Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung
In dieser Ausgabe lesen Sie
Im aktuellen Lotse finden Sie Wissenswertes rund um Steuern und Unternehmensführung
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EBIT (Earnings Before Interest and Taxes – also der Ertrag vor Abzug von Zinsen und Steuern) und EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization – hier werden zusätzlich die Abschreibungen wieder addiert) sind wichtige Kennzahlen in der Finanzanalyse, die Ihnen dabei helfen, Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit zu bewerten.
Die Formel
EBIT = Gewinn + Zinsen + Steuern
EBITDA = Gewinn + Zinsen + Steuern + Abschreibungen
EBIT zeigt den Gewinn Ihres Unternehmens vor Berücksichtigung von Zinsen und Steuern. Diese Kennzahl ist nützlich, um die Rentabilität Ihres Kerngeschäfts zu beurteilen, da es zeigt, wie profitabel ein Unternehmen rein aus operativer Sicht ist. Es ermöglicht auch den Vergleich der finanziellen Leistungsfähigkeit verschiedener Unternehmen, da es unabhängig von der Steuer- und Finanzierungsstruktur ist.
EBITDA geht noch einen Schritt weiter und entfernt zusätzlich Abschreibungen und Amortisationen von EBIT. Dadurch werden nicht zahlungswirksame Buchungen eliminiert, um eine bessere Einschätzung der operativen Leistungsfähigkeit zu ermöglichen. EBITDA wird oft verwendet, um die finanzielle Gesundheit von Unternehmen zu bewerten, insbesondere in Branchen mit hohen Investitions- und Abschreibungskosten wie dem Technologiesektor.
Beide Kennzahlen sind für Investoren, Kreditgeber und Manager von großem Interesse, da sie Einblicke in die Rentabilität und den Cashflow eines Unternehmens bieten. Sie helfen bei der Bewertung der operativen Effizienz, der Schuldenfähigkeit und der finanziellen Stabilität.
Dennoch sollten Sie sie nicht isoliert betrachten, sondern sie sollten immer im Zusammenhang mit anderen Finanzkennzahlen und der Branchenentwicklung analysiert werden, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
Unser Tipp: Eine Position, die die Vergleichbarkeit von Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie GbR oder KG mit Kapitalgesellschaften schwer macht, sind die Geschäftsführergehälter in der Kapitalgesellschaft. Diese sollten Sie entsprechend auch herausrechnen.
Frühjahrsputz ist eine alte deutsche Tradition. Ein alter Zopf also? Heute wissen wir aus Studien, dass ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld positive Auswirkungen auf Motivation und Produktivität hat. In Ihrem Unternehmen ist der Frühling also nicht nur die Gelegenheit, den Lappen zu schwingen, sondern das Großreinemachen auch auf das Aufräumen auszudehnen. Dabei bleibt kein Bereich „verschont“.
Hier unsere Tipps für Ihren erfolgreichen Ballastabwurf:
Tipp 1: Planung und Organisation – wer macht mit?
Teilen Sie die Aufgaben im Team auf und erstellen Sie gemeinsam einen klaren Aktionsplan, um sicherzustellen, dass der Frühjahrsputz jede Ecke erreicht.
Ihre Mitarbeitenden miteinzubeziehen, fördert den Teamgeist ungemein.
Extratipp: Belohnen Sie sich und Ihr Team nach dem Aufräumen mit einer kleinen Party – vielleicht mit dem ersten Angrillen?
Tipp 2: Werkstatt und Lager – was kann weg?
Führen Sie eine gründliche Inventur von Werkstatt und Lager durch, um den aktuellen Bestand an Materialien, Zubehörteilen und Werkzeugen zu überprüfen. Dabei finden Sie wahrscheinlich alte Schätze – oder ist es doch nur Gerümpel?
Extratipp: Sie haben Sorge, zu viel wegzuwerfen? Machen Sie es wie die Aufräumgurus: Für Dinge, bei denen Sie sich nicht sicher sind, gibt es einen Karton/eine Ecke, worin diese Dinge gesammelt werden. Wenn Sie ein Jahr nicht gebraucht wurden, können sie endgültig entsorgt werden.
