Planung – Beratung auf Augenhöhe

21. März 202322. März 2023

Risikomanagement – oder der Schmerz des kleinen Zehs

Als der liebe Gott den Menschen erschuf, hat er ihm auch zwei kleine Zehen verpasst. Als sein Assistent ihn fragend ansah, sagte er, der ist für die Möbel. Das wird lustig, du wirst sehen.

Ehrlich, haben Sie sich den kleinen Zeh nicht auch schon angeschlagen und tragen seitdem Hausschuhe oder sind extrem vorsichtig? Oder auf der entgegengesetzten Stelle, also beim Kopf, da ziehen wir doch (in der Regel) auch Fahrradhelme auf. Denn Stürze auf denselben sind gefährlich, haben wir gelernt.

Hier haben wir als Beispiel zwei Risiken erkannt und auch geeignete Gegenmaßnahmen getroffen. Risiken gibt es also immer, selbst aus dem Bett könnte man fallen. Warum sollte es also im Business keine Risiken geben? Denken wir doch an die Finanzmarktkrise, den Ukrainekrieg, die Energiekrise und Personalkrise und so weiter.

Warum beschäftigen wir uns dann aber so ungern damit? – Weil wir uns gar nicht ausmalen wollen, was alles passieren könnte? Sicher heitert es uns nicht gerade auf, wenn wir uns mit der dunklen Seite beschäftigen. Es macht uns depressiv und lässt uns manchmal hilflos erscheinen.

Trotzdem ist es wichtig, eine gute Flasche Rotwein zu öffnen und sich mit diesen Gedanken zu beschäftigen. Das Ziel ist es, eine Resilienz zu bekommen, sodass die negativen Einflüsse abperlen können. Bei Oberflächen würden wir vom Lotuseffekt sprechen, der verhindert, dass Schmutz haften bleibt.

Der Beginn ist dabei ein Brainstorming. Überlegen Sie bitte, was alles störend für den Geschäftsverlauf sein könnte. Hier ist es wichtig alles aufzuschreiben, egal, wie wichtig oder unwichtig es erscheinen mag. Im Idealfall sind Sie beim Brainstorming nicht alleine. Nehmen Sie dann halt mehrere Flaschen Rotwein.

Im zweiten Schritt bewerten wir die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe. Das macht man üblicherweise in einer Matrix

Bei der Beurteilung der Eintrittswahrscheinlichkeit sollten Sie aber wieder nüchtern sein und alle Fakten checken und sich erst recht nicht von der Bild-Zeitung leiten lassen. Die Schadenshöhe kann man dann individuell errechnen. Also haben wir einen Stromausfall für drei Stunden oder drei Wochen? Die Wahrscheinlichkeit, einen Stromausfall für drei Stunden zu haben, ist deutlich höher als für drei Wochen. Dagegen wäre der Schaden deutlich geringer.

Bevor es dann sofort an die Maßnahmen bei den einzelnen Risiken geht, sollten Sie sich überlegen, welche Auswirkungen das Eintreten des Risikos auf alle beteiligten Personen hätte. Erst im nächsten Schritt sollten Sie sich überlegen, welche Maßnahmen für diese jeweiligen Personen geeignet und notwendig sind. Das ergibt dann ein viel genaueres Bild, als wenn man sofort zu den Maßnahmen springt, wozu jeder Ungeübte neigt. Man nennt diese Methode übrigens die Fischgrät-Technik.

Malen Sie bitte ein Fischskelett auf. Dabei stehen die oberen Gräten für die Auswirkungen auf die beteiligten Personen (Stakeholder) und die unteren Gräten für die Maßnahmen für jeden einzelnen Stakeholder. Das sieht dann vereinfacht in etwa so aus:

Dokumentieren Sie nun das Ganze in einem Bericht und besprechen Sie diesen mit Ihnen wichtigen Personen. In einem Jahr wiederholen Sie dann dieses Prozedere und ergänzen den Bericht und
kommunizieren Sie die neuerlichen Ergebnisse. Und so weiter.

Im Übrigen gibt es wahrscheinlich auch etliche Steuerrisiken. Insbesondere hier ergibt es Sinn, uns als Ihre Steuerberater zu involvieren. Auch stehen wir für die allgemeinen Risiken als Brainstorming-Partner zur Seite. Deshalb ja auch der gute Rotwein.

