Der Countdown zur E-Rechnungspflicht: In 5-4-3-2-1 starten Sie perfekt ins neue Jahr

E-Rechnung

Der Countdown zum Jahreswechsel läuft – und diesmal zählen wir nicht nur die Sekunden bis Mitternacht, sondern auch die Schritte, die Sie jetzt angehen sollten, um Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Damit Sie 2025 ohne böse Überraschungen beginnen können, begleiten wir Sie mit unserer 5-Punkte-Countdown-Checkliste und zählen – wie es sich gehört – von 5 bis 1 runter:

5. E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten

Ab dem 01.01.2025 sind Sie als in Deutschland ansässiges Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Dafür benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, über die Sie E-Rechnungen empfangen können.

Praxistipp:

  • Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse wie rechnung@ihrunternehmen.de ein. So stellen Sie sicher, dass alle E-Rechnungen an einem Ort eingehen und von den zuständigen Mitarbeitern bearbeitet werden können.
  • Klären Sie intern, wer Zugriff auf dieses Postfach benötigt, und informieren Sie Ihren IT-Dienstleister über die Einrichtung.

4. Software bereitstellen – E-Rechnungen lesen und verarbeiten

Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei, die maschinell verarbeitet wird und für den Menschen nicht ohne Weiteres lesbar ist. Um diese Rechnungen einsehen und prüfen zu können, benötigen Sie entsprechende Software.

Praxistipp:

  • Überprüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XML-Format visualisieren kann.
  • Softwarelösungen wie DATEV, Lexware oder ADDISON bieten bereits entsprechende Funktionen.
  • Falls Sie keine spezielle Software nutzen, gibt es XML-Viewer, die Ihnen beim Anzeigen der E-Rechnungen helfen.

3. Revisionssichere Archivierung sicherstellen

Gesetzlich vorgeschrieben ist die revisionssichere Aufbewahrung der E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form. Einfache Ablagen auf dem Computer oder im E-Mail-Postfach reichen hier nicht aus.

Praxistipp:

  • Prüfen Sie Ihre aktuelle Archivierungslösung auf Revisionssicherheit.
  • Überlegen Sie, ob Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigen, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
  • Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister oder uns über passende Lösungen.

2. Schnittstellen zur Kanzlei einrichten

Für die Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug benötigen wir als Ihre Kanzlei Zugang zu Ihren E-Rechnungen.

Praxistipp:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Software eine Schnittstelle zu unserer Kanzleisoftware hat oder dass Sie E-Rechnungen einfach exportieren können.
  • Durch nahtlose Datenübertragung wird Doppelarbeit vermieden, und Fehlerquellen werden reduziert.

1. Unterstützung einholen – gemeinsam ins neue Jahr starten

Die Umstellung auf die E-Rechnung mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber Sie sind nicht allein.

Praxistipp:

  • Kontaktieren Sie uns frühzeitig, um offene Fragen zu klären.
  • Nutzen Sie unsere Expertise, um die Umstellung reibungslos zu gestalten.
  • So können Sie beruhigt ins neue Jahr starten und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Lassen Sie uns gemeinsam den Countdown bis zum Jahreswechsel nutzen, um Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Geschafft

Mit diesen fünf Schritten starten Sie nicht nur stressfrei, sondern auch bestens gerüstet ins Jahr 2025. Wir stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite.

FAQ – Wie bekomme ich Daten aus meinen Programmen direkt zum Steuerberater?

Glühbirne

Moderner Beleg-Vierkampf

Fotografieren, ausdrucken, kopieren, scannen, hochladen – Anstrengend.

Sie arbeiten in Ihrem Unternehmen mit diversen Programmen?
• Fakturierung
• Online-Banking
• Warenwirtschaftssystem
• eigenes Buchhaltungssystem (z. B. eine Handwerks- oder eine Arztsoftware)
• Zeiterfassungssysteme (deren Daten werden für die Lohnbuchhaltung gebraucht)
• …
Um nur die wichtigsten zu nennen.

Kann Ihr Steuerberater direkt mit diesen Daten arbeiten?
Antwort: Ja, das geht. Jedenfalls in sehr vielen Fällen.

Unser Tipp: Ihre Software hat Schnittstellen – so können die Daten (meist in einer einzigen Datei) ausgegeben werden, um beim Steuerberater direkt wieder eingespielt zu werden. Entscheidend ist dabei das Format. Eine CSV-Datei kann fast jedes Programm ausgeben und auch wieder einspielen. Dabei braucht es allerdings noch ein „human interface“, also einen Menschen, der einmal definiert, welche Daten aus der Exportdatei wo im Zielprogramm ankommen sollen. Das kann entweder jemand in der Kanzlei oder ein EDV-Spezialist sein.

Die Kosten zu Beginn rentieren sich schnell, wenn nachher alles automatisch läuft.
Eine Reihe von Programmen hat auch komfortablere Standard-Schnittstellen zu den Programmen von uns Steuerberatern, die nicht so aufwendig eingerichtet werden müssen.

Sprechen Sie uns darauf an, und wir machen zusammen mit Ihnen einen „Schnittstellen-Check“. Denn die direkte Weitergabe spart Ihnen Zeit und vermeidet den Vierkampf.