Tipp 3: Sicherheitsüberprüfung – Safety first
Nehmen Sie sich Zeit für eine umfassende Sicherheitsüberprüfung des Betriebs, um sicherzustellen, dass alle Sicherheits- und Brandschutzvorschriften eingehalten werden, die für Ihren Betrieb gelten. Dabei geht es nicht darum, die Berufsgenossenschaftsprüfung vorwegzunehmen. Vielmehr geht es um die kleinen Dinge, die den Alltag stören oder unsicher machen. Alte Steckerleisten, die Stolperschwelle zum Keller oder der total verstaubte Server, der bei über 30 Grad immer mal wieder ausgestiegen ist. Manches kann ganz weg (Rechenmaschine, Fax und Co.). Manches muss vielleicht endlich mal neu angeschafft werden?
Sprechen Sie gern mit uns über Ihren Investitionsbedarf, dann können wir mit Ihnen die Finanzierung gut vorbereiten.
Tipp 4: Büroorganisation – Papier ist geduldig, Festplatten heute auch
Entrümpeln Sie das Büro und organisieren Sie die Dokumente. Sie arbeiten noch mit Papier? Da gibt es meist jede Menge „Entsorgungspotenzial“. Aber auch der digitale „Dateitiger“ sollte immer wieder gezähmt werden.
Führen Sie eine digitale Aufräumaktion durch, indem Sie überflüssige Dateien löschen und eine einheitliche Organisation der digitalen Dokumente sicherstellen.
Auch hier können Sie sich für „vielleicht doch noch mal wichtige“ Dateien einen oder mehrere eigene Ordner anlegen, die später endgültig gelöscht werden können.
Extratipp: Beschriften Sie diese Ordner mit dem entsprechenden Kalenderjahr, so können sie dann später jedes Jahr einen Ordner löschen.
Die Aufbewahrungsfristen sind wie vieles andere in Deutschland sehr detailliert geregelt. Eine gute Übersicht finden Sie hier: https://www.lexware.de/fileadmin/wissen-tipps/basic-tools/uebersicht-aufbewahrungsfristen.pdf
Das meiste muss zehn Jahre aufbewahrt werden.
Extratipp: Heben Sie einfach alles elf Jahre auf – für Ihre Steuerunterlagen (Rechnungen, Bilanzen und Co.) gilt, dass die zehn Jahr erst beginnen, wenn die jeweiligen Jahressteuererklärungen abgewickelt sind.
Tipp 5: Reinigung und Instandhaltung – die Basics
Ja, jetzt dürfen Sie den Lappen schwingen (lassen). 😉
Besonders, wenn Sie in eigenen Räumen sind, lohnt sich die Investition in die Substanz immer. Bei der Gelegenheit möchten Sie vielleicht etwas umgestalten oder erweitern bzw. abreißen? Jetzt ist Zeit für die Planung.
Sie sind Mieter oder Pächter? Auch dann lohnen sich eine „Rauminventur“ und ein Gespräch mit Ihrem Vermieter.
Tipp 6: Optimierung von Arbeitsprozessen und Unternehmenszielen
Identifizieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe und überdenken Sie Unternehmensziele, um den langfristigen Erfolg zu sichern. „Aufräumen im Kopf“ ist eine echte Unternehmertugend. Passen Ihre Finanzen? Haben Sie die richtigen Kunden? Wie sieht Ihre Mitarbeiterkapazität aus? Können Sie Ihre Arbeitsprozesse noch optimieren?
Extratipp: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an diesem Prozess, um wertvolle Einblicke und Ideen für Verbesserungen zu gewinnen.
Beim Aufräumen haben Sie gemerkt, dass Sie beim Thema Digitalisierung noch „Luft nach oben“ haben? Überlegen Sie, wie Sie die Automatisierung insbesondere bei den „Verwaltungsprozessen“ wie Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Abrechnung, Ablage von Dokumenten und/oder Vorbereitung und Abwicklung des Rechnungswesens nutzbringend in Ihrem Unternehmen umsetzen können. Sprechen Sie uns zu diesen Themen gerne an.