Auf diese Weise und mit dieser Technik schaffen Sie sich eine Unternehmensresilienz, die Sie schützt und ruhig schlafen lässt, auch in schwierigen Zeiten. Wie wichtig das ist, sehen wir gerade in der heutigen Zeit. Sprechen Sie uns an. Gerne erläutern wir das persönlich mit Ihnen!

Was das Ganze mit dem kleinen Zeh zu tun hat? – Nichts, außer dass wir durch Schmerzen lernen. Aber so weit muss es ja nicht kommen.

10. August 202112. August 2021

7 Methoden zur Entscheidungsfindung

und ein Bonustipp

Wir leben in Zeiten großer und schneller Veränderungen. Heute sind Sie gefordert, Entscheidungen öfter und schneller zu treffen, als das noch vor zehn Jahren der Fall war.

Aus der Entscheidungstheorie wissen wir, dass Entscheidungen nie nur rein sachlich, sondern auch immer „im Bauch“ getroffen werden. Entscheidungen werden also nicht nur von den nackten Fakten, sondern auch von Ihren persönlichen Erfahrungen und Vorlieben beeinflusst.
Und das ist gut so – schließlich sind es Ihre höchstpersönlichen Entscheidungen.

Wir haben Ihnen sieben Methoden zusammengestellt, die Sie je nach Entscheidungstyp und Ihren Vorlieben nutzen können, um Entscheidungen gut vorzubereiten und zu treffen.

1. Die Pro-und-Kontra-Liste
Anwendung: Ja/Nein-Entscheidungen, z. B. Mitarbeiter einstellen oder nicht. Zeichnen Sie auf ein Blatt zwei Spalten: Pro und Kontra. Auf der Seite Pro tragen Sie die Vorteile und Chancen ein, auf der Seite Kontra die Nachteile und Risiken. Auf welcher Seite haben Sie mehr Punkte gefunden?

2. Der Entscheidungsbaum
Anwendung: Es gibt mehrere Alternativen, z. B. Softwareauswahl. Schreiben Sie die Alternativen untereinander auf. Dann vergleichen Sie paarweise, welche Alternativen gegeneinander „gewinnen“. Die Gewinner kommen in die nächste Spalte, dann vergleichen Sie wieder… bis eine Alternative übrig bleibt.

3. Die Mindmap
Anwendung: Mehrere Alternativen, kombinierbar mit der Pro-und- Kontra-Liste, gut auch, um Rechercheergebnisse festzuhalten, z. B. welche Kunden wollen wir ansprechen (Website/Produkte/Dienstleistungen). Die zu treffende Entscheidung steht in der Mitte. Davon ausgehend
bekommt jede Alternative einen „Ast. Jede Alternative hat Unteräste, die Sie frei gestalten können. Zum Beispiel ein „Fakten-Ast“, wenn sinnvoll mit weiteren Kriterien als weitere Äste. Und Pro-/KontraÄste. Der Vorteil: Dieses Entscheidungsmodell ist sehr flexibel und kann quasi unendlich erweitert werden.

4. Die Entscheidungsmatrix
Anwendung: Bewertungssystem auch für mehrere Entscheidungsträger geeignet, z. B. Einstellung eines Mitarbeiters. In einer Tabelle wird für jede Entscheidungsalternative eine eigene Spalte angelegt (oder eben für jeden Entscheidungsträger eine Spalte). In die Zeilen tragen Sie die Entscheidungskriterien ein. Nun werden die einzelnen Kriterien bewertet. Die Skala bestimmen Sie. Punkte von 1 bis 10 oder Schulnoten haben sich bewährt.

