Wichtig, wichtiger, am wichtigsten? – 3 Tipps, wie Sie Ihre Aufgaben – besser – in den Griff bekommen

Arbeitsplatz auf der Bank

„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, einen Baum zu fällen, würde ich sechs Stunden die Axt schärfen.“ Abraham Lincoln hat diesen klugen Satz gesagt. Und jeder kennt mindestens zwei bis drei weitere motivierende Zitate und Techniken, wie wir mit optimierter Zeitplanung mehr schaffen.

Mythos Zeitmanagement

Erstens, mal ehrlich: wir können unser Zeitmanagement noch so sehr optimieren, und viele wenden die Tipps an und haben ein schlechtes Gewissen, weil es nicht funktioniert. Am Ende des Tages ist der Berg Arbeit nicht wirklich weniger, denn es kommt immer wieder Neues obendrauf. Manchmal ist es schlichtweg zu viel.

Zweitens gaukelt Priorisieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (die Eisenhower-Matrix lässt grüßen) vor, dass wir unsere Aufgaben und unser Leben in vier Kästchen sortieren könnten, und dann ist die Welt in Ordnung. Das mag 1954 zurZeit von Eisenhower noch wirksam gewesen sein. Doch gerade für Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer sind die wichtigen Aufgaben so anspruchsvoll und zeitintensiv, dass 80 % super-super-wichtig sind und nicht in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht, geschweige denn weggelassen werden können.

Was können Sie also tun, um mit der Fülle der Aufgaben entspannter umzugehen?

  1. Der Aufgaben-Dreisprung – jetzt | als Nächstes | danach

Wie planen Sie üblicherweise Ihren Tag? Am Abend vorher, eine Woche vorher oder lassen Sie sich überraschen, weil die Planung ja sowieso von der Realität immer über den Haufen geworfen wird? Probieren Sie es einmal mit Machbarkeitsmanagement, d.h. die Aufgaben statt nach Wichtigkeit – denn gefühlt ist wie gesagt immer alles gleich wichtig – in die drei Kategorien „jetzt – als Nächstes – danach “ zu sortieren.

Nehmen wir an, Sie kommen um 8 Uhr ins Büro, und diese Aufgaben warten auf Sie: vier Kunden, die auf Rückruf warten, zwei Angebote, die geschrieben werden müssen, drei Mitarbeiterfragen, vier unbezahlte Rechnungen, und der Mail-Posteingang zeigt 34 neue Nachrichten, und um 11 Uhr haben Sie einen Kundentermin. Bevor Sie jetzt 30 Minuten und mehr mit der Priorisierung und Sichtung der Mails verbrauchen, entscheiden Sie aus dem Bauch heraus, was Sie JETZT machen. Wenn Sie damit fertig sind, was ALS NÄCHSTES, und DANACH die dritte Aufgabe. Alles andere schieben Sie – gedanklich – beiseite. Und erst wenn diese drei Aufgaben abgeschlossen sind, nehmen Sie sich die nächsten drei vor.

Das hat einen positiven Motivationseffekt. Wenn Sie am Tag von zehn Aufgaben nur drei schaffen, sind Sie frustriert. Wenn Sie drei von drei (oder auch nur zwei) in drei Stunden schaffen, sind Sie motiviert und gehen an die nächsten Aufgaben mit frischem Elan heran.

  • Von Zombies und anderen Energieräubern – liegen lassen mit System

„Die meisten Menschen überschätzen, was sie in einem Jahr, und unterschätzen, was sie in fünf Jahren erreichen können.“ So ähnlich soll es Bill Gates formuliert haben. Deshalb haben wir tendenziell immer zu viele Projekte am Laufen. Und hier ist nicht das Tagesgeschäft gemeint, sondern Projekte wie „Neue Webseite“, „Mitarbeitermarke aufbauen“, „Qualitätsmanagement einführen“, „Neue Produktlinie entwickeln“.  

Auch das ist wieder ein typischer Motivationskiller. Wenn Sie zu viele Bälle in der Luft halten wollen, fallen irgendwann alle runter.

Entscheiden Sie sich für eines und ziehen Sie das konsequent durch. Ein zweites Projekt nutzen Sie als Back-up-Projekt, d.h., immer wenn es beim ersten stockt und es Wartezeiten gibt, können Sie sich darum kümmern. Alle anderen bleiben liegen, bis das erste Projekt abgeschlossen ist. All diese Projekte sind in der Regel gleichwertig wichtig, deshalb ist es egal, welches Sie als Erstes auswählen. Entscheidend ist es, diese Auswahl zu treffen und loszulegen.

So ersparen Sie sich das permanent schlechte Gewissen, dass Sie sich nicht um alle gleichzeitig kümmern.

Und mindestens einmal im Jahr hilft ein Zombie-Tag. An diesem Tag gehen Sie all Ihre größeren und kleineren Projekte durch, schauen sich an, was immer wieder vor sich hergeschoben wurde, und trennen sich von den Zombie-Projekten, die mindestens ein Jahr lang nicht angefasst wurden. Das ist dann quasi die Marie-Kondo-Regel des Projektmanagements. 😉

  • Heute brau ich, morgen back ich … – nutzen Sie Fokusblöcke

Im Alltagswahnsinn gehen die strategischen Themen oft unter. Deshalb ist es entscheidend, sie mit konkreten Zeitblöcken regelmäßig einzuplanen. Wenn Sie beispielsweise jeden Freitag drei Stunden über neue Dienstleistungen oder Produkte nachdenken bzw. an deren Umsetzungsarbeiten, haben Sie mindestens 120 Stunden bzw. 15 Tage Ihr Unternehmen AN statt IN Ihrem Unternehmen gearbeitet (bei 40 Wochen, schließlich machen Sie ja auch mal Urlaub. 😉

Ordnen Sie strategische Aufgaben, die thematisch zusammengehören, konkreten Wochentagen zu und kümmern Sie sich dann einen halben Tag um dieses Thema. Machen Sie daraus eine Routine. Und da es Drei-Stunden-Blöcke sind, haben Sie genug freie Zeitblöcke für die Aufgaben zwischendurch.

Extra-Tipp: Der 25-5-Fokustakt – konzentriert bleiben mit der Pomodoro-Technik

Für Aufgaben, bei denen Sie Denk- und Konzentrationszeit brauchen, z.B. für die Zukunftsthemen am Frei-Day for Future, hat sich diese Technik bewährt.

Erfunden hat sie Francesco Cirillio, und Namensgeber war die Küchenuhr in Form einer Tomate.

Aufgabe festlegenTimer auf 25 Minuten stellen25 Minuten störungsfrei an der Aufgabe arbeiten5 Minuten kurze Erholungspause4 × wiederholen30 Minuten lange Pause

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