Extratipp: Rufen Sie ein Jahresziel aus.
Beispiel: „Go Paperless“ – wir werden papierlos. Ein großes, gemeinsames Ziel fokussiert alle im Team.
Fazit
Aufräumen klingt vielleicht nicht sexy. Ein aufgeräumtes Unternehmen ist dann aber deutlich attraktiver für Kunden und Mitarbeiter.
Sie haben dafür „keine Zeit“? Sie haben aber Zeit für langes Suchen im Lager oder im Dateiwust auf Ihrem Rechner? Sie haben Zeit, handgeschriebene Stundenzettel aufzurechnen oder Rechnungen mit Word zu schreiben, die Sie jedes Mal „zu Fuß“ rechnen müssen? Hmm …
Wir wünschen Ihnen einen sonnigen Frühling
Als der liebe Gott den Menschen erschuf, hat er ihm auch zwei kleine Zehen verpasst. Als sein Assistent ihn fragend ansah, sagte er, der ist für die Möbel. Das wird lustig, du wirst sehen.
Ehrlich, haben Sie sich den kleinen Zeh nicht auch schon angeschlagen und tragen seitdem Hausschuhe oder sind extrem vorsichtig? Oder auf der entgegengesetzten Stelle, also beim Kopf, da ziehen wir doch (in der Regel) auch Fahrradhelme auf. Denn Stürze auf denselben sind gefährlich, haben wir gelernt.
Hier haben wir als Beispiel zwei Risiken erkannt und auch geeignete Gegenmaßnahmen getroffen. Risiken gibt es also immer, selbst aus dem Bett könnte man fallen. Warum sollte es also im Business keine Risiken geben? Denken wir doch an die Finanzmarktkrise, den Ukrainekrieg, die Energiekrise und Personalkrise und so weiter.
Warum beschäftigen wir uns dann aber so ungern damit? – Weil wir uns gar nicht ausmalen wollen, was alles passieren könnte? Sicher heitert es uns nicht gerade auf, wenn wir uns mit der dunklen Seite beschäftigen. Es macht uns depressiv und lässt uns manchmal hilflos erscheinen.
Trotzdem ist es wichtig, eine gute Flasche Rotwein zu öffnen und sich mit diesen Gedanken zu beschäftigen. Das Ziel ist es, eine Resilienz zu bekommen, sodass die negativen Einflüsse abperlen können. Bei Oberflächen würden wir vom Lotuseffekt sprechen, der verhindert, dass Schmutz haften bleibt.
Der Beginn ist dabei ein Brainstorming. Überlegen Sie bitte, was alles störend für den Geschäftsverlauf sein könnte. Hier ist es wichtig alles aufzuschreiben, egal, wie wichtig oder unwichtig es erscheinen mag. Im Idealfall sind Sie beim Brainstorming nicht alleine. Nehmen Sie dann halt mehrere Flaschen Rotwein.
Im zweiten Schritt bewerten wir die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe. Das macht man üblicherweise in einer Matrix
Bei der Beurteilung der Eintrittswahrscheinlichkeit sollten Sie aber wieder nüchtern sein und alle Fakten checken und sich erst recht nicht von der Bild-Zeitung leiten lassen. Die Schadenshöhe kann man dann individuell errechnen. Also haben wir einen Stromausfall für drei Stunden oder drei Wochen? Die Wahrscheinlichkeit, einen Stromausfall für drei Stunden zu haben, ist deutlich höher als für drei Wochen. Dagegen wäre der Schaden deutlich geringer.
Bevor es dann sofort an die Maßnahmen bei den einzelnen Risiken geht, sollten Sie sich überlegen, welche Auswirkungen das Eintreten des Risikos auf alle beteiligten Personen hätte. Erst im nächsten Schritt sollten Sie sich überlegen, welche Maßnahmen für diese jeweiligen Personen geeignet und notwendig sind. Das ergibt dann ein viel genaueres Bild, als wenn man sofort zu den Maßnahmen springt, wozu jeder Ungeübte neigt. Man nennt diese Methode übrigens die Fischgrät-Technik.