5. Die Szenario-Technik – Best Case/Worst Case
Anwendung: Insbesondere für Entscheidungen, die Sie als sehr risikoreich ansehen. Kombinierbar mit der Mindmap. Für jede einzelne Alternative erstellen Sie den „Best Case“: Wenn alles richtig läuft, wie großartig werden die Auswirkungen Ihrer Entscheidung sein? Der Worst Case ergibt sich, wenn sich die Entscheidung als Irrtum herausstellt. Wie schlimm werden die Konsequenzen sein? Unsere Erfahrung: Für eher sicherheitsorientierte Menschen stellt sich der Worst Case bei konkreter Betrachtung meist als gar nicht so dramatisch heraus. Andererseits unterschätzen sehr positiv denkende Menschen die Risiken oft.#

6. Die 10-10-10-Methode – eine Zeitreise
Anwendung: Überprüfung der langfristigen Konsequenzen Ihrer Entscheidung. Hier ist Ihre Vorstellungskraft gefragt: Stellen Sie sich folgende drei Fragen: Wie werden Sie über Ihre Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und in 10 Jahren denken?

7. Die fallende Münze
Anwendung: Überprüfung Ihrer Entscheidung mit dem „Bauch“. Bei mehr als zwei Alternativen können Sie auch einen Würfel verwenden. Wenn Sie eine Münze hochwerfen, wird beim Fallen eine Seite oben liegen – komplett zufällig. Das ist für sich genommen eher keine gute
Methode, um wichtige Dinge zu entscheiden. Der Trick: In dem Moment, in dem Sie die Münze hochwerfen, weiß Ihr „Bauch“ intuitiv, welche Seite oben liegen soll. Nur wenn Ihr Bauch auch hinter der Entscheidung „steht“, werden Sie später mit der Entscheidung zufrieden sein – selbst wenn es sich um eine Fehlentscheidung handelt.

Unser Bonus-Tipp:
Bei Entscheidungen geht es darum, eine Alternative zu „nehmen“. Dieser Ausdruck hat wirklich etwas mit unseren Händen zu tun. Wir empfehlen Ihnen daher, die Methoden tatsächlich mit Papier und Stift per Hand zu nutzen. Auf dem Weg vom Kopf in die schreibende Hand fließt Ihre Intuition mit ein. So kommen Sie zu ausgewogenen Entscheidungen zwischen Kopf und Bauch.

29. September 202029. September 2020

Lotse Herbstausgabe 2020

Lotse Jostmeier 1020 Herunterladen

Die aktuelle Ausgabe unserer Mandantenmagazins ist da.

In dieser Ausgabe lesen Sie:

Förderprogramm Digital
Die elektronische Signatur
Liquiditätsgewinn durch Verlustrücktrag
Rückzahlung der Corona-Soforthilfe
Degressive Abschreibung
Risiken Gestalten
Virtuelle Beziehungspflege
Unterstützung für Ausbildungsbetriebe

30. Juli 2020

Erfolgreich Planen – von den Zielen bis zur Umsetzung

Haben Sie sich mal überlegt, wieso alle größeren Unternehmen eine Planung und ein Controlling haben? Ist es, weil die nicht wissen, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen sollen, oder hat es einen tieferen Grund? Fragen wir unsere kleineren Mandanten, so heißt es oft: „Das habe ich im Kopf“ oder „Mein Bankkonto ist meine Planung“. Aber sollten wir uns denn nicht, gerade in den Zeiten, in denen es durch Herabsetzungen, Stundungen und Umsatzausfälle komplexer wird, nicht diese großen Unternehmen als Vorbild nehmen? Irgendwann ist die Grenze dessen erreicht, was man im Kopf planen kann. Weitere Notwendigkeiten einer Planung sind:

Eine schriftliche Planung schafft Sicherheit, vor allem dann, wenn Szenarien aufgezeigt werden.
Eine schriftliche Planung weist manchmal auch schon auf Handlungsoptionen hin.
Eine schriftliche Planung kann mit den tatsächlichen Ist-Zahlen verglichen werden.
Eine schriftliche Planung schafft Gewissheit bei der Frage nach der Unternehmensfortführung.
Eine schriftliche Planung will die Bank, wenn es um Kreditvergaben geht.
Oder denken Sie an eine Unternehmensveräußerung: Eine schriftliche Planung ist Grundlage für eine Unternehmensbewertung.

Wir könnten noch weitermachen, aber belassen wir es bei diesen Beispielen.

Bei einer schriftlichen Planung setzen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander. Sie überlegen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll, welche Umsatzsparten Sie bereits haben oder haben wollen. Sie definieren Ziele. Sie beschäftigen sich mit Ihrer Work-Life-balance. Sie arbeiten einfach gesagt AN Ihrem Unternehmen und AN Ihrem Leben. Denn Ihr Unternehmen ist unbestritten einer Ihrer wichtigen Lebensinhalte.

