein einheitlicher digitaler Rechnungseingang spart Zeit, reduziert Papier und schafft Klarheit.
Fazit: Ordnung, Effizienz und Transparenz gewinnen
Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist der nächste logische Schritt in Richtung digitale Buchführung.
Richtig umgesetzt, schafft sie Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz – genau das, was die GoBD fordern.
Nutzen Sie die Übergangszeit, um Ihre Prozesse gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei zu optimieren. So sichern Sie sich nicht nur eine reibungslose Umstellung, sondern auch langfristig einen echten Wettbewerbsvorteil durch strukturierte, digitale Abläufe.