Malen Sie bitte ein Fischskelett auf. Dabei stehen die oberen Gräten für die Auswirkungen auf die beteiligten Personen (Stakeholder) und die unteren Gräten für die Maßnahmen für jeden einzelnen Stakeholder. Das sieht dann vereinfacht in etwa so aus:
Dokumentieren Sie nun das Ganze in einem Bericht und besprechen Sie diesen mit Ihnen wichtigen Personen. In einem Jahr wiederholen Sie dann dieses Prozedere und ergänzen den Bericht und
kommunizieren Sie die neuerlichen Ergebnisse. Und so weiter.
Im Übrigen gibt es wahrscheinlich auch etliche Steuerrisiken. Insbesondere hier ergibt es Sinn, uns als Ihre Steuerberater zu involvieren. Auch stehen wir für die allgemeinen Risiken als Brainstorming-Partner zur Seite. Deshalb ja auch der gute Rotwein.
Auf diese Weise und mit dieser Technik schaffen Sie sich eine Unternehmensresilienz, die Sie schützt und ruhig schlafen lässt, auch in schwierigen Zeiten. Wie wichtig das ist, sehen wir gerade in der heutigen Zeit. Sprechen Sie uns an. Gerne erläutern wir das persönlich mit Ihnen!
Was das Ganze mit dem kleinen Zeh zu tun hat? – Nichts, außer dass wir durch Schmerzen lernen. Aber so weit muss es ja nicht kommen.
Wir leben in Zeiten großer und schneller Veränderungen. Heute sind Sie gefordert, Entscheidungen öfter und schneller zu treffen, als das noch vor zehn Jahren der Fall war.
Aus der Entscheidungstheorie wissen wir, dass Entscheidungen nie nur rein sachlich, sondern auch immer „im Bauch“ getroffen werden. Entscheidungen werden also nicht nur von den nackten Fakten, sondern auch von Ihren persönlichen Erfahrungen und Vorlieben beeinflusst.
Und das ist gut so – schließlich sind es Ihre höchstpersönlichen Entscheidungen.
Wir haben Ihnen sieben Methoden zusammengestellt, die Sie je nach Entscheidungstyp und Ihren Vorlieben nutzen können, um Entscheidungen gut vorzubereiten und zu treffen.
1. Die Pro-und-Kontra-Liste
Anwendung: Ja/Nein-Entscheidungen, z. B. Mitarbeiter einstellen oder nicht. Zeichnen Sie auf ein Blatt zwei Spalten: Pro und Kontra. Auf der Seite Pro tragen Sie die Vorteile und Chancen ein, auf der Seite Kontra die Nachteile und Risiken. Auf welcher Seite haben Sie mehr Punkte gefunden?
2. Der Entscheidungsbaum
Anwendung: Es gibt mehrere Alternativen, z. B. Softwareauswahl. Schreiben Sie die Alternativen untereinander auf. Dann vergleichen Sie paarweise, welche Alternativen gegeneinander „gewinnen“. Die Gewinner kommen in die nächste Spalte, dann vergleichen Sie wieder… bis eine Alternative übrig bleibt.
3. Die Mindmap
Anwendung: Mehrere Alternativen, kombinierbar mit der Pro-und- Kontra-Liste, gut auch, um Rechercheergebnisse festzuhalten, z. B. welche Kunden wollen wir ansprechen (Website/Produkte/Dienstleistungen). Die zu treffende Entscheidung steht in der Mitte. Davon ausgehend
bekommt jede Alternative einen „Ast. Jede Alternative hat Unteräste, die Sie frei gestalten können. Zum Beispiel ein „Fakten-Ast“, wenn sinnvoll mit weiteren Kriterien als weitere Äste. Und Pro-/KontraÄste. Der Vorteil: Dieses Entscheidungsmodell ist sehr flexibel und kann quasi unendlich erweitert werden.