Doch was ist eine Planung? Wie viele Jahre müssen geplant werden? Reicht es aus, auf Jahresbasis zu planen, oder muss auf Monatsbasis geplant werden? Wie genau muss eine Planung sein? Was ist, wenn es nachher nicht so kommt?

Wenn Sie „Planung“ googeln, dann finden Sie oft folgende Definition:

„Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns durch Abwägen verschiedener Handlungsalternativen und Entscheidungen für den günstigsten Weg.“

Diese Definition erinnert mich sehr an eine Wanderkarte. Auch dort schaue ich mir an, welchen Weg ich nehme, um mein Ziel zu erreichen. Welche Wegbegleiter habe ich, an die ich die Wegstrecke anpassen muss, welche Ausweichwege, oder auch mal: Welche Abkürzungen gibt es?

Schauen wir uns nun konkret eine Planung an. Je nach Anlass umfasst die Planung mehrere Jahre, wie bei einer Unternehmensbewertung, oder nur einen kurzen Zeitraum, wie zum Beispiel in der aktuellen Corona-Krise bei der Frage: „Wenn morgen nochmals die Umsätze auf null zurückgingen, wie lange würde mein Unternehmen überleben?“ Wollen Sie es ausrechnen? Dann los! Sie planen die anfallenden Kosten und rechnen diese auf einen Durchschnitt runter. Ermitteln Sie dann den verfügbaren Betrag aus allen Bankkonten und Kreditlinien. Im letzten Schritt teilen Sie den verfügbaren Betrag durch die monatlichen Durchschnittskosten. Jetzt sind Sie bei der finanziellen Reichweite angelangt, also der Anzahl von Monaten, die Ihr Unternehmen ohne Hilfe und ohne Umsatz überleben könnte.

Es gibt viele Menschen, die sind Perfektionisten. An sich eine hervorragende Eigenschaft. Bei der Planung wird man sich hier jedoch verirren. Das wissen die Perfektionisten, und deshalb fangen sie oft erst gar nicht mit einer Planung an. Lieber Leser, wenn Sie auch so ein Perfektionist sind, dann ist das grundsätzlich klasse. Aber bitte: Planen Sie trotzdem! Keine einzige Planung wird genauso umgesetzt. Es ist Aufgabe des Controllings, Planungsabweichungen festzustellen, zu analysieren, gegenzusteuern und vielleicht einen neuen Plan aufstellen. Der erste Schritt aber ist immer die erste Planung.

Die Art einer Planung hängt ebenso wie die Planungstiefe und die Anzahl der Jahre von dem Sinn und Zweck der Planung ab. Manchmal ist nur eine Ertragsplanung notwendig. Nämlich dann, wenn Sie nur einen Soll-Ist-Vergleich haben möchten, oder wie im obigen Beispiel, die finanzielle Reichweite ausrechnen wollen. In den meisten Fällen wird jedoch eine integrierte Ertrags- und Liquiditätsplanung erforderlich sein. Insbesondere dann, wenn mit der Bank der Kreditbedarf besprochen werden soll. Denn hier ist gefragt, wie viel Liquidität das Unternehmen benötigt. Dazu muss man jedoch zuerst eine Ertragsplanung erstellen, aus der sich unmittelbar die Liquiditätsplanung ableitet. Das liest sich so, als ob dies ein Kinderspiel wäre. Tatsächlich gibt es hierbei einige Stellmöglichkeiten, die bedacht und besprochen sein wollen.

Die Perfektionisten werden jetzt wahrscheinlich schnell weiterblättern, denn das scheint zu viel Zeit zu beanspruchen. Ja, man kann sich in einer Planung verlieren. Und nein: Als Kanzlei sind wir an Ihrer Seite und planen mit Ihnen. Um im Beispiel der Wanderkarte zu bleiben: Die Planung wird den Maßstab haben, den Sie benötigen, um den Weg für Ihr Unternehmen klar zu erkennen. Denn Sie als Chef müssen wissen, wohin es gehen soll. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen dabei!

1. Juli 2020