4. Die Entscheidungsmatrix
Anwendung: Bewertungssystem auch für mehrere Entscheidungsträger geeignet, z. B. Einstellung eines Mitarbeiters. In einer Tabelle wird für jede Entscheidungsalternative eine eigene Spalte angelegt (oder eben für jeden Entscheidungsträger eine Spalte). In die Zeilen tragen Sie die Entscheidungskriterien ein. Nun werden die einzelnen Kriterien bewertet. Die Skala bestimmen Sie. Punkte von 1 bis 10 oder Schulnoten haben sich bewährt.
5. Die Szenario-Technik – Best Case/Worst Case
Anwendung: Insbesondere für Entscheidungen, die Sie als sehr risikoreich ansehen. Kombinierbar mit der Mindmap. Für jede einzelne Alternative erstellen Sie den „Best Case“: Wenn alles richtig läuft, wie großartig werden die Auswirkungen Ihrer Entscheidung sein? Der Worst Case ergibt sich, wenn sich die Entscheidung als Irrtum herausstellt. Wie schlimm werden die Konsequenzen sein? Unsere Erfahrung: Für eher sicherheitsorientierte Menschen stellt sich der Worst Case bei konkreter Betrachtung meist als gar nicht so dramatisch heraus. Andererseits unterschätzen sehr positiv denkende Menschen die Risiken oft.#
6. Die 10-10-10-Methode – eine Zeitreise
Anwendung: Überprüfung der langfristigen Konsequenzen Ihrer Entscheidung. Hier ist Ihre Vorstellungskraft gefragt: Stellen Sie sich folgende drei Fragen: Wie werden Sie über Ihre Entscheidung in 10 Minuten, 10 Monaten und in 10 Jahren denken?
7. Die fallende Münze
Anwendung: Überprüfung Ihrer Entscheidung mit dem „Bauch“. Bei mehr als zwei Alternativen können Sie auch einen Würfel verwenden. Wenn Sie eine Münze hochwerfen, wird beim Fallen eine Seite oben liegen – komplett zufällig. Das ist für sich genommen eher keine gute
Methode, um wichtige Dinge zu entscheiden. Der Trick: In dem Moment, in dem Sie die Münze hochwerfen, weiß Ihr „Bauch“ intuitiv, welche Seite oben liegen soll. Nur wenn Ihr Bauch auch hinter der Entscheidung „steht“, werden Sie später mit der Entscheidung zufrieden sein – selbst wenn es sich um eine Fehlentscheidung handelt.
Unser Bonus-Tipp:
Bei Entscheidungen geht es darum, eine Alternative zu „nehmen“. Dieser Ausdruck hat wirklich etwas mit unseren Händen zu tun. Wir empfehlen Ihnen daher, die Methoden tatsächlich mit Papier und Stift per Hand zu nutzen. Auf dem Weg vom Kopf in die schreibende Hand fließt Ihre Intuition mit ein. So kommen Sie zu ausgewogenen Entscheidungen zwischen Kopf und Bauch.
Haben Sie sich mal überlegt, wieso alle größeren Unternehmen eine Planung und ein Controlling haben? Ist es, weil die nicht wissen, wie sie ihre Mitarbeiter beschäftigen sollen, oder hat es einen tieferen Grund? Fragen wir unsere kleineren Mandanten, so heißt es oft: „Das habe ich im Kopf“ oder „Mein Bankkonto ist meine Planung“. Aber sollten wir uns denn nicht, gerade in den Zeiten, in denen es durch Herabsetzungen, Stundungen und Umsatzausfälle komplexer wird, nicht diese großen Unternehmen als Vorbild nehmen? Irgendwann ist die Grenze dessen erreicht, was man im Kopf planen kann. Weitere Notwendigkeiten einer Planung sind:
Wir könnten noch weitermachen, aber belassen wir es bei diesen Beispielen.
Bei einer schriftlichen Planung setzen Sie sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander. Sie überlegen, wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln soll, welche Umsatzsparten Sie bereits haben oder haben wollen. Sie definieren Ziele. Sie beschäftigen sich mit Ihrer Work-Life-balance. Sie arbeiten einfach gesagt AN Ihrem Unternehmen und AN Ihrem Leben. Denn Ihr Unternehmen ist unbestritten einer Ihrer wichtigen Lebensinhalte.
Doch was ist eine Planung? Wie viele Jahre müssen geplant werden? Reicht es aus, auf Jahresbasis zu planen, oder muss auf Monatsbasis geplant werden? Wie genau muss eine Planung sein? Was ist, wenn es nachher nicht so kommt?
Wenn Sie „Planung“ googeln, dann finden Sie oft folgende Definition:
„Planung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftigen Handelns durch Abwägen verschiedener Handlungsalternativen und Entscheidungen für den günstigsten Weg.“
Diese Definition erinnert mich sehr an eine Wanderkarte. Auch dort schaue ich mir an, welchen Weg ich nehme, um mein Ziel zu erreichen. Welche Wegbegleiter habe ich, an die ich die Wegstrecke anpassen muss, welche Ausweichwege, oder auch mal: Welche Abkürzungen gibt es?
Schauen wir uns nun konkret eine Planung an. Je nach Anlass umfasst die Planung mehrere Jahre, wie bei einer Unternehmensbewertung, oder nur einen kurzen Zeitraum, wie zum Beispiel in der aktuellen Corona-Krise bei der Frage: „Wenn morgen nochmals die Umsätze auf null zurückgingen, wie lange würde mein Unternehmen überleben?“ Wollen Sie es ausrechnen? Dann los! Sie planen die anfallenden Kosten und rechnen diese auf einen Durchschnitt runter. Ermitteln Sie dann den verfügbaren Betrag aus allen Bankkonten und Kreditlinien. Im letzten Schritt teilen Sie den verfügbaren Betrag durch die monatlichen Durchschnittskosten. Jetzt sind Sie bei der finanziellen Reichweite angelangt, also der Anzahl von Monaten, die Ihr Unternehmen ohne Hilfe und ohne Umsatz überleben könnte.
Es gibt viele Menschen, die sind Perfektionisten. An sich eine hervorragende Eigenschaft. Bei der Planung wird man sich hier jedoch verirren. Das wissen die Perfektionisten, und deshalb fangen sie oft erst gar nicht mit einer Planung an. Lieber Leser, wenn Sie auch so ein Perfektionist sind, dann ist das grundsätzlich klasse. Aber bitte: Planen Sie trotzdem! Keine einzige Planung wird genauso umgesetzt. Es ist Aufgabe des Controllings, Planungsabweichungen festzustellen, zu analysieren, gegenzusteuern und vielleicht einen neuen Plan aufstellen. Der erste Schritt aber ist immer die erste Planung.
Die Art einer Planung hängt ebenso wie die Planungstiefe und die Anzahl der Jahre von dem Sinn und Zweck der Planung ab. Manchmal ist nur eine Ertragsplanung notwendig. Nämlich dann, wenn Sie nur einen Soll-Ist-Vergleich haben möchten, oder wie im obigen Beispiel, die finanzielle Reichweite ausrechnen wollen. In den meisten Fällen wird jedoch eine integrierte Ertrags- und Liquiditätsplanung erforderlich sein. Insbesondere dann, wenn mit der Bank der Kreditbedarf besprochen werden soll. Denn hier ist gefragt, wie viel Liquidität das Unternehmen benötigt. Dazu muss man jedoch zuerst eine Ertragsplanung erstellen, aus der sich unmittelbar die Liquiditätsplanung ableitet. Das liest sich so, als ob dies ein Kinderspiel wäre. Tatsächlich gibt es hierbei einige Stellmöglichkeiten, die bedacht und besprochen sein wollen.
Die Perfektionisten werden jetzt wahrscheinlich schnell weiterblättern, denn das scheint zu viel Zeit zu beanspruchen. Ja, man kann sich in einer Planung verlieren. Und nein: Als Kanzlei sind wir an Ihrer Seite und planen mit Ihnen. Um im Beispiel der Wanderkarte zu bleiben: Die Planung wird den Maßstab haben, den Sie benötigen, um den Weg für Ihr Unternehmen klar zu erkennen. Denn Sie als Chef müssen wissen, wohin es gehen soll. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen dabei!
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